Video: Frågor och svar om GDPR 2024
Att vara en online community manager betyder att vara en effektiv kommunikatör. Även om det kan finnas gånger du fruktar att kontrollera e-post, vet att det är en viktig en viktig del av ditt jobb.
Du kommer att hantera mycket e-post. När ordet kommer ut att du är den enda medlemmen i samhället kommer med frågor och bekymmer kommer din inkorg att översvämmas. Men vissa dagar är e-post minimal, förvänta dig fler dagar när din inkorg verkar nästan bottenlös.
För att göra saken värre kommer dina medarbetare att vidarebefordra e-postmeddelanden som de anser omfattas av din avdelningens jurisdiktion, så var beredd att få massor av förfrågningar, klagomål och saker som inte har något att göra med dig alls. Du kommer också att upptäcka att samma frågor ställs om och om igen.
Men oavsett hur trött du är, och även om du är redo att dra ut håret efter att ha fått samma fråga 100 gånger under den senaste timmen, måste du svara på alla med samma positiva, professionella, artiga ton.
Du kan vara benägen att skapa ett formulär brev för att ge samma stock svar på vanliga frågor, men ompröva. Formulärbrev är opersonliga och får dina medlemmar att känna att de betyder så lite för dig att du inte kan vara störd att skapa ett kort personligt svar. Med undantag för ett masssamlingsmeddelande borde du undvika att använda en blankett om det är möjligt.
Lägg till en tid varje dag för att hantera medlemsförfrågningar, klagomål och kommentarer. Läs allt för att bestämma om det ska gå till en annan person, få ett svar direkt eller få ytterligare undersökning. Allt som inte avslutas omedelbart kräver uppföljning. Var noga med att notera eventuell olöslig korrespondens så att den inte hamnar genom sprickorna.
Om du vill minska antalet e-postmeddelanden som du får får du kanske posta vanliga frågor på din Facebook-sida, blogg eller community-forum. Skicka en länk till dina vanliga frågor på din blogg eller hemsidas kontaktsida så att medlemmarna kan läsa vanliga frågor innan du skriver till dig med frågor som du redan har svarat på.