Jämför budgetar med faktiska resultat i QuickBooks 2011 - dummies

När du har spelat in din budget i QuickBooks kan du jämföra dina faktiska finansiella resultat med budgeterade belopp genom att välja kommandon från undermenyn Budgetar och prognoser. När du väljer Rapporter → Budgetar och prognoser, tillhandahåller QuickBooks flera budgetrapporter:

• Budgetöversikt: Denna rapport sammanfattar dina budgeterade belopp. Du kan använda den för att titta på och felkontrollera din budget.

• Budget vs faktiskt: I den här rapporten kan du jämföra budgetterad resultaträkning information till faktisk resultaträkning information. Rapporten låter dig därför jämföra dina förväntade intäkter och kostnader till de faktiska intäkterna och kostnaderna.

• Prestanda för vinst och förlust: I den här rapporten kan du jämföra din faktiska inkomst, kostnader och vinst med din budgeterade inkomst, kostnader och vinst.

• Budget vs aktuell graf: Detta diagram är inte en rapport. Det är ett diagram som visar budgeterad och faktisk information.

• Prognosöversikt: Denna rapport sammanfattar en QuickBooks-prognos. En prognos är i princip en förutsägelse om din framtida intäkter och kassaflöde. Du använder prognoser för att göra "vad om" planering.

• Prognos vs. Aktuellt: I denna rapport jämförs en prognos med vad som faktiskt hände.

Med en välkonstruerad budsonomisk budget kan du leta efter avvikelser mellan din budget och dina faktiska ekonomiska resultat. Du vill använda din budget för att upptäcka situationer där exempelvis ett exponeringsobjekt är för lågt, ett aktivobjekt är för högt, eller något intäktsnummer ligger bakom det du förväntar dig. Oväntat resultat föreslår ofta problem eller möjligheter. Tänk på följande exempel på varians och vad avvikelserna kan indikera:

• Månadsinkomster är $ 40 000 i stället för $ 50 000. Om försäljningen bara motsvarar 80 procent av vad du förväntar dig, måste du förverkliga omedelbara korrigerande handling.

• Inventarisaldon är i genomsnitt $ 50 000 vid månadsänden i stället för $ 100 000 vid månads slutet. Det kan vara bra eller dåligt. Det kan tyda på att du säljer produkter mycket snabbare än du förväntade dig (och därför borde du öka din inventeringsinvestering och inköp av lager). Att ha en låginvesteringsinvestering kan också innebära att du helt enkelt inte får material från dina leverantörer så fort du behöver dem, och som ett resultat är du i stor risk att förlora försäljningen på grund av otillräckliga lagernivåer.

• Utgifter för forskning och utveckling motsvarar $ 50 000 per år i stället för $ 25 000 per år. Utgifter för forskning och utveckling som är dubbelt så mycket du förväntar dig. Dubbla dina utgifter för forskning och utveckling kan dock vara bra om du oväntat investerar i en lovande ny produkt, idé eller teknik.

• Försäljningen till en viss kundklass är 50 procent högre. Antag att du använde klasser för att spåra försäljningen till kunder inom landet och utanför landet. Om du ser det, är det ganska oväntat att försäljningen till kunder utanför landet ligger 50 procent över vad du förväntar dig, den variansen kan indikera en möjlighet att sälja ännu mer utanför landet.