Dokument Retention i QuickBooks - dummies

Hur länge ska du hålla gamla rapporter, kopior av fakturor och andra bitar av bokföringsinformation? Tyvärr finns det inte ett svar på alla dessa frågor. Men här är några saker att tänka på:

• Tänk på om den andra parten i en transaktion någonsin vill vilja ha informationen. Om du till exempel chronically argumenterar med en leverantör om du har betalat några fakturor, är det vettigt att hänga på dessa leverantörsräkningar och eventuella poster på din betalning så länge som argumentet kan fortsätta.

  Det betyder att alla pappersarbete som dokumenterar säljarkonton och betalningar inte nödvändigtvis måste behållas om du inte har något problem.

• Beakta skatteregleringsbehov. Enligt lag (en hel del människor inser inte detta) krävs ett företag för att upprätthålla bokföring för att rapportera vinster, förluster, intäkter och avdrag till Internal Revenue Service. Det betyder att något som du behöver beräkna vinsten eller underbygga elementen i dina beräkningar bör bibehållas.

  Det finns emellertid en stadga för begränsningar som vanligen löper tre år från det datum då du senast lämnade tillbaka. Det betyder att du i de flesta fall inte behöver behålla pappersarbete som är äldre än tre år förbi den avkastning som den hänför sig till. Med andra ord, om du har data från år 2009, och du lämnar in årets skattedeklaration den 15 mars 2010, senast den 16 mars 2013, borde du inte (i de flesta fall) behålla det gamla pappersarbetet.

  Begränsningsbestämmelsen dikterar att du ska kunna kassera de gamla grejerna. Ett försiktighetsåtgärd är i ordning, eftersom en handfull undantag existerar i denna treåriga stadga om begränsningar:

  • Om du har varit riktigt slarvig och, genom din slöhet, utelämnat bruttoinkomst som överstiger 25 procent av vad din återvändande visar, lagen om begränsningar är lika med sex år.

  • Om ingen avkastning lämnas in eller om en bedräglig avkastning är inlämnad finns ingen bestämmelse om begränsningar.

  • Stater utan inkomstskatt (som Washington State) använder en annan uppsättning regler och kan använda en längre stadga för begränsningar. Washington State, till exempel, säger att lagen om begränsningar löper fyra år, inte tre.

• Tänk på de gamla dokument som du kan behöva i framtiden för att beräkna en vara för din avkastning. Dessa poster måste behållas. Om du till exempel köpte en fabrik för 30 år sedan, behåll de inköpsregistrerna till 3 (eller 6) år efter att du sålde fabriken.

• Tänk på att det i vissa branscher finns andra regler för lagring eller reglering av dokument. Om du till exempel är en läkare, behåller du dina gamla patientrekord - och det kan innehålla patientens bokföringsinformation - längre än bara tre år. Dessa andra dokumenthanteringsregler varierar beroende på bransch. Ta reda på vad reglerna gäller för din bransch.

• Överväg risken att behålla konfidentiell information för länge. Slutligen, även om du kanske funderar på alla avgående punkter och slår fast att du borde hålla dina finansiella poster i evighet, notera att detta tillvägagångssätt skapar risker också. Ju mer finansiell dokumentation du arkiverar, desto lättare kan det i vissa fall vara att denna information går vilse eller bli stulen.

  Du vill till exempel inte hålla data så många år att du måste hyra ett lager i en dålig del av staden för att bara lagra sakerna.

Sammanfattningsvis, hur känner du dig av dessa vaga förslag? Kom upp med en grov gissning om hur länge du tror att du borde hänga på saker.

Om du inte gör något som är kriminellt eller bedrägligt eller slarvigt, kasta allt som är över fem år gammalt. Segregera dokument som du kan kasta ut efter år i lådor. Märk lådorna med årets nummer. Märka även rutorna med en anteckning som "Kassera i 2016" bara så att du vet när du kan kasta ut de här sakerna.

Du kanske vill tänka två gånger om att helt enkelt slänga ut finansiella poster. Stryk inte dina personliga dokument eller, naturligtvis, några klientrekord: förstör dokumenten först. Förresten erbjuder vissa butiksaffärsbutiker butikshantering till rimliga priser.