Dokument retention i QuickBooks 2012 - dummies

Människor frågar ibland hur länge de ska behålla gamla QuickBooks-rapporter, kopior av fakturor och andra bitar av bokföringsinformation. Tyvärr är det inte riktigt ett one-size-passar-allt svar på detta. Men här är några saker att tänka på:

• Tänk på om den andra parten i en transaktion någonsin vill vilja ha informationen. Om du till exempel chronically argumenterar med en leverantör om du har betalat några fakturor, är det vettigt att hänga på dessa leverantörsräkningar och eventuella poster på din betalning så länge som argumentet kan fortsätta.

  Det betyder att alla pappersarbete som dokumenterar säljarkonton och betalningar inte nödvändigtvis måste behållas om du inte har något problem.

• Beakta skatteregleringsbehov. Enligt lag (en hel del människor inser inte detta) krävs ett företag för att upprätthålla bokföring för att rapportera vinster, förluster, intäkter och avdrag till Internal Revenue Service. Det betyder att något som du behöver beräkna vinsten eller underbygga elementen i dina beräkningar bör bibehållas.

  Det finns emellertid en stadga för begränsningar som vanligen löper tre år från det datum då du senast lämnade tillbaka. Det betyder att du i de flesta fall inte behöver behålla pappersarbete som är äldre än tre år förbi den avkastning som den hänför sig till.

  Med andra ord, om du har data från år 2007 och du lämnat in skattedagen år 2007 den 15 mars 2008, senast den 16 mars 2011, borde du inte (i de flesta fall) behålla all den gamla pappersarbete. Begränsningsbestämmelsen dikterar att du borde kunna kassera de gamla grejerna.

  Ett försiktighetsåtgärd är i ordning för att en handfull undantag existerar i denna treåriga stadga om begränsningar:

  • Om du har varit riktigt slarvig och genom din slöhet utelåg bruttoinkomst i överskott av 25 procent av vad din avkastning visar är stadgan för begränsningar lika med sex år.

  • Om ingen avkastning lämnas in eller om en bedräglig avkastning är inlämnad finns ingen bestämmelse om begränsningar.

  • Stater utan inkomstskatt (som Washington) använder en annan uppsättning regler och kan använda en längre stadga för begränsningar. Washington, till exempel, säger att lagen om begränsningar löper fyra år, inte tre.

• Tänk på de gamla dokument som du kan behöva i framtiden för att beräkna en vara för din avkastning. Dessa måste behållas. Om du till exempel köpte en fabrik för 30 år sedan, behåll de inköpsregistrerna till 3 (eller 6) år efter att du sålde fabriken.

• Tänk på att det i vissa branscher finns andra regler för lagring eller reglering av dokument. Om du till exempel är en läkare, behåller du dina gamla patientrekord - och det kan innehålla patientens bokföringsinformation - längre än bara tre år. Dessa andra dokumenthanteringsregler varierar beroende på bransch. Ta reda på vad reglerna gäller för din bransch.

Hur känner du till dessa vaga förslag? Kom upp med en grov gissning om hur länge du tror att du borde hänga på saker.

Du kanske vill tänka två gånger om att helt enkelt slänga ut finansiella poster. Du kanske vill förstöra dokumenten först. Förresten erbjuder vissa butiksaffärsbutiker butikshantering till rimliga priser.