Exportklientändringar från QuickBooks 2012 datafil - dummies

När du har använt en revisors kopia av QuickBooks 2012-datafilen för att korrigera transaktioner eller för att skriva in nya transaktioner exporterar du ändringarna så att de senare kan importeras till klientens datafil. För att göra detta, välj Arkiv → Revisor Kopiera → Visa / Exportera ändringar för klientkommando.

QuickBooks visar först ett fönster som listar de ändringar du gjort till revisorens kopia. Observera att du kan skriva ut den här listan eller skapa en. pdf av det genom att klicka på knappen Skriv ut eller Spara som PDF.

Om du klickar på knappen Skapa ändringsfil för klient, visar QuickBooks dialogrutan Spara kontoansvarig exportera till. Den här dialogrutan fungerar som en vanlig Windows-dialogruta för att spara en fil eller ett dokument. Du använder rullgardinsmenyn Spara i för att identifiera platsen för ändringsfilen.

Använd sedan rutan Filnamn för att ge filen ett unikt namn. När du klickar på Spara sparar QuickBooks de ändringar som du har gjort i en fil. Du importerar senare den här filen, eller har klienten importerat den här filen, till QuickBooks datafil.

Om du klickar på knappen Skicka ändringar till klient visar QuickBooks dialogrutan Spara kontoansvariga. Denna dialogruta samlar in den information som behövs för att skicka ett e-postmeddelande till kunden med instruktioner om hur man importerar revisorsändringar och en länk som klienten kan använda för att hämta den faktiska revisorns ändringar. En snygg sak om detta alternativ är att QuickBooks berättar revisorn när klienten tar tag i ändringarna.

Du håller inte din revisors kopia av datafilen. Med andra ord är revisorns kopia bara en tillfällig kopia av datafilen som du använder för att identifiera och skapa en uppsättning ändringar som är nödvändiga för att uppdatera eller korrigera klientens poster. När du har gjort ändringarna exporterar du ändringarna till en ändringsfil. Då importerar klienten dessa förändringar.

Om du gör ändringar igen någon gång inom en snar framtid, har du klienten skapa en ny - en helt ny - revisors kopia.

För att identifiera när du arbetar med en revisors kopia visar QuickBooks den parentesiska frasen (Accountant Copy) längst upp i fönstret QuickBooks. QuickBooks identifierar också vanliga QuickBooks-datafiler för vilka revisors kopior har skapats genom att lägga till den parentesiska frasen (Revisorns existerande exemplar).

Denna fras visas bara på titellinjen i QuickBooks-programfönstret från den punkt som klienten skapar revisorns kopia till den punkt som klienten importerar ändras från revisorns kopia.