Hitta verktyget Right Access 2013 för att hålla skräp - dummies

Del av Access 2013 Allt-i-ett-för-Dummies Cheat Sheet

Om data som går in i din databas via tabeller och blanketter är skräp, kan någon utmatning eller analys som du gör med frågor och rapporter ge dig också skräp. Lyckligtvis erbjuder Access massor av verktyg som hjälper dig att se till att data som går i varje fält är de data som ska gå i det fältet. Du hittar många av de verktyg som håller skräp i tabellen Design:

• Datatyp: Använd rätt datatyp för att förhindra att data av fel typ skrivs in.

• Fältstorlek: Denna egenskap begränsar antalet tecken. Om du vet att ett fält aldrig ska överstiga fyra tecken, t ex sätt fältstorlek till 4.

• Format: Den här egenskapen gör att data ser rätt ut. Du kan ändra text till alla kepsar eller alla små bokstäver, till exempel.

• Inmatningsmask: En ingångsmask begränsar informationen som tillåts i ett fält genom att ange vilka tecken du kan skriva in. Använd en inmatningsmask när du vet vilken form uppgifterna ska ta - om ett ordernummer har två bokstäver följt av fyra siffror, till exempel. Telefonnummer och postnummer är andra exempel på fält där inmatningsmaskor är användbara. Inmatningsmaskar fungerar med fältegenskapen Format.

• Standardvärde: Denna egenskap definierar ett värde som visas som standard om inget annat värde anges. Standardvärdet visas i fältet tills ett annat värde anges.

• Fält eller post Valideringsregel: Data måste övergå till denna regel innan den skrivs in. Den här egenskapen fungerar med egenskapsregeln Validation Text.

• Obligatorisk: Den här egenskapen anger att fältet måste ha ett värde för att du ska kunna spara posten. När inget värde anges, skapar Access inte en ny post när Tab eller Enter trycks in, och knappen Ny inspelning är gråtonad.

• Tillåt nolllängd: Denna egenskap anger om en nolllängdspost som "" (citat utan mellanslag mellan dem) är tillåten (endast för fält Text, Long Text och Hyperlink). Ett fält med noll längd gör att du kan skilja mellan information som inte existerar och ett nullvärde (tomt) som är okänt eller inte har angivits. När det här alternativet är inställt tillåter det en sträng med noll längd i ett obligatoriskt fält. Du kanske vill använda en inmatningsmask för att få ett nolllängdfält att se annorlunda ut än ett nollvärde när båda är tillåtna.

• Indexed: När du väljer att indexera ett fält kan du ange att inga dubbla värden är tillåtna i fältet. Den här egenskapen är också tillgänglig från datablad. Det är en kryssruta på fliken Datasheet i bandet.

• Sökfält: Med den här egenskapen kan användaren välja ett värde för ett fält som lagras i ett annat fält, vilket eliminerar många felstavningar och standardiserar alternativen för fältet. Använd sökguiden för att skapa ett sökfält.