GoldMine 8 för Dummies Cheat Sheet - dummies

Genom Joel Scott

GoldMine affärssoftware hjälper dig att organisera kontakter, spåra aktiviteter, schemalägga möten, skapa rapporter och mer. Stärka CRM (kundrelationshantering) färdigheter genom att behärska GoldMine 8: Lär dig hur du flyttar flikar för att passa dina behov, hitta kontakter (poster) i en blixt och länka dina poster för att visa relationer mellan dina kontakter.

Så här flyttar du flikar i GoldMine

GoldMine 8 CRM-programvaran levereras med 18 definierade flikar, och du använder lite mer än andra. Omordna GoldMine-flikar genom att flytta dem upp eller ner, i preferens, vikt eller användningsfrekvens.

Innan du börjar flytta dina GoldMine-flikar måste du dock vara medveten om att du inte kan se dem samtidigt om du inte klickar på nedpilen till vänster om flikarna som visas. Därefter ser du en rullgardinslista med alla tillgängliga flikar, och du kan även navigera till vart och ett av dessa områden genom att klicka på något objekt i rullgardinsmenyn.

Här är två exempel på Goldmine-flikar för att överväga kandidater för demotion från första tier till andra:

Sammanfattning flik. Tänk på att tappa den här fliken till den andra tieren och ersätta den med fliken Länkar. Fliken Länkar hjälper dig att hålla reda på alla dokument och filer som är kopplade till varje post. Du brukar använda fliken Länkar oftare än flera av de ursprungliga flikarna som visas som standard.
Hänvisningar flik. Även om du använder fliken Hänvisningar kommer du inte att använda det så ofta.

Följ dessa steg för att avmarkera en flik och marknadsföra en annan samtidigt.

Klicka på nedpilen till vänster om flikarna.

En rullgardinslista visas.
Klicka på Anpassa längst ner i listan.

Skärmbilden Display Tabs visas.
Markera fliken du vill marknadsföra eller demote.

Du behöver inte peka i kryssrutan till vänster om flikbeskrivningen. Markera bara flikenamn och klicka sedan på Flytta upp eller Flytta ner så många gånger du vill. Du kan se den markerade fliken flyttas upp eller ner när du klickar.
När du är färdig omarrangörar alla dina flikar, klicka på OK.

GoldMine återvänder till huvudområdet. Dina ändringar har trätt i kraft.

Dessa ändringar gäller endast den nuvarande inloggade användaren och påverkar inte någon annan. Det finns ingen global eller globalt inställd för detta.

Om någon av flikarna irriterar dig så mycket att du bara vill eliminera dem kan du göra det från skärmen Alternativ genom att avmarkera rutan bredvid vilken flik du vill ta bort.Om du ändrar dig, klicka på Återställ-knappen för att återställa alla ursprungliga standardinställningarna.

2 sätt att hitta poster i en GoldMine-databas

När du använder GoldMine 8 CRM-programvara kan det hända att du hittar en post som är den vanligaste uppgiften du utför. Du kan hitta vilken post som helst - oavsett hur många som finns i din GoldMine-databas - genom att använda en enkel sökning eller en mer detaljerad sökning.

Med bara lite övning sparar du tid och bygger kundrelationer när du lägger GoldMine på jobbet. Du måste till exempel se upp register för schemaläggningsaktiviteter, skriva anteckningar eller kontrollera en kunds historia. Och varje gång telefonen ringer kanske du vill snabbt kontrollera den som ringer.

Det halvhemliga och snabba sättet att hitta en GoldMine-post

Om du hanterar många telefonsamtal varje dag kan vissa vara från personer som tydligt vet vem som är, men du kan inte komma ihåg vem han eller hon är. Det sista du vill att mystery-leverantören-kunden-caller ska veta är att du inte kommer ihåg honom eller henne. Med GoldMine kan du snabbt och tyst hitta en kunds rekord medan du säger hej och gör småprat.

De flesta fälten på huvudskärmen gör att du kan peka musen på en etikett och dubbelklicka, vilket öppnar ett bläddringsfönster. Om du till exempel dubbelklickar på den senaste etiketten visas ett bläddringsfönster som det som visas nedan. Detta bläddringsfönster kallas faktiskt sökcentret.

I det här proverbläddringsfönstret ser du att bokstaven "g" finns i sökfältet, så GoldMine listar alla konton som har en primär kontakt vars efternamn börjar med det bokstaven:

För att göra bläddringsfönstret (Search Center) visas, dubbelklicka på fältet etikett - inte textrutan där du anger data.

Det detaljerade sättet att söka GoldMine

Med GoldMine 8 Search Center kan du göra komplexa sökningar, till exempel att söka på flera fält samtidigt. Du kan till exempel hitta alla konton i Kalifornien som har faxnummer. Du utökar din sökning från en enkel sökning med enkelfält till flera fält genom att klicka på Sök-knappen i det övre vänstra hörnet på GoldMine-skärmen.

När fönstret Sökcenter visas, välj vilka fält som ska visas genom att klicka på knappen Kolumner i övre högra hörnet av Sökcenter. Om du gör så visas skärmen som visas nedan:

Finjustera fälten som du ser i sökcentret.

Du kan lägga till eller ta bort fält (kolumner) från Sökcenter-displayen genom att markera det särskilda fältet och välja vänster eller högerpil i mitten av skärmen för att lägga till eller ta bort kolumnen.

Länka poster med hjälp av fliken GoldMine-referenser

Fliken Referenser på GoldMine 8-huvudskärmen gör att du kan länka en post till en annan eller en post till många andra. GoldMines flikar Referenser är relationell, vilket betyder att en del datalänkar till flera bitar av annan data.

Genom att länka en post till en annan kan du snabbt se vad förhållandet mellan två eller flera poster kan vara.Antag exempelvis att din revisor hänvisade 17 andra kunder till dig. Du tackar henne och registrerar var och en av hänvisningarna i din revisors GoldMine-post. Gör henne ser mycket viktigare ut, eller hur?

En viktig anteckning är att fliken Referenser är dubbelriktad, så efter att du har länkat A till B är B kopplad till A. Relationen fungerar som en växelströmbrytare. Genom att dubbelklicka på en hänvisningslista visas den post som hänvisningen hänvisas till. Du kan komma direkt tillbaka till originalposten genom att dubbelklicka på referenslistan igen.

I den här bilden kan du se två poster kopplade till varandra på fliken Hänvisningar:

Även om du inte behöver spåra leads du har gett ut till återförsäljare kanske du vill använda fliken Hänvisningar för någon slags relaterad verksamhet. Att arbeta med ett konto som använder en konsult (eller en revisor eller en advokat) ger möjlighet att använda fliken Referenser. En hänvisning är särskilt användbar om samma konsult uppträder i andra konton av din, och det är också relevant om du ingår i ett distributionssystem på flera nivåer.

Gör så här för att skapa en hänvisningslänk:

Klicka på fliken Hänvisningar på huvudskärmen GoldMine.
Högerklicka i området under fliken och välj Ny på snabbmenyn.

Ett fönster som visar alla poster i din databas visas.
Dubbelklicka på den post du vill länka till.

Dialogrutan Referensegenskaper visas, så att du kan ange hänvisningsinformationen. På vänster sida av dialogrutan ser du originalposten och ett tomt Referensfält under det. På den högra sidan av dialogrutan finns noteringen för den post som hänvisningen placeras på. Du använder de två referensfälten (en för varje post) för att ange vad förhållandet är mellan de två posterna.

Vart och ett av dessa två referensfält kan ha en tittarlista. Om du planerar att använda omfattande referenser, bör du konfigurera dessa uppslagslistor för att säkerställa viss konsistens i de relationer du använder.