Hur man klarar ett projekt 2013 Uppgift i mindre tid - dummies

Om du gör dina läxor och lägger beredskapsreserv till projektet, gör du planen realistisk men lägger även tid till projektet. När projektets slutdatum bara inte fungerar för de befogenheter som är, måste du prova några taktik för att hugga tidpunkten i storlek.

Kontrollera beroenden

Planens tidpunkt bestäms av varaktigheten för varje uppgift och dess beroenden - de relationer du bygger mellan uppgifter. Fråga dig själv om du har byggt alla beroenden så gott som möjligt.

Kanske har en uppgift inte startat förrän en annan var klar men den andra uppgiften kunde ha börjat två dagar före utgången av sin föregångare. Att bygga i denna typ av överlappning (känd som snabb spårning ) kan spara tid. Under ett projekts liv med hundratals uppgifter kan du spara en månad eller mer om du lägger till den typen av överlappning till även några dussinuppgifter.

Använd rutan Uppgiftsinspektör för att ta bort beroenden.

Hantera tillgången på resurser

En annan faktor som driver timing är tillgången på resurser. Ibland i ett beroendeförhållande kan en uppgift inte starta innan ett annat slut, helt enkelt eftersom resurserna inte är tillgängliga förrän föregångarens uppgift är slut. Leta efter dessa potentiella problem med resursberoende timing:

• Du försenade starten på en uppgift eftersom en resurs inte var tillgänglig. Men kanske en annan resurs kan göra jobbet. Om så är fallet byt du resurser och låt uppgiften starta tidigare.

• Projektet beräknar varaktigheten för automatiskt schemalagda uppgifter (Fast Work och Fixed Units med ansträngningsstyrd schemaläggning) beroende på hur många resurser som finns tillgängliga för arbetet. Om du lägger till resurser för dessa uppgifter, förkortar Project deras varaktighet.

• Om du tilldelar en mer kompetent resurs till vissa uppgifter kan du kanske minska arbetstiden för att slutföra uppgiften, eftersom den skickliga personen kan slutföra arbetet snabbare.

• Tilldela fler resurser till uppgifter på den kritiska vägen kan förkorta de insatsstyrda uppgifterna.

• Du har pengar men ingen tid eller resurser. Överväg att anställa en extern leverantör för att hantera arbetet.

Ta bort uppgifter

När allt annat misslyckas och du har minskat så mycket tid som möjligt, är det dags att skära några specifika hörn. Först överväg att hoppa över icke-vitala uppgifter. Fråga sedan om du kan se projektets mål med intressenterna och kanske minska dess räckvidd så att du kan ställa upp uppgifter från schemat. Du kan till och med förhandla om mindre stränga kvalitets- eller prestationsnivåer.

Aldrig eliminera all slack i schemat. Slack är din vän; Det ger planering flexibilitet kring resurser.

Handelstid för kostnad

Ibland är det mest kritiska målet i ett projekt schemat. Om det är fallet på ditt projekt kan du kanske förhandla om en större budget för att minska den totala varaktigheten. Därefter använder du extra pengar för att betala för övertid, lägg till resurser, skynda frakt eller öka timlängden av befintliga resurser.

Att minska schemat genom att kasta pengar (i form av resurser) på problemet heter kraschar. Men inte alla uppgifter kan krascha. Uppgifter som har riktiga varaktigheter tar så länge de tar, oavsett hur mycket resurser du kastar på dem.

För att krascha schemat, börja med att analysera uppgifterna för att se var du kan dra av den längsta tiden från schemat för minsta kostnad. När du har utnyttjat den här uppgiften flyttar du till nästa minst dyra uppgift, och så vidare.

Fokusera bara på de uppgifter som ligger på den kritiska vägen. Att minska varaktigheten av uppgifter som inte är på den gör inget bra om du försöker minska projektets totala längd.

Vid någon tidpunkt minskar du den kritiska banans varaktighet i den mån du har en annan kritisk sökväg. Då kan du gå till jobbet på den nya kritiska vägen.

Ju mer du spårar, kraschar och bortför allt projektet, desto mer sannolikt är det att det är sent. Det är rätt: På något ställe har du komprimerat så mycket tid som möjligt från schemat och det kommer att ha flera kritiska vägar och nära kritiska vägar.

Om någon uppgift på någon av dessa banor slipsar, måste projektet använda någon reserv för reservering. Och om du inte är försiktig så använder du det hela och gör projektet sent.