Hur man exporterar data till Access 2016 - dummies

Varje Access 2016-objekt kan exporteras; De vanligaste exportuppgifterna exporterar data i en tabell eller en fråga till ett annat program (som ett kalkylblad) och exporterar en rapport som ett portabelt dokumentformat (vanligtvis kallat PDF).

Exportera en tabell eller fråga innebär att omorganisera data som den innehåller i ett annat format. Precis som vid import kan Access översätta data till olika filformat, beroende på dina behov.

Eftersom varje Access-objekt kan exporteras presenterar fliken Externa data på bandet alla filformat där objektet kan exporteras. Om du inte kan exportera det till ett visst format, är den formatknappen avaktiverad.

Exportformat

Få export till samma format som det importerar. Åtkomst till export till PDF (Adobe Acrobat-filer), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word och till en bifogad e-post.

Exportera tabell eller sökdata

Stegen för att exportera en tabell eller fråga är enkelt:

1. Klicka på tabellen eller frågan som du vill exportera när databasen är öppen. Alla databasobjekt finns i navigeringsfönstret.

   Tabellen eller söknamnet är markerat.

2. Klicka på fliken Externa data på bandet.

   

   Export-knappen gruppen.

   Exportera knappen gruppen visas på bandet. Observera följande funktioner i Export-knappen:

   • De gemensamma exporterande uppgifterna har egna knappar.

   • De sällan använda formaten klumpas ihop; Du kan komma till dem med knappen Mer.

3. Klicka på knappen som matchar det program som du exporterar dina data till.

   

   Steg 1 i dialogrutan Exportera Excel-kalkylblad färdigställd.

   En exportdialogruta anpassad till ditt valfria format visas.

4. Följ stegen i dialogrutan Exportera för att slutföra exporten.

   Exportera dialogrutan visar valen för din exportfils format:

   • Varje val ber om ett filnamn (inklusive sökvägen) för din exporterade data.

   • Vissa exportprocesser frågar också om du vill öppna din nya fil efter exporten är klar.

     Den senare funktionen kan förhindra en frustrerande sökning efter att du har sparat filen.

5. Markera kryssrutan Spara exportsteg om du vet att du gör exporten igen.

   Kryssrutan finns på den sista skärmen i Exportguiden. När du har markerat rutan kommer du bli uppmanad till ett namn för din export.

   Bandet innehåller en knapp som heter Saved Exports. Använd den här knappen om du vill göra den frekventa exporten av en tabell eller fråga enklare. Här ser du en tabell som exporteras från Access som den visas i Excel.När du kör en sparad export mer än en gång, meddelar Access dig att destinationsfilen redan existerar

   

   Den exporterade volontärbordet i Excel, redo för någonting.

Exportera en rapport till PDF

Följ dessa steg för att exportera en rapport till PDF:

1. Klicka på den rapport som du vill exportera när databasen är öppen. Alla databasobjekt finns i navigeringsfönstret.

   Rapportnamnet är markerat.

2. Klicka på fliken Externa data på bandet.

   Exportera knappen gruppen visas på bandet.

3. Klicka på knappen PDF eller XPS i Export-gruppen.

   Dialogrutan Publicera som PDF eller XPS visas.

   

   Exportera händelserna efter typrapport till PDF.

4. Bläddra till mappen som du vill lagra filen i och skriv ett filnamn i rutan Filnamn.

5. Klicka på Publicera.

   Rapporten sparas som en PDF till mappen och med det filnamn du angav.