Importerade data till MYOB-dummies

Visste du att du kan importera data till MYOB från andra program? Till exempel kanske du har en lista med kundnamn och adresser någon annanstans på din dator (kanske i en Word-fil, en databasfil eller i Excel) och du vill importera den här informationen till MYOB. Så här importerar du information om kund eller leverantör i ögonkontakt.

Organisera dina data

Det första steget när du importerar data är att manipulera din kund eller leverantörslista i ett format som MYOB kan förstå.

1. Om din kund eller leverantörsinformation för närvarande finns i en textbehandlare eller databas, försök att få dessa uppgifter till ett kalkylblad innan du försöker importera informationen till MYOB.

   Om din data exempelvis lagras i en databas som Microsoft Access kan du vanligtvis spara den här data i ett format som kan öppnas i Excel.

2. Använd kalkylprogramvara, till exempel Excel, ordna informationen noggrant i kolumner.

   Nyt dina data så att alla namn listas efter varandra, alla adresser listas efter varandra och så vidare. Med adresser, separera gatan, staden, staten och postnumret i fyra separata kolumner.

3. Sätt in en rad högst upp i listan (om du inte redan har gjort det) som etiketterar kolumnerna.

   Till exempel Namn, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt och så vidare. Denna rad heter din rubrikrad.

4. Spara detta kalkylblad som en flikavgränsad fil.

   Till exempel i Excel, gå till Arkiv-menyn, klicka på Spara som och välj sedan Tab-Delimited som filtyp. Det flikavgränsade filformatet gör det enkelt för MYOB-programvaran att läsa.

Importera dina data

Nu när du har dina data organiserade, är du redo att importera den här informationen till MYOB. Håll fast, här går:

1. Välj Import / Export Assistant på Arkiv-menyn i MYOB.

2. Välj Importera data och klicka på Nästa.

3. Välj Kort som datatyp och antingen Kundkort eller Leverantörskort som Korttyp.

4. Klicka på Bläddra, bläddra till mappen där du sparade dina data och välj filen du vill importera. Klicka på Nästa.

5. Fiska med inställningarna och klicka på Nästa.

   Saker blir ganska tekniska vid denna tidpunkt. Men aldrig rädda! Berätta för MYOB att dina data är separerade av flikar, att den första raden innehåller rubriker, att om data redan existerar vill du uppdatera det och matcha kort med efternamn. (Skärmbilden nedan visar hur dessa inställningar ser ut.)

   

6. Klicka på Auto Match för att få MYOB att automatiskt matcha fält och klicka sedan på Nästa.

   Alternativt kan du matcha fält manuellt genom att först markera importfältet till vänster och sedan klicka på motsvarande importfält till höger.Gör det här en efter en till varje fält till vänster matchas med ett fält till höger.

7. När du uppmanas gör du en säkerhetskopia av din fil.

   Varför störa säkerhetskopiering? Om du verkligen förstör din import (som ibland händer för första gången) kan du återställa din säkerhetskopiering och börja om igen.

8. Klicka på Importera och undra när det roliga börjar.

   Ibland tar importen smärtsamt lång tid, ibland bara några sekunder. Importen är dock komplett när ett härligt meddelande dyker upp för att informera dig om din framgång (eller misslyckande). Om din import misslyckades, läs meddelandet noggrant!

Felsökning om saker går fel

Det är enkelt att importera kortinformation till din MYOB-företagsfil, men många gremlins kan göra ett felmeddelande på ditt sätt. Om du får ett meddelande efter att du har importerat data som säger att importen hade fel eller varningar, följ instruktionen för att visa felloggen.

• Om importen hoppade över en post, betyder det att något var så dåligt att MYOB helt ignorerade den här kunden eller leverantören.

• Om du får ett varningsmeddelande betyder det att ett mindre problem uppstått och MYOB har avvisat en del av en kund eller leverantörs detaljer (till exempel kanske MYOB har lagt till kundnamnet, men inte adressen eller telefonnumret).

Felloggen visar en lista över varje post som har ett problem, med en felkod som visas i början av var och en. I början ser dessa felkoder ut som oförståelig jargong (Fel -7 betyder till exempel inte mycket för de oinitierade). I toppen av rapporten finns dock en lista över vad varje felmeddelande betyder.

När du har identifierat vilka poster som inte importerades korrekt och varför kan du göra ett av två drag. Om bara några få kort påverkas öppnar du företagsfilen och fixar dessa kort en efter en. Å andra sidan, om det mesta av importen inte fungerade, är det bästa sättet att återställa din säkerhetskopia, fixa importfilen och försök igen.