ÄNdra befintliga frågor i Access 2007-formulär och rapporter - dummies

Som du arbeta med frågor i Access 2007, kan du upptäcka att de frågor du skapar kan använda lite finjustering. Kanske vill du para ner resultaten så att du inte behöver bläddra igenom så många poster, eller kanske du har upptäckt att det verkligen är en smärta att slog igenom en hel massa osorterade data. Oavsett orsaken kan det vara en realtidsparlare att kunna ändra befintliga frågor, snarare än att börja från början.

När du experimenterar med att ändra sökfrågor, var noga med att varna alla varningsmeddelanden som Åtkomst visas när du försöker köra den modifierade frågan. Kom ihåg att välj frågor och crosstab frågor är alltid säkra på att de inte ändrar någon av dina data, men de andra typerna av frågor kan ändra data.

Radera en fråga

Ibland är det enklaste, säkraste och smartaste att göra med en fråga att bli av med det helt och börja om. Om något har gått fel och du är inte säker på vad det är, fortsätt och radera frågan. Markera bara den i listan med frågor och tryck på Delete.

Ändra en befintlig fråga

Oavsett vilken metod du brukade skapa en fråga, har du egentligen bara ett alternativ för att ändra en befintlig fråga. Det här alternativet är att öppna frågan i Design View och göra dina ändringar i Query Editor. Access erbjuder inte några guider för att hjälpa dig att ändra befintliga frågor.

Om du vill öppna en befintlig fråga i Design View väljer du frågan i databasfönstret, högerklickar på den och väljer Designvy. När du öppnar en fråga på detta sätt ser sökordsredigeraren ut precis som det gör när du skapar en fråga i designvy. Det vill säga att det inte finns separata skapa och redigera lägen för att förvirra dig.

I vissa fall kan du upptäcka att fält du lagt till i en fråga inte visas i Frågoreditorn när du redigerar frågan. Orsaken till de mystiska försvinnande fälten kan inte hänföras till utomjordingar eller spöken; Det är helt enkelt att Access släpper alla oanvända fält när du sparar en fråga. Om du hade fält i frågan som inte gav några ändamål i frågan, är dessa fält borta när du öppnar förfrågan igen.

När du har öppnat frågan i Design View kan du klicka på knappen Visa tabell på bandet. Dialogrutan Visa tabell visas så att du kan lägga till ytterligare tabeller i frågan. Du kan också lägga till ytterligare fält i frågan med samma metoder som du använder när du först skapar en fråga i Design View. På samma sätt kan du lägga till eller ändra något av frågekriterierna på exakt samma sätt som du gör när du skapar en fråga.

Omarrangera och ta bort fält i en fråga

Den ena frågesedigeringsuppgiften som du kanske tycker lite förvirrad först omfördelar fälten i frågan. Du kan ändra fältens ordning med

• Dra och släppa nya fält: För att dra och släppa ett fält måste du dra den mycket lilla grå fältet strax ovanför fältraden. När du drar och släpper ett fält på kolumnen i ett befintligt fält växlar befintligt fält och fält till höger till höger så att det nya fältet införs före det befintliga fältet.
• Klicka på fältet Fält i en kolumn och välj ett annat fält för kolumnen.
• Radera befintliga fält: För att radera ett fält placerar du muspekaren högst upp i fältets kolumn strax ovanför fältraden och klickar sedan när pekaren blir en solid svart nedåtpil. Välj lämplig Delete-knapp från bandet eller tryck på Delete-tangenten för att ta bort fältet. De övriga fälten till höger växlar till vänster för att fylla i den tomma kolumnen.