Hemligheter av Access 2013 Databasdesign - dummies

Del av Access 2013 Allt-i-ett-för-Dummies Cheat Sheet

Här är de fem budorden för databasdesign, oavsett om du använder Access 2013 eller ett annat databasprogram. En väldesignad databas gör att dina data blir enklare.

• Spara information där den tillhör, inte var den visas. Där du lagrar information har ingenting att göra med var det visas. I ett kalkylblad skriver du information där du vill att den ska visas när du skriver ut kalkylbladet, men databaser fungerar annorlunda. I en databas lagrar du information i tabeller baserat på informationens struktur. En del information kan förekomma i många rapporter, men du lagrar den i endast ett fält i ett bord.

• Spara information som den existerar, inte som du vill att den ska visas i en viss rapport. Denna regel är en följd av den första regeln. Om du vill att bokrubriker ska visas i alla stora bokstäver i dina beställningar kan Access kapitalisera titlarna för dig. Förvara boktitlarna med korrekt kapitalisering så att du inte fastnar med att ha dem i alla kepsar på varje rapport. Åtkomst har många inbyggda funktioner som kan justera hur text, nummer och datum formateras.

• Undvik sopor i, sopor (GIGO). Om du inte bry sig om att skapa en bra, förnuftig design för din databas - och om du inte är försiktig med att ange korrekt, ren data - kommer din databas att vara full av skräp. En väldesignad databas är lättare att underhålla än en dåligt utformad, eftersom varje del av informationen endast lagras en gång i ett tydligt namngivna fält i ett tydligt namn, med de korrekta valideringsreglerna på plats. Ja, det låter som mycket arbete, men städning av en databas med 10 000 felaktiga poster är (med förlåtelse) ännu mer arbete.

• Separera dina data från dina program. Om du skapar en databas som ska delas med eller distribueras till andra personer, lagra alla tabeller i en databas (baksidan) och alla andra objekt i en annan databas (frontänden). Då kan du länka dessa två databaser för att få allt att fungera. Att separera tabellerna från allt annat effektiviserar hela rigmarolen för uppdatering av frågor, formulär, rapporter och andra saker senare utan att störa data i tabellerna.

• Säkerhetskopiera tidigt och ofta. Okej, det här tipset handlar inte om design, men det är för viktigt att utelämna: Gör en säkerhetskopia av din databas varje dag. Med tur har ditt kontor redan ett system med vanliga (förmodligen nattliga) säkerhetskopior som innehåller din databas.Om inte, gör en säkerhetskopia av din databas med jämna mellanrum, och gör säkert en säkerhetskopia innan du gör några större ändringar. Håll flera säkerhetskopior, inte bara den senaste, om det tar ett tag att upptäcka ett problem.