Sprucing upp dina meddelanden med Lotus Notes 6 - dummies

Innan du skickar ett e-postmeddelande i Lotus Notes 6 kan du definiera leveransalternativ, säkerhetsalternativ och humörstämplar. Använd dessa anvisningar för att låta din mottagare veta hur varmt ditt meddelande är eller vad ditt humör är; eller för att begära leveransbekräftelse, ange leveranstid och mer.

När du avslutat komponera meddelandets kropp klickar du på knappen Leveransalternativ där uppe i Handlingsfältet, vilket oundvikligen leder till dialogrutan Leveransalternativ som visas i Figur 1. I den här dialogrutan har du flera val för leverans och säkerhet och roligt.

(Du kanske märker i dina resor och i dialogrutan att det finns en fliken Avancerad - den goda nyheten är att du förmodligen inte behöver röra med den.)

Figur 1: Ange leveransalternativ här.

Ange ett meddelande Viktighetsnivå

I avsnittet Leveransalternativ kan du markera meddelandets viktnivå: Låg, Normal eller Hög. Du kan ställa in Notes för att flagga meddelanden som du markerar som hög betydelse; Dessa meddelanden visas med en röd kuvertikon i mottagarens inkorg. Använd den här funktionen för att varna din mottagare till ett särskilt viktigt, brådskande eller annat tidskritiskt meddelande.

Lägga till en stämningsstämpel i ett meddelande

Använda stämningslistan är ett sätt att komma i kontakt med ditt (elektroniska) inre barn. En humörstämpel är bara en bild som visas högst upp i meddelandets kropp så att din läsare vet hur du kände när du skickade meddelandet. Moodstämplade meddelanden markeras också som sådana i mottagarens inkorg.

Du har flera humörstämplar att välja bland, inklusive Privat, Flamma och Joke. För skojs skull, försök var och en för att se hur de ser ut. Joke-valet är användbart om du vill skicka ett meddelande som är lite sarkastiskt, och du måste se till att din läsare inser att ja, du skojade bara!

För att välja ett stämpel, klicka på nedpilen bredvid listrutan Stämningsstämpel. Bläddra igenom listan för att göra ditt val. För att förhandsgranska en stämningsstämpel klickar du på dess namn i listrutan och dess ikon visas under den listan. Klicka på OK-knappen och stämningsstämpeln visas i ditt nya meddelande. Om du inte vill ha någon stämningsstämpel i ditt utgående meddelande, lämnar du standardinställningen Normal.

Begär ett meddelande om leveransberättelse

Gör val från alternativlistan för leveransrapport för att ange när och om du ska bli underrättad om leveransstatusen för dina meddelanden. Dina fyra val om en leveransrapport är endast vid fel, bekräft leverans, spår hela banan och ingen.

• Endast vid misslyckande: Inga nyheter är goda nyheter. Med andra ord, Noter informerar dig endast om ditt meddelande inte kan levereras av någon anledning.
• Bekräfta leverans: Detta är valet för dig om du är lite mindre av en optimist. I det här fallet anger Notes dig exakt när och var ditt meddelande har levererats.
• Spåra hela banan: Detta val berättar för var (och vid vilka tider) ditt meddelande slutade på väg till din mottagare. (Det kanske låter intressant, men du bryr dig nog inte.)
• Ingen: Välj detta och du kastar försiktighet mot vinden, känner dig inte om ditt meddelande skickas eller inte. (Detta är standard, förresten.)

Om du väljer alternativet Leveransrapport annat än Ingen, får du en leveransbekräftelserapport (bara ett e-postmeddelande från ditt nätverk till dig) så snart meddelandet som du skickade anländer. När det kommer beror helt på nätverket. Om din mottagare är långt ifrån - till ett annat företag, till exempel - kan det ta några timmar eller till och med en hel dag för meddelandet att bli levererat.

Ange leveransprioritet för ett meddelande

Ett annat val i dialogrutan Leveransalternativ - Leveransprioritet - gäller hur snabbt du vill att Notes ska leverera ditt meddelande:

• Låg: Välj detta för att skicka meddelande sent på natten när nätverket inte är så upptagen.
• Normal: Välj detta för att skicka meddelandet så snart som möjligt baserat på de postleveransscheman som din administratör har skapat. (Detta är standard.)
• Hög: Välja detta skickar ditt meddelande just nu - gå åt sidan, kommer igenom!

Om du inkluderar en stor bilaga i ett meddelande, överväg att markera det som Låg prioritet. Meddelandet kommer inte att levereras förrän du är hemma i sömn, men det kan kosta ditt företag mindre pengar att skicka det sent på kvällen. Kanske är det här ett sätt att tjäna den anställde av månadens pris!

Signera ett meddelande

Du signerar meddelanden av samma anledning som du skriver under kontroller eller officiella dokument: för att visa att de verkligen är från dig. Du behöver inte skriva ett mötesmemo, men när du skickar ett meddelande med viktig eller känslig information kan du vilja att Notes 6 visar att meddelandet verkligen kom från dig.

Nu kan du självklart inte skrapa din signatur på skärmen längst ner i ett memo. (Ja, det kan du, men din chef skulle inte troligen uppskatta det.) Du skriver ett meddelande genom att markera kryssrutan Logga under avsnittet Säkerhetsalternativ i dialogrutan Leveransalternativ.

Den signatur som du använder i anteckningar 6 är ännu svårare att smida än din egen John Hancock eftersom det är en särskild numerisk datorkod som läggs till meddelandet när du skickar den och kontrolleras av mottagarens dator när meddelandet öppnas. Notatet har ingen signatur på den, men den här typen av meddelande visas längst ner på skärmen:

Undertecknad av Alan Dunkel / Primus den 07-01-02 08: 30: 46, enligt Primus.

Kryptera ett meddelande

Visst nog, kryper världen med upptagningsfält, skurkar och spioner.Om du använder ett modem skickar du dina meddelanden via telefonlinjer där en person som inte har något bra kan på något sätt avlyssna och läsa dem. (Det är verkligen mycket osannolikt att det här kommer att hända, men hej, du vet aldrig.) Det här är inte en stor sak för dina lediga meddelanden, men om du skickar ett meddelande som innehåller information som konfidentiell företagsinformation, anställningsprestationer, eller bara verkligen, riktigt bra skvaller som du inte vill att någon ska läsa, kan du kryptera den.

När du använder alternativet Obs! Kryptering är du 100 procent säker på att endast den avsedda mottagaren kommer att kunna läsa den.

För att kryptera ett meddelande markerar du kryssrutan Kryptera i avsnittet Säkerhetsalternativ i dialogrutan Leveransalternativ. Klicka på OK för att stänga dialogrutan när du är klar.

När du skickar ett krypterat meddelande, gör Notes kryptering för dig - bakom kulisserna. När mottagarna öppnar meddelandet ser de innehållet precis som du skrev det. Med andra ord behöver läsaren av ett krypterat meddelande inte göra något speciellt för att dekryptera ett krypterat meddelande. Endast de avsedda mottagarna med rätt användarnamn kan läsa den krypterade delen av meddelandet. Den enda som kommer att se den faktiska jumbled-up-versionen är den stackars spion som avlyssnar meddelandet i transit.

Om du skickar e-post till en person som använder ett annat e-postprogram, eller om du skickar ditt meddelande via Internet, kolla först med ditt företags Notes-administratör för att se om du kommer att kunna att kryptera den.

Begär en returkvitto för ett meddelande

Om du använder dialogrutan Leveransalternativ för att begära en returkvitton för ett meddelande, meddelar ditt nätverk automatiskt när mottagaren läser ditt meddelande. Detta skiljer sig från att begära en leveransbekräftelsesrapport, som endast berättar när meddelandet anlände till mottagarens postdatabas. Du skulle vanligtvis begära en kvitto-rapport (bara aktivera kryssrutan Retur kvitto) för att förhindra att "Jag har aldrig sett ditt meddelande" ursäkta och begära en leveransbekräftelsesrapport för att eliminera "Jag fick aldrig ditt meddelande. nätverket måste ha förlorat det "ursäkt.

Om du skickar ett meddelande till någon som inte använder Notes eller om ditt meddelande går via Internet, kanske du inte kan få kvitto rapporter från dem.

Förhindra kopiering av ett meddelande

Ett annat Notes-säkerhetsalternativ till ditt förfogande är att förhindra kopiering. När du markerar kryssrutan Förhindra kopiering kan du vara säker på att personen som får ditt meddelande inte kan vidarebefordra det till någon annan. Faktum är att de inte ens kan kopiera (Redigera -> Kopiera) ditt memo till Urklippet, om de är avsedda för lite olagligt klistra (Redigera -> Klistra in). Välja alternativet förhindra kopiering säkerställer att det du skickar till en person inte blir spammad över hela ditt företag.

När du är klar med att välja leveransalternativ klickar du på OK för att komma tillbaka till ditt dokument. I de flesta fall, när du har bestämt dig för dessa alternativ, klickar du sedan på Skicka och File-knappen.

Om ditt huvud snurrar från alla dessa leveransalternativ, låt det inte ta dig ner. Du behöver bara använda dem under särskilda omständigheter. Faktum är att för de flesta meddelanden blåsar du direkt vid leveransalternativen utan att öppna dialogrutan Leveransalternativ och utan en andra tanke. Vilken lättnad!

Om du upptäcker att du alltid besöker dialogrutan Leveransalternativ för att signera och kryptera dina meddelanden, kan du markera kryssrutan Spara dessa säkerhetsalternativ som standard. På så sätt kommer alla nya meddelanden som du skapar att ha samma säkerhetsinställningar. Naturligtvis kan du alltid ändra dig genom att återgå till dialogrutan Leveransalternativ för att ändra en standardinställning eller ändra dina standard säkerhetsinställningar.