Skapa en rapport med Crystal Reports 10 - dummies

När du startar Crystal Reports 10 vill du vanligtvis göra en av tre saker: skapa en rapport, ändra en rapport eller köra en rapport mot data i din databas. Rapporter tar data från en databas, bearbetar den, formaterar den och skickar den sedan till en skrivare, datorskärm eller webbplats.

Crystal Reports levereras med en provdatabas som du kan använda för att träna. Det är en Microsoft Access-databas för ett fiktivt företag som heter Xtreme Mountain Bikes Inc.

Den xtreme. mdb databasen innehåller ett antal databastabeller som är representativa för de tabeller som en riktig cykelproducent kan behålla. Tabellerna är fyllda med provdata som du kan manipulera och visa med Crystal Reports. Du kan använda denna provdata som grund för din första rapport.

För att skapa en rapport behöver du veta några saker:

• Vilka tabeller i databasen innehåller de data du vill ha

• Vilka dataposter du vill ha i de tabellerna
• Vilka manipuleringar av data måste utföras för att ge dig den information du vill
• Hur du vill att din rapport ska formateras
• Huruvida Användarna av din rapport hämtar den från en svartvitt skrivare, en färgskrivare, en lokal datorskärm eller en webbplats

För den här introduktionen (och för nu), föreställ dig att du redan vet alla dessa saker.

Starta Crystal Reports 10

Du har förmodligen valt Crystal Reports eftersom du har en databas som innehåller information som är viktig för dig. Förmodligen ändras uppgifterna i databasen med tiden, och du vill kunna fortsätta med sin nuvarande status. Du kan hämta den information du vill ha genom att göra SQL-frågor, men det skulle vara för mycket som arbete. Det är mycket bättre att skapa en rapport med Crystal Reports, och kör sedan rapporten när du vill ha den senaste statusen av informationen av intresse. Du måste skapa rapporten en gång, men du kan köra den många gånger och få de senaste resultaten med varje successiv körning. Du behöver inte lära dig SQL eller någon annan metod för att dra data ur databaser. Rapporter som skapats med Crystal Reports är lätta att bygga, lätt att läsa och lätt att förstå. Vad kan vara bättre?

Det första steget att skapa en rapport är att starta Crystal Reports från Windows Start-menyn. När du gör visas huvudfönstret för Crystal Reports, vilket visar dialogrutan som välkomnar dig till Crystal Reports.

Du är inbjuden att välja mellan tre alternativ. Du kan skapa ett Crystal Reports-dokument med Report Wizard eller genom att börja med en tom rapport.Alternativt kan du öppna en rapport som redan finns, antingen för att ändra den eller för att köra den.

Även om rapportguiden kan vara en tids- och arbetskärare, begränsar det formuläret för rapporten. Så det här kapitlet tar dig direkt och visar hur du skapar en rapport din -väg, med början från en tom rapport istället för att använda Report Wizard.

Använda blankrapportalternativet

Gör så här om du vill skapa en rapport från början, med början av det tomma rapportalternativet:

1. Starta Crystal Reports.

Dialogrutan Välkommen till Crystal Reports visas.

2. Markera alternativet En blank rapport och klicka sedan på OK.

Dialogrutan Database Expert visas, som visar möjliga platser att hitta källan till dina data.

3. I rutan Tillgängliga datakällor klickar du på plustecknet till vänster om mappen Skapa ny anslutning för att expandera den.

Det här är den mapp du väljer när du skapar en rapport från början. När du har anslutit till en databas, kommer Crystal Reports ihåg var den är.

4. Dubbelklicka på databastypen som matchar din datakälla.

Crystal Reports känner igen en mängd olika databastyper. Du måste välja den rätta. Om du inte vet vilken typ som är korrekt, fråga någon som är bekant med datakällan. För att följa med exemplet dubbelklickar du på Access / Excel (DAO). Dialogrutan Access / Excel (DAO) visas, vilken frågar hur du ansluter till din datakälla.

5. Klicka på knappen ellipsis (…) till höger om rutan Databasnamn.

Åtkomst- och Excel-filerna på ditt system visas. I det här exemplet används en Access-databasfil med namnet xtreme. Det här kanske inte är så enkelt som det låter - filen var placerad på D: Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme. MDB.

Du kan behöva bläddra för att hitta den här filen på ditt system.

6. Klicka på knappen Slutför.

Databas Expert återkommer, med den anslutna xtreme-databasen.

7. Expand tabellen nod och dubbelklicka sedan på tabellen som du vill basera din rapport på.

Trädet i fönstret Tillgängliga datakällor består av ett antal noder, varav några avgrenar sig från andra. Varje datakälla har fyra av dessa noder som förgrenar sig från det: Lägg till kommando, tabeller, visningar och lagrade procedurer.

8. För att följa med exemplet, expandera tabellnodet och dubbelklicka sedan på Produkt.

Kopiera produkttabellen från fönstret Tillgängliga datakällor till rutan Valde tabeller.

9. Klicka på OK-knappen för att stänga databasekspert.

En tom rapport fyller fönstret.

Fliken Design (i vänstra kanten) visar fem avsnitt i rapporten:

• Rapportrubrik: Visas bara överst i rapporten och är det första som en tittare ser.

• Sidhuvud: Visas under rapportrubriken och överst på alla andra sidor i rapporten.
• Detaljer: Rapportens faktiska innehåll.
• Rapportera Footer-sektion: Visas efter den senaste detaljerade informationen i rapporten.
• Sidfot: Visas längst ner på varje sida i rapporten.