Hur man bygger ett index i Word 2013 - dummies

En praktisk funktion i Word 2013 är möjligheten att bygga ett index. Ett index är en referenslista som en innehållsförteckning, men med mer detaljer och i motsatta änden av dokumentet. Indexet är också organiserat efter ämne eller nyckelord, i motsats till den organisatoriska beskrivningen erbjuder en innehållsförteckning.

Skapa ett index i Word är en tvåstegsprocess. Det första steget är att identifiera ord eller fraser i ett dokument som behöver indexeras. Den andra delen innebär att du använder dessa referenser för att automatiskt bygga indexet för dig.

Alla indexeringsåtgärder och kommandon sker under riken på fliken Referenser, i Index-gruppen.

Markera text för indexet

För att flagga lite text för att inkludera i indexet, följ dessa steg:

1. Markera texten som du vill referera till i indexet.

   Texten kan vara ett ord eller en fras eller någon gammal textbit. Markera den texten som ett block.

2. I indexgruppen på fliken Referenser klickar du på knappen Markera inmatning.

   Dialogrutan Mark Index Index visas. Texten du markerade i ditt dokument visas i huvudfältet.

3. Skriv ett underentryck i dialogrutan Markindex-inmatning (valfritt).

   Underentret förtydligar ytterligare huvudinmatningen. Underentret är särskilt användbart när huvudinmatningen är ett brett ämne.

4. Klicka på antingen Markera-knappen eller Markera alla-knappen.

   Använd Mark-knappen när du bara vill markera instanser som du tycker kommer mest att gynna läsaren. Använd Markera alla-knappen för att söka och flagga alla instanser av texten i ditt dokument, för att skapa en indexpost för varje enskild.

   När du markerar en indexpost aktiverar Word kommandot Visa / Dölj, där tecken som mellanslag, punktmärken och flikar visas i ditt dokument. Låt det inte freak dig ut. Steg 7 berättar hur du stänger den där sakten.

5. Fortsätt rulla dokumentet och leta efter saker att lägga in i indexet.

   Dialogrutan Mark Index Index öppnas, så att du kan fortsätta att skapa ditt index: Välj bara text i dokumentet och klicka sedan på dialogrutan Markera indexinmatning. Den markerade texten visas i huvudinmatningsrutan. Klicka på Markera eller Markera alla för att fortsätta bygga indexet.

6. Klicka på Stäng när du är klar.

   Dialogrutan Markindex-inmatning försvinner.

7. Tryck Ctrl + Shift + 8 för att avbryta kommandot Visa / Dölj.

   Använd 8-tangenten på tangentbordet, inte på den numeriska knappsatsen.

Skapa indexet

Efter att ha markerat bitar och bitar av text för att inkludera i indexet, är nästa steg att skapa indexet.Gör så här:

1. Placera inläggspekaren där du vill att indexet ska visas.

   Om du vill att indexet ska starta på en ny sida, skapa en ny sida i Word. Du bör lägga indexet på slutet av ditt dokument, vilket läsaren förväntar sig.

2. Välj Infoga Index-knappen i Index-gruppen på fliken Referenser.

   Dialogrutan Index visas. Här är några rekommendationer:

   • Fönstret Förhandsgranskning är vilseledande. Det visar hur ditt index kommer att se ut men använder inte ditt faktiska indexinnehåll.

   • Använd rullgardinsmenyn Formater för att välja en stil för ditt index. Något val från denna lista är bättre än exempelet Från mall.

   • Inställningen kolumner berättar hur många kolumner som är breda för att göra indexet. Observera att två kolumner är standarden, eller du kan välja en kolumn som ser bättre ut på sidan, speciellt för kortare dokument.

   • Du kan använda alternativet Höger justera sidnummer.

3. Klicka på OK-knappen för att infoga indexet i ditt dokument.

Granska ditt index. Gör det nu. Tryck Ctrl + Z för att ångra om du inte tycker om layouten. Annars är du klar.

Naturligtvis måste indexet uppdateras när du går tillbaka och byter dokument. För att uppdatera ett dokuments index, klicka på musen på indexet. Välj sedan kommandot Uppdatera Index-kommandot från Index-gruppen. Omedelbart uppdaterar Word indexet för att referera till några nya sidnummer och inkludera nya markerade indexposter.

• Känn dig fri att lägga till en rubrik för indexet eftersom Word inte gör det för dig.

• Word placerar indexet i sin egen dokumentavdelning genom att använda kontinuerliga sektionsavbrott.