Hur man samordnar dokument med Office 365 - dummies

I Office 365 kan du samordna dokument i Word, PowerPoint och OneNote eller en samling dokument med andra samtidigt. Om du använder Excel Web App (inte skrivbordsversionen) kan du också göra realtidskonsulter med andra. Denna funktion är möjlig med hjälp av SharePoint Online-teknik.

För Word och PowerPoint, aktivera både huvud- och mindreversionsspårning i dokumentbiblioteket innan du börjar samauthorera. Genom att göra det här kan du behålla dokumentets historia när det går igenom redigeringsfasen, om det behövs, återgå till en äldre version och ange milstolpar som uppnåtts i samarbetsprocessen genom att markera dokumentet som en viktig version.

Idealiskt för OneNote-bärbara datorer, bör du bara aktivera större versioner eftersom alltför många mindre versioner kan orsaka synkroniseringsfel som kan resultera i förlorade data. Den enda nackdelen med det är dock att du behöver skapa ett separat dokumentbibliotek för dina OneNote-bärbara datorer.

Som ett alternativ kan du begränsa antalet versioner som sparats för att förhindra fel. Ta hänsyn till dina företags behov för att avgöra huruvida både större och mindre versioner för OneNote-bärbara datorer måste sättas på eller inte.

När du slår på versioning för ett dokumentbibliotek, har du möjlighet att aktivera funktionen Kräv utcheckning. Om du väljer Ja under Kräv dokument som ska checkas ut innan de redigeras?, du säger i grund och botten att ingen annan kan redigera dokumentet medan du har checkat ut det.

Andra användare kan fortfarande se en skrivskyddad kopia av dokumentet, men de kommer inte att kunna redigera det och spara det till dokumentbiblioteket. Eftersom det här strider mot vad du vill uppnå när du är medforfattande dokument, aktivera inte den här funktionen.

Som standard har SharePoint-bibliotek inte aktiverat. Ändå har du fortfarande möjlighet att kolla in ett dokument från biblioteket och när du gör det, kommer ingen annan att kunna arbeta på dokumentet medan du har checkat ut det.

Excel Web App 2010 är en molnversion av skrivbordsapplikationen som kan ses från en webbläsare med hög trovärdighet, vilket resulterar i ett visuellt känt utseende som skrivbords motsvarighet. Tekniken för matematiska beräkningar är densamma i webbapps som för skrivbordet.

Därför kan du få samma resultat oavsett om du har angett formeln i kalkylarket från webben eller skrivbordsklienten.

Medförfattare i Excel Web App är som magi. Du ser ändringar som din medförfattare auto-magiskt dyker upp på din skärm så snart din medförfattare flyttar till en annan cell. Du kan se vem som redigerar kalkylbladet genom att klicka på statusfältet för medhörning i det nedre högra hörnet av skärmen.