Video: Week 3, continued 2024
Word 2013 har en användbar funktion som heter brevfusion. En sammanslagning kombinerar en datalista, vanligtvis namn och adresser (det vill säga e-postinformation), med en blankett, en etikett eller en kuvertmall för att producera anpassade kopior av brevet för varje person.
Stort företag använder mailfusion till mail anpassade s, men det är inte bara för företag. Hemanvändare kan dra nytta av sammanslagning av brev till julkortetiketter, festinbjudningar, klubbnyhetsbrev och mer.
Att utföra en sammanslagning är en trestegsprocess:
-
Skapa (eller identifiera) datakällan.
-
Skapa huvuddokumentet och sätt sedan in sammanslagningskoderna i det.
-
Utför sammanslagningsoperationen mellan datakällan och huvuddokumentet.
Datakällan måste vara en avgränsad fil . Med andra ord måste det finnas ett enhetligt sätt att det skiljer mellan en kolumn eller rad av data och nästa. Här är några möjliga datakälltyper:
-
Excel eller Word-tabell: Om datakällan är ett Excel-kalkylblad, finns varje typ av information i en separat kolumn. Detsamma gäller om datakällan är ett Word-bord.
-
Enkel text: Om datakällan är en vanlig textfil, är varje kolumn avgränsad (separerad) med ett visst tecken, t.ex. en flik eller ett komma. När en avgränsad textfil använder komma, är det en kommaseparerad värde eller CSV-fil.
-
Outlook: Om datakällan är en Outlook-kontaktlista, ligger varje typ av information i ett separat fält.
-
Ordlista: Om du inte redan har en datakälla väljer du Mailings → Välj mottagare → Skriv ny lista för att skapa ett med funktionen Typ New List i Word.
En datafil bör inte innehålla något annat än data (och kanske en enda rad fältetiketter, med namn, adress, stad, stat och postnummer). Använd inte några tomma rader eller titlar högst upp på sidan eftersom det förvirrar verktyget Mail Merge. Kontrollera din datafil för att ta bort främmande rader innan du använder filen som din postfusionskälla.
När du har förberett datafilen ställer du in huvuddokumentet. Du kan antingen skapa huvuddokumentet från början, eller du kan börja med ett befintligt dokument och konvertera det till ett huvudfildokument för mailfusion. Huvuddokumentet består av regelbundna text plus koder som visar var fältfälten ska infogas.
Sedan, som det sista steget i sammanslagningsprocessen, samlar du de två delarna. Du kan också göra det genom att skicka resultatet direkt till skrivaren eller genom att skapa ett nytt dokument som innehåller sammanslagningen, som du sedan kan redigera efter behov och sedan skriva ut.