Hur man delar Word 2013 Documents - dummies

Om de personer som du vill dela med dig av är också Office-användare (versioner 2007 och senare) är det enkelt att dela Word 2013-dokument med dem. Ge dem bara din datafil. Du kan överföra en datafil till någon annan via en USB-enhet, en bärbar skiva, t.ex. en skrivbar CD eller DVD eller e-post.

För att dela med personer som inte har Office 2007 högre kan du spara i andra format. Word (och de andra Office-apparaten) stödjer en mängd olika sparade format, så du är säker på att hitta ett format som överbryggar avståndet mellan Office och det program som din mottagare använder.

Så här skickar du ditt dokument till andra

Ett sätt att distribuera ditt arbete till andra är att skicka det till dem via e-post. Ditt dokument piggybacks på ett e-mail som en bilaga. En bilaga är en fil som skiljer sig från e-postens kropp, reser tillsammans med e-posten till dess destination.

Vissa versioner av Office inkluderar Microsoft Outlook, ett program för e-post, kalender och kontakthantering. Om du inte har Outlook kan du ha ett annat e-postprogram. När du skickar ett dokument via e-post från Word, samlar Word ditt standard e-postprogram, oavsett vad det är. Stegen här antar Outlook 2013 är din standard e-postprogram; dina steg kan vara olika om du använder ett annat e-postprogram.

Om du använder ett webbaserat e-postprogram, till exempel Outlook. com (den webbaserade versionen av Outlook), Gmail eller Yahoo! Mail, du kan inte följa med stegen som anges här. Du kan fortfarande skicka Word-filer som bilagor till e-post, men du kan inte initiera processen från Word. Du startar ett nytt e-postmeddelande från webbgränssnittet och sedan bifogar filen.

1. I ditt Word 2013-dokument väljer du Arkiv → Dela, klicka på E-post och sedan på Skicka som bilaga.

   Ett nytt meddelande öppnas i Outlook (eller ditt standarda e-postprogram) med din redan bifogade fil. Filnamnet visas också i ämnesraden.

   

2. Klicka i rutan Till och skriv din egen e-postadress där och klicka sedan på Skicka.

   Filen skickas till dig.

3. I Outlook väljer du Hem → Skicka / Ta emot alla mappar.

   Du får den skickade filen som ett nytt meddelande i din inkorg.

Om meddelandet inte visas direkt, klicka på Skicka / ta emot alla mappar igen.

1. Stäng Outlook och återgå till Word.

2. Stäng dokumentet (men inte Word), spara dina ändringar om du blir ombedd.

Så här delar du ditt dokument i andra format

Om dina avsedda mottagare använder tidigare versioner av Office eller inte har Office alls måste du spara ditt jobb i ett annat format innan du överför filen till dem.Alla Office-programmen tillåter dig att exportera ditt arbete i andra format, så att du kan överföra nästan alla data till nästan alla andra program.

Ju längre bort du kommer från den ursprungliga versionen av filen, desto mer formateringsfunktioner förlorar du. Till exempel bevarar sparandet i Word 2010-format de flesta funktioner, och sparning i Word 97-2003-format förlorar vissa funktioner. RTF förlorar ännu mer, och vanlig text förlorar all formatering.

1. Öppna ett dokument i Word och välj Arkiv → Spara som.

   Save As-sidan i Backstage-vy öppnas.

2. Klicka på den plats där du vill spara filen (din SkyDrive eller dator) och klicka sedan på Bläddra för att öppna dialogrutan Spara som.

3. Från listan Spara som typ, välj Word 97-2003 Dokument och klicka sedan på Spara.

   

   Ditt dokument sparas i ett format som är kompatibelt med tidigare versioner av Word (Word 97 through Word 2003); Det kan också användas i Word 2007 och Word 2010.

4. Välj Arkiv → Spara som och klicka på Bläddra för att öppna dialogrutan Spara som igen.

5. Öppna listrutan Spara som typ och välj Rich Text Format.

6. Klicka på Spara-knappen.

   Ditt dokument sparas i Rich Text Format. Detta format är användbart för att utbyta data med någon som har ett annat märke av textbehandlare, till exempel WordPerfect.