Hur man arbetar med Office-filer (Dokument, Arbetsböcker och Presentationer) på iPad - dummies

Du har nu Office på din iPad. Bra! Här är några tips. Filer går efter olika namn i Office. En Word-fil heter ett dokument ; en Excel-fil heter en arbetsbok ; och en PowerPoint-fil kallas en presentation. Med något namn kommer du vara glad att veta, teknikerna för att skapa, öppna, spara och namnge filer är desamma.

Hur Office för iPad hanterar filer

Office för iPad fungerar med antagandet att din iPad alltid är ansluten till Internet och du vill lagra dina filer på OneDrive, Microsofts online-fillagringsanläggning. Du kan dock lagra filer på iPad själv. Dessutom kan du flytta filer fram och tillbaka mellan iPad och OneDrive.

I Word, Excel och PowerPoint för iPad, görs alla filoperationer genom Office-fönstret och File-menyn. För att hantera filer, se till det övre vänstra hörnet på skärmen och tryck på Office-knappen eller File-knappen. Tapping Office öppnar Office-fönstret; tappande fil öppnar filmenyn:

Kontorsfönster: Erbjuder kommandon för att logga in och ut från OneDrive, skapa filer och öppna filer.
Filmeny: Erbjuder kommandon för namngivning, duplicering, återställning och utskrift av filer, såväl som visning av egenskaper hos en fil.

Öppna en fil

När du startar Word, Excel eller PowerPoint för iPad öppnar du också filen som öppnades sista gången du körde appen. Är det här filen du vill arbeta med? Om inte, följ dessa steg för att öppna en fil:

Tryck på Office-knappen.

Office-fönstret öppnas.
Tryck på Öppna.
Gå till var filen du vill öppna sparas.

Den kan lagras på OneDrive, på din iPad eller på en annan plats.
- OneDrive: Tryck på en enhet. Det kan hända att du ser några mappnamn. Om filen finns i en mapp trycker du på mappens namn för att öppna den.
  
  För att öppna en fil på OneDrive måste du ha loggat in på ditt Office 365-konto. För att logga in trycker du på Office-knappen, knackar på ditt namn två gånger och anger ditt användarnamn och lösenord.
- iPad: Peka på iPad för att öppna en fil som lagras lokalt på din iPad-enhet.
- En annan plats: Om du har lagt till en plats för att behålla filer listas den i Office-fönstret. Hitta och öppna din fil där.
Peka på namnet på filen du vill öppna.

Peka på Senaste i Office-fönstret för att se en lista över filer du öppnade nyligen. Om filen du vill öppna är på listan trycker du på namnet för att öppna den.Du kan flytta en fil permanent till toppen av listan genom att trycka på stiftikonen bredvid en fils namn. Peka en fil längst upp i listan om du öppnar den ofta.

I en Office for iPad-app kan endast en fil vara öppen åt gången. Du kan exempelvis inte öppna två Excel-arbetsböcker och växla fram och tillbaka för att jämföra de två. Office för iPad är envis om att inte låta dig öppna fler än en fil. Programmet är så envis att det sparar och stänger filen som är öppen när du trycker på Office-knappen för att öppna en annan fil.

Öppna ett dokument i Word för iPad.

Ingen Spara-knapp finns i Office för iPad-appar. Det beror på att ändringar sparas automatiskt, så länge som AutoSave är påslagen, det vill säga. För att se om AutoSave är på:

Tryck på File-knappen och notera på rullgardinsmenyn om den är på.
Observera själv på File-knappen om det finns två små pilar. Om de visas visas AutoSave.

När AutoSave är avstängt, spara filer genom att trycka på Arkiv-knappen och välja Spara på rullgardinsmenyn.

Stänga en fil

Det enda sättet att stänga en fil är att antingen öppna en annan fil eller stänga appen själv. Office för iPad är märkligt om det. Det erbjuder inte ett Stäng kommando för att stänga filer. Eftersom du inte kan öppna två filer samtidigt och eftersom minst en fil alltid måste vara öppen är det enda sättet att stänga en fil att öppna en annan eller stänga av allt.

Skapa en fil

När du skapar en fil, blir du ombedd att välja en mall för att fastställa hur din fil kommer att se ut. En mall är en förformaterad fil. Några av mallarna är fruktansvärt spiffiga; andra är vanliga om du vill göra formateringen själv.

Välj en mall när du skapar en fil.

Följ dessa steg för att skapa en fil:

Tryck på Office-knappen.

Office-fönstret öppnas.
Tryck på Ny.

Du ser mallar för att skapa filer. Mallnamnen berättar något om vad din fil kommer att se ut efter att du skapat den.
Tryck på ett mallnamn.

Din nya fil visas på skärmen.
Tryck på Arkiv-knappen och välj Namn på rullgardinsmenyn.

Fönstret Spara som och tangentbord visas så att du kan namnge din fil och välja en plats för att lagra den. Som standard lagras filer på OneDrive i dokumentmappen. Om den här mappen är där du vill behålla filen, ange ett namn och tryck på Spara; annars, fortsätt till steg 5.
Välj var du vill lagra filen.

Välj en OneDrive-mapp, välj iPad för att lagra filen på din iPad-enhet, eller välj en annan plats om du har angett en.
Peka på textrutan Namn, skriv ett beskrivande namn för din fil på tangentbordet och tryck på Retur-tangenten.

Byta namn på och flytta filer

Office för iPad erbjuder kommandot Duplicate för att byta namn och flytta filer. Detta kommando finns på Arkiv-menyn. Det kallas "Duplicate" eftersom duplicering av en fil - det vill säga att kopiera - är det enda sättet att byta namn på och flytta filer:

Om du vill byta namn på en fil skapar du en kopia under ett annat namn med Duplicera-kommandot.Ta bort originalfilen.
För att flytta en fil, skapa en kopia på en annan plats. Ta sedan bort originalet.

Följ dessa steg för att byta namn på eller flytta en fil:

Öppna filen du vill byta namn på eller flytta.
Tryck på File-knappen och välj Duplicate i rullgardinsmenyn.

Fönstret Välj namn och plats öppnas.
Flytta filen till en annan plats, skriv in ett nytt namn, eller gör båda.

Så här:
- Välj en plats: Flytta filen till en OneDrive-mapp eller till iPad.
- Ange ett namn: Skriv ett namn i rutan Namn och tryck på Retur-tangenten.
Tryck på Spara.
Ta bort den ursprungliga kopian av filen.

Ta bort en fil i en Office för iPad-app

Det enklaste sättet att ta bort en fil som sparats på OneDrive är att öppna OneDrive-webbplatsen i en webbläsare och ta bort filen på OneDrive-webbplatsen. Följ dessa steg för att ta bort en fil i en Office for iPad-app:

Tryck på Office-knappen.
Leta reda på filen du vill radera.

Om du vill hitta filen trycker du på Senaste eller Öppna och navigerar till filen.
Tryck på ikonen Fil till höger om filens namn.

Fliken Filer visas.
Välj Radera.
Välj Ta bort i rutan för bekräftelse.

Det är allt som finns där.

Många datorer har en papperskorgen (Mac) eller en papperskorg (Windows) där borttagna filer sparas om du vill återställa dem. IPad har ingen sådan sak. Filer du tar bort raderas permanent och oåterkalleligt. Tänk därför två gånger innan du raderar en fil.