I Word 2016, Mark Index-poster med en Concordance File - dummies

Word 2016 erbjuder Index-kommandot för att indexera ett dokument (markera poster för indexet och klicka på Infoga-knappen på fliken Referenser). Om du inte bråttom, om du inte har tid att markera indexposter en efter en i ett dokument, kan du markera indexposter med ett annat, enklare sätt. Du kan markera indexposter med hjälp av en concordance-fil.

A concordance-fil är en tabell med två kolumner med ord att söka i dokumentet och deras motsvarande indexposter. Orden i den vänstra kolumnen i tabellen är de som Word 2016 söker efter och markeringar för indexet. När Word 2016 hittar ett ord som visas i den vänstra kolumnen registreras den motsvarande texten i högra kolumnen som indexposten tillsammans med sidnumret som ordet hittas på.

Med indexmetoden för concordance-fil kan du inte inkludera sidintervall för poster eller ange en korsreferens i ditt index.

Följ dessa steg för att använda metoden för concordance-fil för att markera poster för ett index:

1. Skapa ett tabell med två kolumner i ett nytt Word 2016-dokument.

2. I den vänstra kolumnen skriver du text från ditt dokument som du vill att Word ska markera för indexposter. Vad du anger i den vänstra kolumnen är inte indexinmatningen själv - bara ämnet för posten. Till exempel, för att skapa en indexpost på Thomas Mann, skriv Mann i den vänstra kolumnen för att berätta för Word att leta efter alla händelser av det namnet.

   För att vara indexerade måste orden i ditt dokument vara exakta matchningar av orden i den vänstra kolumnen. Om du till exempel skriver Eagle Steel Works i den vänstra kolumnen i Concordance File-tabellen men namnet är "Eagle Steel Works" (med varje ord aktiverat) i ditt dokument kommer emnet inte att indexeras eftersom Word inte kommer att känna igen det.

3. Skriv in indexposter i den högra kolumnen. Till exempel, för att skapa en indexpost som heter "Mann, Thomas", skriv Mann, Thomas . Du kan skapa undergrupper med hjälp av ett kolumn (:). Till exempel, för att göra "Mann, Thomas, tidigt liv" en del av "Mann, Thomas", skriv in Mann, Thomas: tidigt liv .

   Ett snabbt sätt att skapa en concordance-fil är att öppna dokumentet med texten du indexerar tillsammans med concordance-filen. På fliken Visa klickar du på Ordna alla för att sätta båda dokumenten på skärmen samtidigt, och kopiera text från dokumentet till den vänstra kolumnen i concordance-filen.

4. Spara concordance-filen när du slutar skriva in orden och fraserna för att markera i den vänstra kolumnen och indexposter i den högra kolumnen.Ditt nästa steg är att använda concordance-filen för att markera indexposter i ditt dokument.

5. Öppna dokumentet som behöver ett index.

6. På fliken Referenser klickar du på Infoga-knappen. Dialogrutan Index öppnas.

   

7. Klicka på knappen AutoMark. Du ser dialogrutan Open Index AutoMark File.

8. Hitta concordance-filen (du sparade den i steg 4), välj den och klicka på Öppna-knappen. I ditt dokument visas fältkoder där konvergensfilen markerade poster för indexet. Dessa koder är märkta med bokstäverna XE. (Du kan dölja de fula fältkoderna genom att klicka på Visa / Dölj ¶ på fliken Startsida.)

För att skapa ett index efter att du markerat indexposter, placera markören där du vill att indexet ska visas, gå till Fliken Referenser, klicka på Infoga-knappen och klicka på OK i dialogrutan Index.