Microsoft Office 365 Funktioner och fördelar - dummies

Flytta till Office 365 Cloud kommer med några viktiga funktioner och fördelar. Namnlösa: Din organisation får fortsätta använda den programvara du har använt i åratal, men nu får du överföra bördan på Microsoft. Förutom att överföra byrden till Microsoft finns det några andra viktiga fördelar.

Generera högre produktivitet med Office 365

Produktivitet är ett bra ord som management-konsulttyper älskar att använda. I den verkliga världen kan produktiviteten summeras i en enkel fråga: Kan du göra mitt jobb enklare eller inte? Microsoft har investerat kraftigt och spenderat en enorm tid på att försöka göra användaren och administratörens erfarenheter av Office 365 så enkelt och enkelt som möjligt.

Tanken är att ökande enkelhet ger högre produktivitet. Oavsett om det är en administratör som konfigurerar en ny anställd eller en affärsanalytiker, skriver och hanterar dokument i Word. När tekniken går ur vägen och du kan fokusera på ditt jobb blir du mer produktiv. Försök använda en skrivmaskin istället för en Word-processor. Vem som tänkte kopiera och klistra skulle vara en sådan spelväxlare?

Åtkomst var som helst med Office 365

Att få tillgång till företagsprogrammet via Internet har några stora fördelar. För allt behöver du din dator - skrivbord, bärbar dator, surfplatta eller telefon - och en internetanslutning eller telefondekning. Eftersom mjukvaran körs i ett Microsoft-datacenter, ansluter du helt enkelt till Internet för att komma åt programvaran.

En annan fördel med att få tillgång till centralt placerade data är att du alltid har en enda källa till sanningen. Om du ändrar ett dokument från din surfplatta hemma och då kollegaen ser filen från sin telefon ser hon det mest aktuella dokumentet. Borta är dagarna för att skicka Excel-dokument mellan maskiner med långa filnamn.

Med SharePoint Online (del av Office 365-paketet) en enda fil, säg Forecast_Q1_2011. xlsx, lever ut i molnet (vilket betyder i Microsofts globalt distribuerade miljarder datacenter). Eftersom dokumentet lever i molnet kan säkerhetsbehörigheterna ställas in så att alla i organisationen, oavsett geografisk plats, kan visa dokumentet.

Säkerhet kan vara så strikt eller så behagligt som önskat. Till exempel kanske du vill att alla i organisationen ska kunna se ett företagspolicy dokument men vill bara ha en vald grupp av individer att redigera dokumentet. Dessutom tar SharePoint hand om all versioning och till och med kan du kolla in ett dokument för att redigera så att ingen annan kan redigera den samtidigt.

Behöver du samarbeta i dokumentet i realtid? Inga problem. Du kan göra det genom att använda inget annat än din webbläsare.

Arbeta med vad du vet med Office 365

Microsoft kommer inte alltid ut med den bästa programvaran. Kom ihåg Windows Vista? Darrning! I stället för att springa långt och aldrig tittar tillbaka på Windows igen, höll användarna helt enkelt sina kollektiva andetag tills Windows 7. Och tack för att du skyndade på Microsoft!

En sak som Microsoft gjorde otroligt rätt är att erkänna att användarna inte vill ge upp de saker som gör dem bekväma. Office 365 har inte ändrat dina favoriter en bit. Den enda skillnaden är att de nu är smidigt kopplade till företagsprogramvaran som lever i molnet. Med andra ord, din favorit applikationer är cloudified.

En av de coolaste funktionerna om SharePoint 2010 och Office 2010 är att du kan arbeta med SharePoint utan att behöva lämna Office-applikationerna. Du kan till exempel avfyra Word, kolla in ett dokument som är lagrat i SharePoint, göra några ändringar, kolla in det igen, granska versioner och lämna några noteringar till dina kollegor.

Allt utan att behöva veta att SharePoint hanterar innehållshanteringsfunktionen bakom kulisserna.

Robust säkerhet och pålitlighet kommer med Office 365

Med Microsoft tar allt ansvar för säkerhet och tillförlitlighet kan ditt IT-team vila på sina laureller. Att låta Microsoft göra den tunga hissen frigör IT-laget för att göra mer viktiga saker som att hjälpa användare att få ut mesta möjliga av företagsprogramvara.

Microsoft förstår om du inte är helt bekväm om att låta dem göra tunga lyft. För att ta itu med några av frågorna har Microsoft dock omfattande serviceavtal för att hjälpa dig att tänka dig.

Office 365 ger IT-kontroll och effektivitet

IT-personal gillar att veta exakt vad alla gör med sina system hela tiden. Om något går fel, är det troligen på grund av användarfel. Dina system gör vad de ska göra. Microsoft har gått ut ur sin väg för att skapa en oöverträffad kontrollnivå för administratörer. Men det är inte allt. Inte bara har administratörer kontroll över miljön, men det är också utformat för att vara enkelt i naturen och intuitivt.