Planeringsfasen av Office 365 Implementation - dummies

Planeringsfasen för ett Office 365-genomförande beror mycket på många faktorer, inklusive om du använder den professionella och småföretagsplanen eller företagsplanen. Oavsett vilken plan du använder, vill du ta hand om de resurser och roller du behöver för implementeringen, liksom sådana uppgifter som:

• Mötessynkronisering

• Problemspårning

• Strategier kring e-post, till exempel brevlådans storlek och e-mailad integration med SharePoint

• Kontoinställningar och licensiering

• Övervägning av internetbreddsomfattande

• Programvaru- och hårdvarulager

• Administratör och slutanvändarutbildning

• Kommunikationsplanering

Synkroniseringsmöten för Office 365-implementering

Med alla antaganden om företagsprogramvara är det viktigt att upprätthålla öppna kommunikationslinjer. Om alla är på samma sida, är det lättare att navigera i problem när de uppstår snarare än i slutet av projektet.

Dra en sida från SCRUM-metodiken, det är en bra idé att ha dagliga stand-ups där lagen står i en cirkel och snabbt meddelar vad de jobbar med och vilka hinder som blockerar dem från att fortsätta med sina uppgifter.

Programvaruutvecklingsmetoden kallad SCRUM är en process för att slutföra komplicerade mjukvaruutvecklingscykler. Termen kommer från den australiensiska sporten av rugby där hela laget flyttar ner i fältet som en enhet snarare än som enskilda spelare. Om du inte är bekant med SCRUM, kolla in Scrum Alliance-webbplatsen.

Problemspårning för Office 365-implementering

Spårningsproblem som de uppstår är kritiska, och du behöver en process på plats. SharePoint är idealiskt vid spårning av problem, så du kanske vill använda en pilotimplementering av Office 365 som innehåller SharePoint Online för att spåra dina problem för din Office 365-implementering. Är inte den taktiken en tankebender?

E-poststrategier för implementering av Office 365

E-post spelar en mycket viktig roll i nästan alla organisationer. När du flyttar till Office 365 flyttar du ditt e-postsystem. E-post kan sprida sig i stor utsträckning och integreras i många olika vinklar och grunder i din infrastruktur.

Du vill se till att du gör en grundlig revision för att få reda på vilka system och applikationer som använder e-post och som du vill flytta till Office 365. Dessutom bör storleken på användarnas e-postlådor vara förstått och mängden e-post som ska migreras till Exchange Online (vilket är e-postdelen av Office 365).

Notera särskilt hur du använder SharePoint och hur SharePoint använder e-post. Om du är ny på SharePoint, är du ute efter en behandling eftersom du förstår hur produkten integreras med e-post.

Kontotillhandahållande och licensiering för Office 365-implementering

Den goda nyheten är att Office 365 är mycket flexibel i licensiering, användarutbud och administration. Med det sagt vill du dock planera ut antalet användare och de licensvillkor du behöver för din organisation.

Du kan välja att anta Office 365 på en gång eller som ett stegvis tillvägagångssätt genom att flytta en enda grupp till Office 365 som pilot. I båda fallen måste du förstå dina licenskrav så att du kan planera resurser och kostnader i enlighet därmed.

Övervägning av internetbredd för Office 365-implementering

Eftersom Office 365 bor i molnet och är tillgängligt via Internet måste din anslutning vara toppklassig. Din nätverksadministratör eller IT-konsult kan använda ett antal olika testverktyg för nätverksbandbredd så att du har förstahandsrapporter om hur mycket bandbredd du använder för närvarande i din organisation och hur flyttningen till molnet kommer att påverka användarna.

Programvaru- och maskinvaruinventeringar för Office 365-implementering

Det är viktigt att du genomför en revision av dina nuvarande programvaru- och hårdvaruresurser. Lyckligtvis har Microsoft ett verktyg tillgängligt för bara en sådan uppgift. Det kallas verktyget Microsoft Assessment and Planning (MAP), och det kan laddas ned genom att söka efter det i Microsoft Download Center.

Administratör och slutanvändarutbildning för Office 365-implementering

Som med något nytt system är träning ett obligatoriskt element. Office 365 har utformats med intuitiva användargränssnitt för både administratörer och slutanvändare, men utan träningsplan rullar du tärningarna.

Ett populärt och framgångsrikt tillvägagångssätt för träning när det gäller intuitiva mönster kallas träna tränaren. Tanken är att du investerar i formell träning för en kraftanvändare och då tar den användaren ut resten av företaget. Denna strategi är mycket kraftfull även för stora organisationer eftersom träningen vågar exponentiellt. När människor utbildas tränar de andra människor.

Migrationsbehov för implementering av Office 365

En av de största aspekterna av att flytta till Office 365 kommer att vara migrering av innehåll, inklusive brevlådor och annat innehåll. Den ideala situationen är att din organisation har bott under en sten och har inget dokumenthanteringssystem på plats eller anpassad portalfunktionalitet.

I detta scenario börjar du helt enkelt använda SharePoint i all sin ära och bada i effektiviteten och produktivitetsvinsterna i en modern portalmiljö.

Men chansen är att du redan har ett antal system på plats. Dessa system kan vara SharePoint, eller de kan vara en anpassad lösning. Under alla omständigheter måste du planera att migrera innehållet och funktionaliteten hos dessa system i Office 365.Den goda nyheten är att Office 365 definitivt är en produkt som är värt att spendera tid, ansträngningar och resurser i att anta.