Med Outlook-identiteter i Office 2011 för Mac-dummies

Outlook 2011for Mac har en särskild mapp i Mac OS X Finder som heter Office 2011 Identities . Precis som det låter innehåller den här specialmappen allt om dina Outlook-aktiviteter. Inne i mappen Office 2011 Identities lagrar Outlook en mapp för varje enskild identitet. Namnet på mappen är namnet på Identity.

Varje identitetsmapp lagrar ditt e-mail, kontoinformation, kalenderhändelser, uppgifter och anteckningar i en databas för varje identitet.

För Outlook 2011 är strukturen i en Identity-mapp helt ny. Outlook behandlar nu varje objekt inom en identitet som en diskret fil. Varje e-post, kalenderhändelse eller uppgift sparas som sin egen fil. Det betyder att Time Machine-säkerhetskopior för din identitet kan ta en bråkdel av en sekund i stället för flera minuter eller längre som det ibland gjorde i Entourage. Spotlight-sökning är mycket förbättrad som en fördelaktig bieffekt.

Som standard gör Outlook en identitet för dig som heter Huvudidentitet, som lagrar ditt första e-postkonto information. Det är en bra idé att lära dig var din identitetsmapp finns, om ingen annan anledning så att du vet att du inte vill radera eller flytta den. Använd Mac OS X Finder-programmet (på din Dock) för att navigera i ditt filsystem.

Tänk på att när du uppgraderar eller lägger till ett e-postkonto, kalender, uppgift eller anteckning, sparas informationen inom en identitet.

Dessa scenarier illustrerar tider när du har mer än en Identitet är önskvärd:

• Separering av e-postkonton för arbete och privatliv: Ditt arbete kan kräva att du har en IMAP-konto, ett Gmail-konto och ett Exchange-konto, men du vill behålla dina personliga e-postkonton, kontakter, uppgifter och anteckningar från att blanda in med dina affärsaktiviteter. Använd en identitet för arbete och en annan för ditt privatliv.

• Håll jobb oberoende: Kanske jobbar du två eller fler jobb och vill inte blanda mail, kalendrar och så vidare. Att göra en identitet för varje jobb kan hjälpa dig att hålla dina jobb från att korsas.

• Organisationsstöd: Om du tar hand om e-posten till en klubb eller organisation, skapa en separat identitet för att hålla det mailet segregerat.

• Särskild händelse: Om du hanterar en speciell händelse, som en konferens, ett webbseminarium eller ett sammankomster, kan du starta ett nytt identitets- och e-postkonto för evenemanget. Det är det perfekta sättet att hantera saker.