10 Gyllene regler för projektledning - dummies

När du börjar använda Project 2016 kan de vanliga ordspråk (eller aforism, axiom och förord) här hjälpa dig att återkalla grundläggande principer för projektledning. Tacka dem på din kontorsväg så att du kan granska dem hela arbetsdagen.

Rulla med det

Rullande vågplanering är ett utmärkt sätt att förenkla förvaltningen av ett projekt. Planera inte längre in i framtiden än vad du rimligen kan se - och planera inte mer i detalj än meningsfullt. När ett projekt först chartras, har du bara milstolpe datum. När du börjar förstå mer om projektet kan du definiera projektets livscykel och de nyckelleveranser som ska skapas i varje fas.

Bygg projektet i faser. Börja med de inledande faser och fyll i detaljerade uppgifter, sekvenser, resurser och varaktighet. Lämna de senare faserna på en hög detaljnivå; På det sättet får du mindre arbete att göra om senare uppgifter som helt enkelt inte kan förväntas i början av projektet. Du kommer också ha mindre behov av att manipulera baslinjen för de senare uppgifterna: Om uppgifterna är för långt i framtiden kommer deras tidskrav inte att matcha de resurser du ursprungligen ställde åt sidan för dem.

När det är tidigt i spelet, undvik dig att fördjupa dig i detaljer om framtida uppgifter. Projektet kan hjälpa dig med rullande vågplanering när du använder dessa funktioner i programmet:

• Nätverksdiagramvy: Hjälper dig att visualisera projektfaser grafiskt
• Tidslinje: Visar milstolpar, resultat och faser vid en hög nivå
• Uppgiftsexpansion och kollaps: Låter dig gömma eller visa projektfaser

Sätt dina ankor i rad

Innan du börjar skapa projektet, gör dina läxor. Om du inte har all information du behöver när du sätter dig ner vid datorn för att arbeta med Project, kommer du ständigt att stanna, midplan och sluta för att hitta informationen - inte ett effektivt sätt att arbeta.

Innan du sätter dig ner för att bygga ett projektschema, tänk på följande projektinformation:

• Verklighetskontroll av grundläggande förväntningar: Beroende på din erfarenhet av att hantera liknande projekt över tiden, bestämma om leveranser, budget, och preliminärt schema är inom förnuft. Bestäm om att diskutera förändringar i räckvidd och budget för att undvika ett projekt som är orealistiskt från början.
• Resursinformation: Om resursen är mänsklig, registrera resursens fullständiga namn, kontaktinformation, färdigheter, kostnad, schema, tidskonflikter, chefens namn och chefs kontaktinformation.För utrustning eller anläggningar, hitta dess tillgänglighet och kostnad.
• Teamstruktur: Bestäm om en lagmedlem spelar in alla andras framsteg eller alla resurser gör sin egen spårning. Bestäm vem som uppdaterar schemat när förändringar har gjorts, vem får kopior av vilka rapporter och vem som har tillgång till huvudschemat online.
• Förvaltningsförväntningar: Fråga om ledningen förväntar sig att istället se regelbundna grundrapporter eller en annan typ av rapport. Fråga hur, och vem, för att få budgetgodkännande vid olika faser i projektplaneringen och fråga om några intressegrupper måste kräva rapporter eller godkännande från flera källor.
• Företagspolicyer: Dessa dokument kan stava arbets- och övertidspolicyn, semesterkalender, avgifter för överliggande kostnader eller projektmarkeringar och dela (eller inte) information med kunder och leverantörer.

När du tänker på problemen i den här listan är du redo att sätta dig ner och börja skriva in information i ett projektprojekt. (Hör du ett eko här?)

Förvänta det oväntade

Du vet att han är där ute - Murphy och hans darn-lag föreskriver att allt som kan gå fel kommer gå fel. De flesta projekt, särskilt längre och mer komplexa projekt, är inte färdiga i tid eller på budget. Ditt jobb som projektledare är att planera så exakt som möjligt och då göra försiktiga justeringar när någon kastar en skiftnyckel i arbetet - och Project ger dig massor av verktyg för att göra det. Men bortom alla automatiska funktioner i Project kan du förutse förändring genom att helt enkelt planera för det.

Den kritiska sökvägen bestämmer projektets varaktighet. Varje klok projektledare bygger reservtid och fonder i sina projekt. När ett projekt går i veckan sen och $ 5 000 över budgeten vet bara projektledaren att det var fyra veckor senare och $ 25 000 kostnadskrävande än ursprungligen planerat, utan reservfallsreserv.

Lägg till beredskapsreserv före stora leveranser eller slut på en fas för att ta hänsyn till oväntade händelser. Du kan till och med lägga till en beredskapsuppgift och resursera den med Murphy.

Använd kostnadstypstypen (i stället för en arbets- eller materialresurs) för att lägga till en bestämd mängd reserver för beredskap till en uppgift eller fas.

Stäng inte av förrän i morgon …

Även om projekthanteringsprogrammet kan förenkla många aspekter av ditt arbetsliv blir de flesta som använder Project för första gången överväldigade av hur mycket tid de spenderar in och uppdaterar data. Dessa uppgifter kan säkert vara besvärliga, men belöningen från att mastera de automatiska uppdaterings- och rapporteringsfunktionerna i Project mer än gör det möjligt för alla arbeten som de uthärdar.

När det är möjligt, importera uppgifter från Outlook eller Excel till Project för att hjälpa till med snabb datainmatning i planeringsfasen.

Spåra så ofta du kan - minst en gång i veckan. Om du inte tenderar att spåra framsteg på ett projekt, kan du hamna bakom den proverbiala åtta bollen.Denna strategi sparar dig inte bara från att behöva komma in i ett berg av spårningsdata, men låter dig också - och ditt team - se status för projektet när som helst. På så sätt kan du snabbt upptäcka katastrofer närmar sig och göra förebyggande anpassningar.

Delegera, delegera, delegera

Undvik uppmaningen att försöka göra allt på ett projekt själv. Även om du skapar och underhåller projektfilen själv kan det tyckas att du får mer kontroll över resultatet, flyger solo i ett större projekt är nästan omöjligt (och möjligen ett heltidsjobb). Naturligtvis kan du inte tillåta dussintals människor att göra ändringar i planen, eftersom du riskerar att förlora spår av vem som gjorde vad och när. Men efter dessa få enkla metoder kan du konvertera några fingrar i projektkakan från skadliga till hjälpsamma:

• Ange en person som hanterar all data. Den här persons uppgift är att ange all spårningsdata i huvudfilen.
• Bryt projektet till några delprojekt och tilldela personer som du litar på att fungera som chefer för dessa delprojekt. Låt dem hantera egen spårning och justeringar, och montera sedan dessa projekt i ett mästerprojekt så att du kan övervaka den övergripande statusen.
• Ange enhetliga rutiner för laget framåt. Låt inte en teammedlem rapportera tid på ett interoffice-noteringsblad, en annan skickar din framsteg via e-post och andra registrerar sina arbetstimmar i tidskriften willy-nilly. Utarbeta en strategi som använder Projektfunktioner för att kommunicera konsekvent.

Du kan spåra framsteg på hög nivå, till exempel 25 procent, 50 procent, 75 procent och 100 procent.

Dokumentera det

De flesta har hört projektledningens varning "Täck dina antaganden", och Project hjälper dig att göra det enkelt. Använd dessa funktioner för att dokumentera detaljerna i projektet:

• Anteckningsområde: Använd det för både uppgifter och resurser för att göra en information om bakgrundsinformation, ändringar eller speciella problem.
• Rapporter: Anpassa dem för att inkludera all relevant information och hjälpa dokumenttrender och ändringar.
• Visuella rapporter: Använd den här nya funktionen för att måla bilden av projektstatus för visuellt orienterade intressenter.

Spara flera versioner av projektet, speciellt om du ändrar baslinjen i senare versioner. På så sätt har du ett register över varje steg i projektplaneringen för att hänvisa till när frågor uppstår på vägen.

Håll laget i loop

Följ dessa metoder för att hålla kommunikationskanaler öppna:

• Använd Projektfunktioner som integreras med Outlook eller andra e-postprogram. Använd dem för att skicka projektfiler eller andra typer av kommunikation.
• Uppdatera kommunikationshanteringsplanen. Dokument som behöver vilken information, när och hur ofta.
• Granska framsteg med gruppmedlemmar genom att regelbundet träffas personligen, via telefon eller via mötesprogram. Se till att alla teammedlemmar har den senaste versionen av Projektplanen att referera till under dessa möten.
• Visa WBS-koden (Work Breakdown Structure) på rapporter. Då kan du enkelt hänvisa till specifika uppgifter i stora projekt utan förvirring.

Mät framgång

När du påbörjar projektet borde du ha en uppfattning om vad som utgör framgång, och du borde veta hur man mäter den framgången. Du har hört den här: "Du kan få leveransen i tid, på budget eller gjort rätt. Välj två. "Framgång kan innebära att många mål uppnås, till exempel

• Kundtillfredsställelse
• Förvaltningsnöjdhet
• Mötesbudgetbegränsningar
• Att vara i tid

För att bestämma hur du mäter framgång, fråga dessa frågor: > Kommer framgång i budgeteringen att medföra att de ursprungliga uppskattningarna inte överstiger 10 procent?

• Kommer projektet att behandlas i tid om du arbetar med det beräknade antalet veckor minus en tvåmånadersperiod när du var i stånd för en facklig strejk eller är den totala arbetstiden mindre viktig än att träffa en viss tidsfrist?
• Hur mäter du kundtillfredsställelse?
• Innebär en framgångsrik produktlansering höga försäljningsuppgifter efter lanseringen, eller var projektet framgångsrikt bara för att du flyttade det ut genom dörren?
• Placera milstolpar i projektet som speglar uppnåendet av varje typ av framgång. När du når en, kan du klappa ditt lag på baksidan. Att veta vilken framgång som ser ut hjälper dig att motivera ditt lag att komma dit.

Håll en flexibel strategi

Det händer saker. Det har aldrig varit ett projekt som inte krävde boende för överraskningar under vägen. En bra projektledares uppmärksamhet är att hon är uppmärksam på dessa förändringar och gör anpassningar för att hantera dem snabbt.

Att göra justeringar för att ta emot dåliga nyheter är inte lätt. Det kan faktiskt vara svårt att leverera dåliga nyheter. Att undvika ett problem i projektet och hoppas att det helt enkelt kommer att försvinna har en otrevlig vana med snöbollning till ett ännu värre problem. Följande verktyg kan hjälpa dig att vara uppmärksam på förändringar och göra justeringar:

Alternativet Arbetskontur kan hjälpa dig att ändra konturen i arbetet till frontbelastning, bakåtbelastning eller på annat sätt ändra spridningen av arbetet under varaktigheten av arbetet uppgiften.

• Använd uppgiftsinspektionen för att se vad som kör en uppgift. Du kan leta efter alternativ som att lägga till resurser, ändra relationer för uppgiftsberoende och använda reserv.
• Slå på kritisk banformatering för att se projektets kritiska väg och spåra hur mycket som är kvar. Justera uppgifter för att effektivt utnyttja deras slarv kan hålla dig i schema i en kris.
• Lär dig av dina misstag

En bra present som Project erbjuder är möjligheten att titta tillbaka efter att ha genomfört ett projekt så att du kan lära av dina misstag. Du kan granska det ursprungliga schemat, och varje version efter det, för att se hur bra du uppskattade tid och pengar, och sedan räkna ut hur du gör det bättre.

Genom att använda projektets register kan du se trender för att ta reda på till exempel var du alltid saknar tidsåtgång, eller varför du alltid tillåter mycket för lite tid för marknadsundersökning och alldeles för mycket tid för frågor och svar.Kanske glömmer du alltid att budgetera för tillfällig hjälp under rushperioder, eller om du överbryggar tidigt när du behöver bara några personer.

Använd rikedom av information i Projektplaner för att utbilda dig själv på dina egna styrkor och svagheter som projektplanerare och chef och förbättra dina färdigheter med varje projekt du tar på.