Outlook 2013 Adressböcker - dummies

Outlook 2013 använder fortfarande flera olika adressböcker som verkligen ingår i Microsoft Exchange server. Adressböckerna har flera separata, oberoende listor över namn och e-postadresser - det är ganska förvirrande. Microsoft förenklade problemet med hantering av adressböcker i Outlook 2002 och senare versioner, men det hjälper inte om du använder Outlook på ett stort företagsnätverk.

Listan för Outlook-kontakter (vad du ser när du klickar på knappen Kontakter i navigeringsfältet) innehåller all slags personlig information, medan en adressbok (vad du ser när du klickar på knappen Till i ett nytt meddelande) fokuserar på bara e-postadresser.

En adressbok kan också hantera de nitty-gritty detaljerna om att faktiskt skicka ditt meddelande till personer i ditt företags e-postsystem, särskilt om det här systemet är Microsoft Exchange Server.

Här är nedgången på din mängd Adressböcker:

• Den globala adresslistan: Om du använder Outlook på ett företagsnätverk har listan Global Adress, som systemadministratören har, normalt namnen och e-postadresser till alla i ditt företag. Den globala adresslistan låter dig adressera ett e-postmeddelande till någon i ditt företag, utan att behöva leta upp e-postadressen.

• Kontaktadressens adressbok: Kontakteradressboken är e-postadresserna från listan Kontakter. Outlook fyller automatiskt i adressboken för kontakter så att du enkelt kan lägga till personer i ett meddelande som du skickar när du klickar på knappen Till.

• Ytterligare adressböcker: Om du skapar mappar för Outlook-kontakter blir dessa mappar också separata adressböcker. Systemadministratören kan också skapa ytterligare adressböcker, och om du kopplar Outlook till tjänster som LinkedIn kan dina LinkedIn-kontakter också visas som en separat adressbok.

Om du har tur får du aldrig se Adressboken. Alla adresser till alla de personer du någonsin skickar e-post till finns listade på den globala adresslistan som någon annan behåller, till exempel på ett företagsnätverk. Under dessa omständigheter är Outlook en dröm.

Du behöver inte veta vad en adressbok är mestadels - du skriver bara namnet på den person du skickar till dig i rutan Till i ett meddelande. Outlook kontrollerar namnet för stavning och tar hand om att skicka ditt meddelande. Du skulle svär att en liten psykisk vem vet precis vad du behöver liv inne i din dator.

Om din uncle Bob jobbar för ditt företag eller är en stamkund, är det dock tveksamt att hans e-postadress kommer att finnas i listan Global Adress.

Under mindre än idealiska förhållanden, när du försöker skicka ett meddelande, klagar Outlook antingen att det inte vet hur man skickar meddelandet eller kan inte ta reda på vem du pratar om. Då måste du röra med adressen.

Den här situationen sker endast när adressen inte finns i någon av adressböckerna eller är inte i en form som Outlook förstår. För dessa fall måste du antingen ange fullständig adress manuellt eller lägga till mottagarens namn och adress i din kontaktlista.