10 Nycklar till Använd teknik för att hantera småföretagsrekord - dummies

Småföretagare har överallt tagit om teknik för att hantera sina poster, oavsett om det är schemaläggning av möten, skapa korrespondens, registrera affärsverksamhet, bearbeta lön, spårningslista eller mer. Medan företag inte har gått "papperslösa" har de erkänt fördelarna med att använda teknik för att hålla organisationen. Om du fortfarande är kedjad för att använda papper kan det vara dags för dig att använda följande tio nycklar för att spola papperet med elektroniska filer.

Använd Outlook för att hålla reda på möten, uppgifter och projekt

Papperkalendern som går överallt du går är användbar, men har du försökt använda kalenderfunktionen i ett program? Med en datoriserad kalender kan du ange ett möte en gång och ställa in det för att repetera dagligen, veckovis, två gånger i veckan eller månadsvis, och du kan ställa in automatiska påminnelser - uppgifter som du inte kan göra på din papperskalender. Här är en annan bonus: Med programvara som Outlook kan alla dina medarbetare dela kalendrar.

Skanna visitkort och överföra information till Outlook-kontaktlistor

Är du trött på att behöva ploga dig genom din Rolodex eller en stor grupp visitkort för att hitta ett telefonnummer eller en e-postadress ? Tja, du kan gå bort från vilken version av denna mardröm du möter. Hur? Kör varje visitkort via en skanner som innehåller programvara för att konvertera informationen på kortet till kontaktlistan i Outlook. Då kan du hitta den information du söker med en Find-operation.

Konvertera dokument till Adobe. pdf-filer

MS Word har ett alternativ för att spara filer som. PDF-filer. Processen är smärtfri. Med ett öppet Word-dokument väljer du FileSave AsSave som typ och klickar på nedrullnings pilen längst till höger. Bläddra ner listan, markera PDF och klicka på Spara (bredvid Avbryt längst ner i rutan).

Vad är den stora affären om pdfs? Du behöver inte längre oroa dig för om någon har rätt version av programvaran för att läsa din fil. Alla datorer med Adobe Reader kan öppna alla. pdf-fil.

Du kan även skanna bokstäver, fakturor, annonser - alla dokument som passar din skanner - och spara dem som pdfs. Se bara till att du ställer in skannern till. pdf filtyp innan du skannar dokumentet.

Skapa mästare av dokument som används ofta

När du ofta använder i stort sett samma bokstav men med mindre ändringar, behåll en huvudfil av den på din dator.Sedan när du behöver dokumentet öppnar du ditt huvuddokument, gör ändringarna och skriver ut dokumentet. Kom ihåg att spara filen med ett annat filnamn så att mastern inte ändras.

Använd bokföringsprogram för att skapa fakturor och inköpsorder

Du behöver inte tumma genom arkivskåp som är fulla av fakturor eller inköpsorder längre. Använd bokföringsprogram som QuickBooks eller Sage 50 för att skapa dessa dokument. Det kan hända att du måste skriva ut och skicka dokument till en kund, men den faktiska filen kommer att förbli - inte i utrymmehöga arkivskåp - men på din dator där man hittar en faktura handlar det om att skriva några tangenttryckningar.

Automatisera tidskort, projekträkningar och löneförädling

Du kan ersätta stansning och bearbetning av tidskort med elektronisk klockning i och behandling av lönedel. Tänk på den sparade tiden och felen undviks. En arbetsgivare säger att hans företag sänkte löneförädling från 6 timmar till 45 minuter med hjälp av tidskortsprogram. Nu är det en stor prestation.

Och om trovärdighet är ett problem för ditt företag kan du köpa ett program som kräver att varje anställd lägger ett finger på en scanner när du börjar och slutar arbetstiden! Denna fingeravtryck låter som en sci-fi-film, eller hur?

Spåra inventeringen elektroniskt

Om ditt lilla företag involverar lager, är det bara tekniken att använda teknik. Programvaran för optisk teckenigenkänning (OCR) gör det möjligt för ditt företag att hålla en exakt lagerbokning, fylla order snabbare, skicka order utan problem och fakturera noggrant eftersom allt spåras av datorn. Du kan hantera alla dessa processer, med hjälp av etiketter och nummer på din datorskärm.

Spela in inköp och produktinformation om tillgångar i ett kalkylblad eller en databas

När du köper utrustning eller andra tillgångar registrerar du inköps- och produktinformationen i ett kalkylblad eller en databas. Med all information till hands kan du kontakta säljaren med eventuella problem eller snabbt räkna med dina tillgångar för ett finansiellt uttalande eller svara på en begäran om tillgångsinformation från banken.

Gör skatt tid en bit av kakan

När alla eller de flesta av dina poster finns på datorn, är det mycket enklare och mer exakt att förbereda skatter än att överföra data från en papperskopia till datorn.

Med alla dina fakturor eller inköpsorder i ett bokföringsprogram, kör du bara en rapport och -voila! -programvaran ger dig summan av fakturor eller inköpsorder för året. Detsamma gäller löneförteckning, inventering och tillgångar. Du kan hämta allt du systematiskt har lagrat på datorn när du behöver det.

Säkerhetskopiera filer

En extra fördel med att använda teknik för att hantera dina småföretagsposter är att du kan säkerhetskopiera dem - spara dem till en dator på en annan plats eller en flash-enhet, till exempel.

Varför är det så viktigt? Den mest värdefulla datorns tillgång är de uppgifter den innehåller. Håll en extra kopia av den data så att du aldrig står inför missnöje för borttappade poster.Du får sällan varsel om att inbrottstjänsten kommer att stjäla din dator, en eld kommer att smälta den, eller det kommer bara att dö.