Hem Sociala medier 10 Nycklar till Använd teknik för att hantera småföretagsrekord - dummies

10 Nycklar till Använd teknik för att hantera småföretagsrekord - dummies

Innehållsförteckning:

Video: Föreläsning i Västerås 2019 - Sverige håller på att vakna! 2025

Video: Föreläsning i Västerås 2019 - Sverige håller på att vakna! 2025
Anonim

Småföretagare har överallt tagit om teknik för att hantera sina poster, oavsett om det är schemaläggning av möten, skapa korrespondens, registrera affärsverksamhet, bearbeta lön, spårningslista eller mer. Medan företag inte har gått "papperslösa" har de erkänt fördelarna med att använda teknik för att hålla organisationen. Om du fortfarande är kedjad för att använda papper kan det vara dags för dig att använda följande tio nycklar för att spola papperet med elektroniska filer.

Använd Outlook för att hålla reda på möten, uppgifter och projekt

Papperkalendern som går överallt du går är användbar, men har du försökt använda kalenderfunktionen i ett program? Med en datoriserad kalender kan du ange ett möte en gång och ställa in det för att repetera dagligen, veckovis, två gånger i veckan eller månadsvis, och du kan ställa in automatiska påminnelser - uppgifter som du inte kan göra på din papperskalender. Här är en annan bonus: Med programvara som Outlook kan alla dina medarbetare dela kalendrar.

Skanna visitkort och överföra information till Outlook-kontaktlistor

Är du trött på att behöva ploga dig genom din Rolodex eller en stor grupp visitkort för att hitta ett telefonnummer eller en e-postadress ? Tja, du kan gå bort från vilken version av denna mardröm du möter. Hur? Kör varje visitkort via en skanner som innehåller programvara för att konvertera informationen på kortet till kontaktlistan i Outlook. Då kan du hitta den information du söker med en Find-operation.

Konvertera dokument till Adobe. pdf-filer

MS Word har ett alternativ för att spara filer som. PDF-filer. Processen är smärtfri. Med ett öppet Word-dokument väljer du FileSave AsSave som typ och klickar på nedrullnings pilen längst till höger. Bläddra ner listan, markera PDF och klicka på Spara (bredvid Avbryt längst ner i rutan).

Vad är den stora affären om pdfs? Du behöver inte längre oroa dig för om någon har rätt version av programvaran för att läsa din fil. Alla datorer med Adobe Reader kan öppna alla. pdf-fil.

Du kan även skanna bokstäver, fakturor, annonser - alla dokument som passar din skanner - och spara dem som pdfs. Se bara till att du ställer in skannern till. pdf filtyp innan du skannar dokumentet.

Skapa mästare av dokument som används ofta

När du ofta använder i stort sett samma bokstav men med mindre ändringar, behåll en huvudfil av den på din dator.Sedan när du behöver dokumentet öppnar du ditt huvuddokument, gör ändringarna och skriver ut dokumentet. Kom ihåg att spara filen med ett annat filnamn så att mastern inte ändras.

Använd bokföringsprogram för att skapa fakturor och inköpsorder

Du behöver inte tumma genom arkivskåp som är fulla av fakturor eller inköpsorder längre. Använd bokföringsprogram som QuickBooks eller Sage 50 för att skapa dessa dokument. Det kan hända att du måste skriva ut och skicka dokument till en kund, men den faktiska filen kommer att förbli - inte i utrymmehöga arkivskåp - men på din dator där man hittar en faktura handlar det om att skriva några tangenttryckningar.

Automatisera tidskort, projekträkningar och löneförädling

Du kan ersätta stansning och bearbetning av tidskort med elektronisk klockning i och behandling av lönedel. Tänk på den sparade tiden och felen undviks. En arbetsgivare säger att hans företag sänkte löneförädling från 6 timmar till 45 minuter med hjälp av tidskortsprogram. Nu är det en stor prestation.

Och om trovärdighet är ett problem för ditt företag kan du köpa ett program som kräver att varje anställd lägger ett finger på en scanner när du börjar och slutar arbetstiden! Denna fingeravtryck låter som en sci-fi-film, eller hur?

Spåra inventeringen elektroniskt

Om ditt lilla företag involverar lager, är det bara tekniken att använda teknik. Programvaran för optisk teckenigenkänning (OCR) gör det möjligt för ditt företag att hålla en exakt lagerbokning, fylla order snabbare, skicka order utan problem och fakturera noggrant eftersom allt spåras av datorn. Du kan hantera alla dessa processer, med hjälp av etiketter och nummer på din datorskärm.

Spela in inköp och produktinformation om tillgångar i ett kalkylblad eller en databas

När du köper utrustning eller andra tillgångar registrerar du inköps- och produktinformationen i ett kalkylblad eller en databas. Med all information till hands kan du kontakta säljaren med eventuella problem eller snabbt räkna med dina tillgångar för ett finansiellt uttalande eller svara på en begäran om tillgångsinformation från banken.

Gör skatt tid en bit av kakan

När alla eller de flesta av dina poster finns på datorn, är det mycket enklare och mer exakt att förbereda skatter än att överföra data från en papperskopia till datorn.

Med alla dina fakturor eller inköpsorder i ett bokföringsprogram, kör du bara en rapport och -voila! -programvaran ger dig summan av fakturor eller inköpsorder för året. Detsamma gäller löneförteckning, inventering och tillgångar. Du kan hämta allt du systematiskt har lagrat på datorn när du behöver det.

Säkerhetskopiera filer

En extra fördel med att använda teknik för att hantera dina småföretagsposter är att du kan säkerhetskopiera dem - spara dem till en dator på en annan plats eller en flash-enhet, till exempel.

Varför är det så viktigt? Den mest värdefulla datorns tillgång är de uppgifter den innehåller. Håll en extra kopia av den data så att du aldrig står inför missnöje för borttappade poster.Du får sällan varsel om att inbrottstjänsten kommer att stjäla din dator, en eld kommer att smälta den, eller det kommer bara att dö.

10 Nycklar till Använd teknik för att hantera småföretagsrekord - dummies

Redaktörens val

Vad är en Java-karta? - dummies

Vad är en Java-karta? - dummies

Arrays och specialiserade listor gör det möjligt att utföra en fantastisk uppsättning uppgifter med Java. Det finns dock situationer där en Java-applikation behöver något som är mer relaterat till en databas, utan att egentligen ha allt databasbagage (som att behöva köpa en separat applikation). Till exempel kanske du vill kunna ...

Några få saker om Java Math - dummies

Några få saker om Java Math - dummies

Tro det eller inte, datorer - även de mest kraftfulla - Ha vissa begränsningar när det gäller att utföra matematiska beräkningar. Dessa begränsningar är vanligtvis obetydliga, men ibland slår de sig och biter på dig. Här är de saker du behöver se upp för när du gör matte i Java. Helhetsflöde Det grundläggande problemet ...

Vad är recursion i Java Programmering? - dummies

Vad är recursion i Java Programmering? - dummies

Rekursion är en grundläggande programmeringsteknik som du kan använda i Java, där en metod kallar sig för att lösa ett problem. En metod som använder denna teknik är rekursiv. Många programmeringsproblem kan lösas endast genom rekursion, och vissa problem som kan lösas med andra tekniker löses bättre genom rekursion. En av ...

Redaktörens val

4 Måste-inkludera i din blogg sidobardesign - dummies

4 Måste-inkludera i din blogg sidobardesign - dummies

Din bloggens sidofält är viktig fastighet som bör innehålla de element du vill ha mest. När du utformar din blogg sidofält kan du dra från en nästan oändlig lista över sidospårelement. Genom att välja noggrant vad som ska inkluderas (och vad som inte ska inkluderas) kan du ställa in din blogg från andra.

5 Användbara Wordpress Plugins - dummies

5 Användbara Wordpress Plugins - dummies

Om du bloggar på en självhävd plattform med WordPress-programvara, är det dags att anpassa din blogg med plug-ins - programvara som kan "anslutas" till din befintliga WordPress bloggprogramvara. Plug-ins gör det möjligt för dig att göra allt från funktionsbildspel i dina blogginlägg för att ansluta sociala medier till din webbplats. Här är fem användbara ...

7 Sätt att erövra Writer's Block som en Blogger - dummies

7 Sätt att erövra Writer's Block som en Blogger - dummies

Varje bloggare möter författarens block i ett tid eller annan. Om du är den typ av bloggare som sköter innehåll varje dag, kan författarens block vara stäverande. Kan du inte ta en paus för att få ditt skrivande mojo tillbaka? Prova en (eller flera) av dessa sju sätt att slå författarens block för att få dig tillbaka ...

Redaktörens val

10 Stora elektronikkomponentkällor - dummies

10 Stora elektronikkomponentkällor - dummies

Letar du efter några bra källor till dina elektroniska delar? Denna lista ger dig några fleråriga favoriter, både inom och utanför Nordamerika. Denna lista är inte uttömmande. Du hittar bokstavligen tusentals specialutbud för ny och begagnad elektronik. Plus, Amazon och eBay ger virtuella marknadsplatser för alla sorters säljare - ...

Elektronik Basics: Resistance - dummies

Elektronik Basics: Resistance - dummies

I elektronikvärlden är motståndet inte meningslöst. Faktum är att motstånd kan vara mycket användbart. Utan motstånd skulle elektronik inte vara möjligt. Elektronik handlar om att manipulera strömmen av ström, och ett av de mest grundläggande sätten att manipulera strömmen är att minska det genom resistans. Utan motstånd strömmar strömmen oreglerad och där ...

Digital elektronik: Så här installerar du BASIC Stamp Editor och Anslut till Stämpeldummorna

Digital elektronik: Så här installerar du BASIC Stamp Editor och Anslut till Stämpeldummorna

För att berätta för BASIC Stamp vad du vill göra i ditt digitala elektronikprojekt måste du programmera det. BASIC Stamp Windows Editor är den programvara som du använder på din dator för att skapa program som kan laddas ner till en BASIC Stamp-mikrokontroller. Denna programvara är tillgänglig gratis från Parallax webbplats. ...