10 Tecken Det är dags att flytta till Office 365 - dummies

Cloud Business är ett bra företag för Microsoft mellan Microsoft Azure, Microsoft Dynamics CRM och Office 365. Det är dags att flytta till Office 365. Här är de tio bästa anledningarna till varför.

Ditt lag tycker om att samarbeta

Moln och samarbete är en match gjord i himlen. Med hjälp av samarbetsverktyg som är värd i molnet kan du och dina kollegor göra ändringar samtidigt till ett dokument online.

I Office 365 är medforfattande en given för dokument som sparas i OneDrive for Business och SharePoint Online. Det finns något magiskt om att arbeta på ett dokument med gruppmedlemmar och att automatiskt se deras redigeringar visas på din skärm i realtid. I den nya världen av Office 365-samarbetet är dokumentet du jobbar med den senaste versionen.

Versionshistoriken är aktiverad som standard i SharePoint Online, så om du någonsin behöver återställa en äldre version av ett dokument, krävs bara några få musklick. Du kan också ställa in ditt dokumentbibliotek på ett sådant sätt att endast en person i taget kan redigera dokumentet utan att blockera andra från att visa en skrivskyddad kopia av filen.

Dina medarbetare är Facebook-vänner

Om du på något sätt finner ut att två eller flera av dina anställda är Facebook-vänner, så vet du att det är dags att ta med sociala nätverk till din organisation. Ge dina medarbetare möjlighet att använda Yammers sociala förmåga i Office 365 för att få information, dela med sig av bästa praxis, idéer om folkmassa, ha meningsfulla interaktioner och hålla kontakten med sina kollegor - allt inom ramen för företagets säkra virtuella väggar.

Du är IT-avdelningen

Företagstora företag spenderar mycket pengar på att köpa, installera, konfigurera, underhålla och uppgradera sin IT-infrastruktur. Dessutom finns det mjuka kostnader för att motivera dessa inköp av IT-infrastruktur, till exempel

• Skriva affärsärendet
• "Sälja" förslaget till förvaltningen
• Skicka ut ansökningsförfrågningar till potentiella leverantörer > Granskning och vetting av mottagna bud
• Val och kontrakt med de valda leverantörerna
• Office 365 sparar dig från alla dessa problem. Högutbildade ingenjörer arbetar och är tillgängliga "dygnet runt för att säkerställa att dina Exchange, SharePoint och Skype for Business-tjänster är igång så att du inte behöver oroa dig för det.

Dina e-postmeddelanden fick (nästan) obliterated

Office 365 är vaktmästare för dina e-postuppgifter i Exchange Online. Oavsett om dina uppgifter är mycket konfidentiella eller lågprioriterade lagras, säkerhetskopieras, kopieras och skyddas i överflödiga datacenter som finns tillgängliga var som helst där det finns en Internetanslutning.Med ett 99,99 procent uppehållsavtal med ekonomiskt stödda servicenivåer vet du att Microsoft är bättre placerad för att hjälpa dig att undvika affärsavbrott på grund av en felaktig intern e-postserver än du eller ditt IT-team.

Så vänta inte tills det händer igen - gå till Office 365 nu innan en e-katastrof orsakar arbetsstopp och missnöje från kunder.

Du älskar video på begäran

Office 365 är din "on-demand" cloud computing service provider. Det innebär att du bara betalar för den kapacitet du behöver vid en given period. Om du behöver 100 användarkonton under högsäsong i verksamheten betalar du för de 100 kontona. Under de magra månaderna då du bara behöver 10 användarkonton behöver du bara betala för de 10.

Du behöver inte ägna infrastrukturen med kapacitet som är bra för 100 användare hela tiden. Det är som att betala för mätningar som du gör för el och vatten.

Du är en Tree Hugger (eller Wannabe)

Om du prenumererar på Office 365 kommer du att göra miljön till en fördel genom att minska företagets energiförbrukning från onödig hårdvara, eliminering av förpackningar, jordnötter och bubbla från förpackad programvara och göra borta papperstryck, eftersom ditt innehåll nu kan delas i full trovärdighet i molnet.

Du säger inte "nej" till möjligheter

Även om det kan vara sant att framgång till stor del beror på tur, så är det också sant att ju hårdare du jobbar desto lyckligare får du. Med Office 365 behöver du inte arbeta hårdare, bara smartare!

Till exempel, säg att du är på semester i en avlägsen by i Asien när du träffar någon som är intresserad av att investera i ditt startföretag. Du lämnade avsiktligt din bärbara dator hemma, så du börjar bli panik vid tanken på ett förlorat tillfälle. Då kommer du ihåg att alla dina demonstrationer och presentationer sparas i ditt OneDrive for Business-konto. Du kopplar av och går över med din potentiella investerare till närmaste internetkafé och genomför en improviserad presentation. Platsen fungerar och du har nu en ny partner!

Du vill ha webbkonferens Som chefen

Webkonferenser är inte nya för företaget - tekniken har visat sig vara en riktig tidsbesparande och kostnadsreducerande. Samma teknik som de stora pistolerna använder är nu tillgänglig för icke-företagande företag till en överkomlig kostnad genom Skype for Business i Office 365. Du behöver inte investera i dyr utrustning eller anställa en IT-personal för att genomföra effektiv högkvalitativ, högupplösta webkonferenser. Tjänsten är inbyggd, den fungerar, och den är jättebra.

Med Skype for Business kan du börja med en chat-session med en medarbetare, lägga till röst i sessionen, bjuda in fler personer till konversationen, konvertera sessionen till en webbkonferens, dela skärm, whiteboard, utföra en undersökning, och i god ordning registrera webbkonferensen. Webkonferenslösningen möjliggör högupplösta videofunktioner, genom att använda webcams med hylla med en upplösningsdisplay som anpassar sig till att din internetanslutning och avtagning avtar.

Du är orolig över en förlorad telefon

Med hantering av mobila enheter (MDM) i Office 365 och Intune behöver du aldrig gå igenom den spänningen igen. Med MDM, ta med egna enheter (BOYD) har säkerhetspolicies verkställts för att säkerställa överensstämmelse med företagspolicyer. Din IT-avdelning kan fjärrtorka all data på enheten, låsa den och återställa lösenordet i händelse av förlust eller stöld.

Du vill inte vara nästa hackande offer

Du kan skydda dina data med Office 365 med inbyggda, integrerade säkerhets- och överensstämmelsestjänster över applikationer och enheter. Flerfaktorautentisering, förebyggande av dataförlust, Anti-Spam, Anti-Virus, Advanced Threat Protection och Encryption är bara början på berättelsen.

Kryptering i Office 365 kommer i två lager: från servicenivån (Microsoft hanterar detta) och från den del där du, kunden, kontrollerar.

På tjänstenivåsidan, när dina data sitter eller "i vila" i Office 365-datacentraler, krypteras de så även om det är osannolikt att en hackare får tillgång till data kommer alla hackersyn att förvrängas, oläslig text.

Microsoft har också en sofistikerad dataskyddstjänst som kallas Fort Knox. "Till exempel, säg att du har ett finansiellt dokument. När du sparar det dokumentet i molnet är det faktiskt uppdelat i små delar (64 KB vardera). Var och en av de små delarna krypteras sedan med sin egen nyckel och lagras på separata platser, och på varje plats krypteras delarna med ytterligare en uppsättning nycklar. Slutligen kombineras alla dessa olika uppsättningar nycklar och återigen krypteras med en annan nyckel. Så kort sagt, det är många nycklar och brutna upp data som en hacker måste hacka.

Från ditt slut som kund finns en mängd alternativ tillgängliga för att förhindra förlust av data. Du kan endast säkra dina SharePoint-webbplatser och OneDrive-mappar till vissa personer, du kan ställa in dina e-postmeddelanden så att de inte kan vidarebefordras, kopieras eller skrivas ut och mycket mer.

Det finns många Microsoft-partners som kan hjälpa dig att flytta ditt företag till molnet, inklusive den här författarens egna företag: Reed Technology Services. Tveka inte att nå ut till dem - de skulle vara mer än glada att hjälpa dig i din molntur.