10 Tips för att förbättra ditt kassaflöde med Xero dummies

Kontanter är avgörande för överlevnaden av ett företag och Xero kan användas för att spåra det. Kontanter måste flöda i verksamheten, så verksamheten har pengar att betala för allmänna kostnader som hyra, löner och lager. Här är tio bästa tips för att säkerställa att du använder Xero effektivt för att kontanter ska kunna rinna in i företagets bankkonton.

Förena regelbundna bankkonton

För att säkerställa att Xero-instrumentpaneler och rapporter är korrekta och aktuella, gör det vanligt att ofta kombinera bankkonton. Med snabb information kan du vara säker på att rapporter om utestående fakturor är korrekta och i stånd att kommunicera med kunden s omedelbart. Alternativet väntar på att kontrollera kvitton på alla pengar som kommer in i verksamheten innan du börjar jaga kunden för betalning.

Håll flikar på förväntat kassaflöde i verksamheten

På Dashboard i Xero är Fakturor till Du-instrumentbrädan som sammanfattar aktuell kundfordran och innehåller ett diagram. Du kan snabbt klicka igenom för att fastställa värdet av utestående fakturor, aktuella och utkastsfakturor, och borra ner för att se detaljerna på försäljningspanelen. En gång på försäljningspanelen kan du klicka på rutan i kolumnen Förväntad datum och lägga till anteckningar och uppdatera det förväntade fakturadatumet.

Anpassa Xero-fakturor

Xero-fakturor bör anpassas för att inkludera dina bankuppgifter och betalningsvillkor. Det gör det enkelt för kunderna att betala dig. Din betalnings gateway-information kan också läggas till i fakturan via fakturamärket. Skriv ut en kopia av din faktura och visuellt kontrollera att det är enkelt för kunderna att fastställa hur de ska betala verksamheten.

Skicka ut Xero-fakturor omedelbart

Fakturor kan mailas från Xero Sales-området (eller någon mobil enhet), vilket sparar kostnaden för ett frimärke och tiden för att skicka fakturan till den vanliga betalningsförfarandet. ofta några dagar om du hade använt postlåda.

När du skickar en faktura via Xero har du möjlighet att skicka den som en PDF via Xero-nätverket och som en online-länk. En klient kan hämta PDF-filen, skära ner ett träd, skriva ut det och skicka det - boo! Eller de kan spara PDF-filen på sin dator och se till att de har ett regelbundet back-up-system på plats.

Om de är en ultralätt Xero-användare som dig, kan de minimera datainmatning genom att ansluta till ditt Xero-system och kvitto fakturan direkt i sina konton som en formulär. Klienten kan klicka på en hyperlänk som genereras automatiskt i fakturan du skickade dem och se fakturan online.När de klickar du på länken den gröna kryssningen mot fakturan på din Försäljningsdashboard mörknar så att du vet att de har sett den. Läckra, hej?

Engagera med mobilteknik

Installera Xero-appen på din iPhone och fira molnet genom fakturering medan du är på vägen. Ju snabbare fakturan utfärdas, desto snabbare betalas den och snabbare kontanter kvittas av banken.

Skicka Xero-utlåtanden i slutet av månaden

Med några få klick via kontrollpanelen Xero Sales kan aktiviteter och utestående uttalanden som sammanfogar kundfakturor enkelt skickas till kunder som har enastående saldon.

Granska din åldersfordran rapport

Rapporten Åldersfordringar finns på Xeros rapporteringspanel och listar alla fordringar per kund och månad. Du kan klicka på data för att avslöja ytterligare detaljer om fakturan och kunden.

Granska rapporten Kontantposition

Inom Xeros sammanfattningsrapport kan du komma åt en kontantpositionsrapport. Det första informationsblocket i denna rapport är en enkel översikt över företagets kassa situation: Kontant mottaget, Kontantutnyttjat, Kontantöverskott (underskott) och Slutande bankbalans.

Positiva variationer markeras grönt och negativa variationer markeras röda. Detta är en översikt över företagets kassaposition på hög nivå, och det kan leda till att du gräver djupare i detaljer om det behövs.

Kontoställningsrapporten hjälper dig också att förstå detaljerna bakom företagets netto kontantrörelse. Genom att hålla dig informerad om ditt företags rörelseförflyttning har du bättre möjligheter att fatta proaktiva beslut, som att försena utgifterna om kassaflödet är långsamt.

Håll även ett öga på Total Cash In och Out-fältdiagrammet på hemdashboardet, vilket lyfter fram de senaste sex månaderna kontantrörelser.

Fira den samarbetande naturen i molnet

Ge en virtuell lagmedlem eller konsult tillträde till din Xero-fil och de kan jaga utestående räkningar och uppdatera kundrekord på distans.

Investera i en tilläggslösning för att samla in skuld

Låt inte kunder behandla dig som en bank. Investera i en av Xeros tilläggslösningar för skuldspårning som Debtor Daddy, Satago, Chaser eller Late Fee Manager. Dessa erbjuder en mängd olika funktioner, inklusive påminnelser om påminnelser innan en faktura förfaller, automatiska e-postpåminnelser som följer upp sena betalningar och möjligheten att skicka textmeddelanden, tillämpa sena avgifter, serviceavgifter eller ränta på fakturor.