10 Tips för visuellt analysera och presentera data i Excel - dummies

Här är några konkreta förslag om hur du bättre kan använda diagram som dataanalysverktyg i Excel och hur du kan använda diagram för att mer effektivt kommunicera resultaten av den dataanalys du gör.

Använd rätt diagramtyp

Vad många människor inte inser är att du endast kan göra fem data jämförelser i Excel-diagram.

Jämförelse	Beskrivning	Exempel
Del till helhet	Jämför enskilda värden med summan av dessa värden.	Jämför försäljningen som genereras av enskilda produkter med den totala försäljningen som ett företag åtnjuter.
Hela helheten	Jämför enskilda datavärden och uppsättningar av datavärden (eller vad Excel samlar dataserier ) till varandra.	Jämför försäljningsintäkterna för olika företag i din bransch.
Tidsserie	Visar hur värden förändras över tiden.	Ett diagram som visar försäljningsintäkter under de senaste 5 åren eller vinsten under de senaste 12 månaderna.
Korrelation	Titta på olika dataserier i ett försök att utforska korrelation eller associering mellan dataserierna.	Jämför information om antalet barn i skolåldern med försäljning av leksaker.
Geografisk	Titta på data värden med en geografisk karta.	Undersök försäljning per land med en karta över världen.

Om du bestämmer eller kan ta reda på vilken data jämförelse du vill göra, är det mycket enkelt att välja rätt kartortyp:

• Pie, donut eller område: Använd för > del-till-hela data jämförelse. Bar, cylinder, kotte eller pyramid:

• Används för en hel-till-hela data jämförelse. Linje eller kolumn:

• Använd för en tidsserie datas jämförelse. Scatter eller bubbla:

• Använd för en korrelation datakompensation i Excel.

  Yta:

• Används för en geografisk datasammanställning. Använd ditt kartmeddelande som diagramtitel

Diagramtitlar används vanligtvis för att identifiera organisationen som du presenterar information för eller kanske identifierar de viktigaste dataserierna som du tillämpar i ett diagram. Ett bättre och effektivare sätt att använda diagramtiteln är att göra det till en kort sammanfattning av meddelandet som du vill att diagrammet ska kommunicera med.

Akta dig för cirkeldiagram

Kakediagram är mycket sämre verktyg för att visuellt förstå data och för visuell kommunikation av kvantitativ information.

Nästan alltid visas information som visas i ett cirkeldiagram bättre i en enkel tabell.

Kakediagram har flera försvagande svagheter:

Du är begränsad till att arbeta med en mycket liten uppsättning siffror.

• Kakediagram är inte visuellt exakta.

• Med cirkeldiagram är du begränsad till en enda dataserie.

• Överväg att använda pivotdiagram för små datasatser

För små dataset kan pivotdiagrammen fungera mycket bra. Det viktigaste att komma ihåg är att ett pivotdiagram, i praktiken, gör det möjligt att plotta endast några rader av data.

Om du skapar en tvär tabulering som endast visar några rader data, kan du prova ett pivotdiagram. Här är en cross-tabulering i en pivot

tabell -form. Här är en cross-tabulering i en pivot

diagram form. För många människor visar den grafiska presentationen här trenderna i underliggande data snabbare, bekvämare och mer effektivt. Undvik 3-D-diagram

Problemet med 3-är att den extra dimensionen eller illusionen av djupet minskar den visuella precisionen i diagrammet. Med ett 3-D-diagram kan du inte så enkelt eller exakt mäta eller utvärdera de plottade data.

Här är ett enkelt kolumnschema.

Här är samma information i ett 3-D kolumnschema. Om du tittar noggrant på dessa två diagram kan du se att det är mycket svårare att exakt jämföra de två dataserierna i 3-D-diagrammet och verkligen se vilka underliggande datavärden som ritas.

Diagrammen blir ofta alltför lättrörda med utmanande och förvirrande information.

Använd aldrig 3-D-cirkeldiagram

Piediagram är verkligen svaga verktyg för visualisering, analys och visuell kommunikation. Att lägga till en tredje dimension i ett diagram minskar ytterligare precision och användbarhet. När du kombinerar svagheten i ett cirkeldiagram med felaktigheten och precisionen av tredimensionell, får du något som vanligtvis är vilseledande.

Var medveten om fantomdata markörerna

A

fantomdata markör är något extra visuellt element på ett diagram som överdriver eller vilseleder kartvisaren. Här är ett dumt litet kolumnschema som skapades för att plotta äppleproduktionen i delstaten Washington. Observera att diagramlegenden, som visas till höger om plottområdet, ser ut som en annan dataparkör. Det är i huvudsak en fantomdatormarkör som överdriver trenden i äppleproduktionen.

Använd logaritmisk skalning

Med logaritmisk skalning av din värdeaxel kan du jämföra den relativa förändringen i dataserivärden. Detta linjediagram använder inte logaritmisk skalning av värdesaxeln.

Detta är samma information i samma diagramtyp och undertyp, men skalan av värdesaxeln ändrades för att använda logaritmisk skalning.

För att berätta för Excel att du vill använda logaritmisk skalning av värdesaxeln, följ dessa steg:

Högerklicka på värdet (Y) -axeln och välj sedan kommandot Formataxel från genvägsmenyn som visas.

1. När dialogrutan Formataxel visas, välj alternativet Axelalternativ i listrutan.

2. För att berätta för Excel att använda logaritmisk skalning av värdet (Y) -axeln, välj bara kryssrutan Logaritmisk skala och klicka sedan på OK.

3. Glöm inte att experimentera

De förslag du finansierar här är riktigt bra riktlinjer att använda.Men du borde experimentera med dina visuella presentationer av data. Ibland genom att titta på data på något funky, wacky, visuellt sätt får du insikter som du annars skulle missa.

Om du regelbundet använder diagram och grafer för att analysera information eller om du regelbundet presenterar sådan information för andra i din organisation, kommer behandlingen av en eller flera av dessa böcker att gynna dig.