11 Saker att göra om ditt icke-onlinekonto inte balanserar i QuickBooks 2016 - dummies

Här är några förslag om att förena ett konto när du har problem i QuickBooks. Om du sitter framför datorn, vrider du i händerna, försök tipsen i det här avsnittet:

• Se till att du arbetar med rätt konto. Låter dumt eller hur? Om du har flera bankkonton är det dock lätt att sluta på fel konto. Så fortsätt och bekräfta till exempel att du försöker förena ditt kontot hos Mammoth International Bank genom att använda kontoutdraget Mammoth International Bank.

• Leta efter transaktioner som banken har spelat in men du har inte det. Gå igenom kontoutdraget för att se till att du registrerade varje transaktion som din bank har spelat in. Du kan enkelt förbise kontantuttag, specialavgifter eller serviceavgifter (till exempel avgifter för checkar eller ditt kassaskåp), automatiska uttag, direkta insättningar och så vidare.

  Om skillnaden är positiv - det vill säga banken anser att du har mindre pengar än du tror att du borde ha - du kan sakna en uttagstransaktion. Om skillnaden är negativ kan du sakna en insättningstransaktion.

• Leta efter omvända transaktioner. Det här är en knepig fråga: Om du av misstag anger en transaktion bakåt - En insättning som ett uttag eller ett uttag som en insättning - Ditt konto balanserar inte. Och felet kan vara svårt att hitta. Fönstret Försona visar alla korrekta transaktioner, men ett transaktionsbelopp visas på fellistan. (Beloppet visas i listan Insättningar och Övriga krediter när det hörs i listan Checkar och betalningar eller vice versa.) Kontrollen du skrev till Acme Housewreckers för rivning av din carport visas i listan Insättningar och andra krediter, för exempel.

• Leta efter en transaktion som är lika med hälften av skillnaden. Ett enkelt sätt att hitta transaktionen som du angav bakåt - om du bara har en - är att leta efter en transaktion som är lika med hälften av oförenlig skillnad. Om skillnaden är $ 200, kan du till exempel ha angett en insättning på $ 100 som ett uttag eller en återbetalning på $ 100 som en insättning.

• Leta efter en transaktion som är lika med skillnaden. Det här är en uppenbar punkt: Om skillnaden mellan bankens poster och din motsvarar en av transaktionerna i ditt register, kan du ha felaktigt markerat transaktionen som rensad eller felaktigt lämnad transaktionen omarkerad (visas som ocleared).Kanske var det för uppenbart. Naaaah.

• Kontrollera omräknade nummer. Transponerade siffror är flip-flopped siffror. Till exempel anger du $ 45. 89 som $ 48. 59. Dessa kalkoner orsakar alltid huvudvärk för revisorer och bokförare. Om du tittar på siffrorna är det ofta svårt att upptäcka ett fel eftersom siffrorna är desamma. Till exempel när du jämför en checkbelopp på $ 45. 89 i ditt register med en check för $ 48. 59 visas i ditt kontoutdrag, visar båda kontrollbeloppen samma siffror: 4, 5, 8 och 9. De visar bara dem i en annan ordning.

  Omräknade siffror är svåra att hitta, men här är ett knep som du kan försöka: Dela skillnaden som visas i fönstret Försona med 9. Om resultatet är ett jämnt antal dollar eller cent är chansen bra att du har införlivat nummer någonstans.

• Använd knappen Åtgärda skillnader. Dialogrutan som visas nedan innehåller en lokaliserad skillnadsknapp, som du kan klicka för att visa en annan dialogruta som skriver ut rapporter som kan hjälpa dig att förena ditt konto. I synnerhet låter dialogrutan visa en rapport om ändringar som gjorts till tidigare rensade transaktioner (vilket skulle vara ganska misstänkt bokföringsaktivitet och definitivt skulle göra din avstämning otillräcklig).

  Det visar också en rapport som listar transaktioner markerade som rensade under tidigare avstämningar, vilket kan vara intressant eftersom kanske du felaktigt markerade en transaktion som rensats innan den verkligen rensades.

  

  Dialogrutan Startavstämning.

• Har någon annan tittar över ditt arbete. Denna idé kan tyckas ganska uppenbar, men du skulle bli förvånad över hur ofta ett andra par ögon kan hitta något som du förbisedde. Fråga en av dina medarbetare eller anställda (helst en person som alltid verkar ha alltför mycket ledig tid) för att se över allt för dig.

• Var på utkik efter flera fel. Om du hittar ett fel genom att använda den här tvättlistan och du ändå har en skillnad, börja med att kolla överst på listan igen. Du kan till exempel upptäcka att du har hittat ett omvandlat nummer som du angett en annan transaktion bakåt, eller felaktigt rensat eller avvecklat en transaktion.

• Försök igen nästa månad (och kanske månaden efter det). Om skillnaden inte är stor i förhållande till storleken på ditt bankkonto kanske du vill vänta tills nästa månad och försök att förena ditt konto igen.

  Tänk på följande exempel: I januari försonar du ditt konto och skillnaden är $ 24. 02. Sedan försonar du kontot i februari, och skillnaden är $ 24. 02. Du försonar kontot i mars och - överraskning, överraskning - skillnaden är fortfarande $ 24. 02. Vad händer här?

  Tja, ditt startkontosaldo var förmodligen avsteget med 24 dollar. 02. (Ju fler månader du försöker förena ditt konto och upptäck att du alltid är mysteriously $ 24. 02 off, desto mer sannolikt är det att den här typen av fel är skyldig.) Efter den andra eller tredje månaden har QuickBooks en justering transaktion på $ 24.02 är ganska rimligt så att ditt konto balanserar.

  Om du lyckats förena ditt konto med QuickBooks innan, kanske ditt arbete inte är felaktigt. Misstaget kan vara (trumman roll, tack) bankens! Och i det här fallet borde du göra något annat ….

• Kom i din bil, kör till banken och be om hjälp. Som ett alternativ till den tidigare tanken - som förutsätter att bankens uttalande är korrekt och att dina uppgifter är felaktiga - prova den här idén: Be banken att hjälpa dig att förena kontot. Hint att du tycker misstaget är förmodligen bankens, men på ett mycket trevligt och hjärtligt sätt. Le mycket.

  Och en annan sak: Var noga med att fråga om vilken produkt banken för närvarande annonserar i lobbyn (vilket uppmuntrar personalen att tro att du är intresserad av det 180-månaders certifikatet, vilket gör att de blir extra- snäll mot dig).

  I allmänhet är bankens registerföring vanligtvis ganska bra. Ändå har din bank eventuellt gjort ett misstag, så fråga om hjälp. Var noga med att be om en förklaring av transaktioner som du upptäcker bara genom att se dem på ditt kontoutdrag. Förresten betalar du förmodligen denna hjälp.