4 Sätt att hålla finansiella poster snyggt i QuickBooks 2016 - dummies

Tillförlitligheten och användbarheten av dina QuickBooks 2016-data beror i stor utsträckning på hur snyggt och städat du håller dina finansiella poster. För att hjälpa dig eller din personal att göra ett bättre jobb på detta, överväga att använda följande fyra tekniker.

Teknik # 1: Förena dina QuickBooks-bankkonton regelbundet

När du tar tid att förena ett bankkonto, förbättrar du inte bara noggrannheten i dina bankkontouppgifter (inklusive dina kontosaldor). men du kontrollerar också indirekt en massa andra transaktioner, inklusive alla intäkter som ryms till ett visst bankkonto. Och du kontrollerar de utgifter som betalats ut av ett visst konto.

Så, bottenlinje: Förena dina bankkonton regelbundet.

Teknik # 2: Uppdatera lånekontosaldon

Om du har lånat pengar från banken bör du dubbelkontrollera kontotsaldo. Och du bör uppdatera kontosaldot om det inte överensstämmer med långivarens årsredovisningar.

Lånekontosaldon går vanligen "fel" över tiden eftersom fördelningen av betalningar i deras huvud- och räntekomponenter är lite avstängd. Det här felet börjar lägga sig över tiden.

Du kan ofta fixa lånekontosaldon genom att lägga till en journalpost som "fixar" det felaktiga kontosaldot och slänger sedan den obligatoriska debit- eller kreditförskjutningen till lånekostnadskategorin.

Teknik # 3: Checka för föräldralöna betalningar

Människor tycker det är förvånansvärt enkelt att ange kundbetalningar, men använd aldrig betalningarna på en faktura. När detta felaktighetsfel uppstår, överlåter verksamheten intäkter från resultaträkningen och underskattar intäkterna och vinsten. Så det här är ett dåligt fel.

Du kan hitta några av dessa föräldralösa betalningar i din QuickBooks-fil genom att skapa en kontantbaserad balansräkning. Om en kontantbaserad balans visar ett negativt värde för kundfordringar, indikerar du att du har angett betalningar i QuickBooks men aldrig tillämpat betalningen på en faktura.

Om du vill åtgärda det här felet (eller åtgärda det här felet flera gånger om du har gjort flera fel) måste du bläddra igenom dina kunders betalningar eller skapa en rapport över transaktioner för en kund för att hitta de som du inte har tillämpat.

Teknik # 4: Granska din balansräkning

Du vet varifrån bokföringsfel ofta uppstår mest påfallande? På din balansräkning.

Ta därför vana att regelbundet skapa en balansräkning. Leta efter konstiga siffror, till exempel odepositiva medel som totalt 40 000 dollar (vilket betyder QuickBooks tror att du har 40 stora pengar som ligger runt kontoret) eller en kontantbalans som är 11 000 USD (vilket innebär att du har överfört ditt kontot med 11 stor).

Du kan undersöka roliga balansräkningstal genom att dubbelklicka på det udda värdet i rapportfönstret och sedan titta igenom transaktionsdata som lägger till något uppenbart felaktigt värde.

En sista punkt om denna felkontrollsteknik: Ofta är felet som ger ett galet balansräkningsvärde inte en transaktion som inkommit felaktigt, men en transaktion som har utelämnats.

Om du verkligen vill gräva dig i balansräkningen, kan du slog dig igenom en mycket längre lista över uppställningsuppgifter i balansräkningen på min Evergreen Small Business-blogg.