5 Redovisningskontroller för QuickBooks - dummies

Här är en snabb sammanfattning av fem kraftfulla tekniker för att minimera de problem som uppstår när du har människor med olika nivåer av skicklighet och trovärdighet som arbetar med dina QuickBooks-data:

• Jämför regelbundet fysisk inventering med lagerbokföring. En sak du kan göra, både för att minimera dina lagerförluster och för att behålla exakta bokföringsregister, jämnar regelbundet fysiska räkningar av din inventering med vad dina bokföringsuppgifter visar. Ofta räkna de mest värdefulla och enklaste att stela föremålen uppnår två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Verksamhetsägaren kan minimera lager krympning genom att identifiera den typ av lager som oftast stulits eller till och med när lager oftast stulits.

• Förena bankkonton. En annan sak som företagare ska göra är enligt min mening att förena sina egna bankkonton. Ofta förekommer arbetstagarstöld av bokföringspersonal som anställda räknar ut hur man skriver kontroller på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att få ägaren att förena kontoutdraget. Vidare tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagets ägare tittar noga på kontrollerna.

• Segregate redovisning från fysisk vårdnad om möjligt. I ett litet företag är det inte alltid lätt att skilja redovisningen för någon aktivitet från fysisk vårdnad eller fysiskt ansvar för den aktiviteten. Det är t ex svårt att skilja lagerregistret från fysisk vårdnad eller tillgång till den inventeringen. En butikskonsulent kan till exempel enkelt stela cigaretter och även anpassa lagerregistret genom kassaregistrering för cigaretter. Hur som helst, oberoende av vad du kan skilja från fysisk vårdnad från bokföring sker inbyggd felkontroll. Den som gör bokföringen kontrollerar indirekt de fysiska förvararnas försäkring av tillgången.

• Träna anställda vid användning av QuickBooks. Du bör utbilda anställda för att använda QuickBooks om du har något företag av vilken storlek som helst, av två grundläggande skäl: Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel och roliga bokföringskampanjer.

• Stäng din QuickBooks-fil. Här är en sista teknik som är värt att överväga. Även om du inte behöver stänga räkenskapsåret i QuickBooks, kanske du fortfarande vill göra det för att upprätthålla integriteten i dina data.Så här gör du: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Redovisning, välj fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum uppsättning Datum / Lösenord. När QuickBooks frågar dig anger du ett slutdatum och lösenord. När du har lämnat denna information förbjuder QuickBooks eller begränsar användarna att ändra eller ange transaktioner som är daterade före stängningsdatumet.