7 Tips för att arbeta med Excel-formulär - dummies

Flera element kan hjälpa dig att vara så produktiv som möjligt när du skriver och korrigerar Excel-formler. Du kan se alla dina formler på en gång och korrigera fel en efter en. Du kan använda tilläggsguider för att hjälpa till att skriva funktioner.

Huvudoperatörs prioritet

En av de viktigaste faktorerna i formlerna är att operatörerna blir korrekta, och jag menar inte telefonföretag. Detta har att göra med matematiska operatörer - du vet, små detaljer som plus tecken, och multiplikationstecken, och var parenteserna går. Operator precedence - den ordning i vilken verksamheten utförs - kan göra stor skillnad i resultatet. Du har ett enkelt sätt att behålla din operatörs prioritet i ordning. Allt du behöver komma ihåg är "Snälla ursäkta min kära moster Sally. ”

Denna fras är en mnemonisk för följande:

Parentes
Exponents
Multiplication
Division
Addition
Subtraktion

Således har parenteserna första (högsta) prioritet, och subtraktion har den sista prioriteten. Tja, för att vara ärlig har multiplikation samma prioritet som division och addition har samma företräde som subtraktion, men du får idén!

Till exempel är formeln = 1 + 2 × 15 lika med 31. Om du tycker att den borde motsvara 45, skulle du hellre besöka din moster! Svaret motsvarar 45 om du inkluderar parentes, till exempel: = (1 + 2) × 15.

Att ordna operatörernas ordning är avgörande för arbetsarkets välbefinnande. Excel genererar ett fel när antalet öppna och stängda parentes inte matchar, men om du vill lägga till två siffror innan multiplikationen, vet Excel inte att du helt enkelt lämnade parenteserna!

Några minuter med att uppdatera ditt minne på operatörsorder kan spara mycket huvudvärk på vägen.

Visningsformler

Om du inte har märkt det är det svårt att visa dina formulär utan att av misstag redigera dem. Det beror på att när som helst du är i "redigera" -läget och den aktiva cellen har en formel, kan formeln innehålla adressen till någon annan cell du klickar på. Det här surrar helt upp saker.

Skulle det inte vara lätt om du bara ser på alla dina formulär? Det finns ett sätt! Det är enkelt. Klicka på Fil längst upp till vänster i Excel-arbetsytan, klicka på Alternativ, klicka på fliken Avancerat och bläddra ner till alternativen Visa för det här kalkylbladet.

Inställningsalternativ.

Markera kryssrutan Visa formulär i celler istället för deras beräknade resultat.Den här rutan berättar för Excel att för alla celler som har formler för att visa själva formuläret istället för det beräknade resultatet. Följande bild visar ett arbetsblad som visar formlerna. För att återgå till normal visning, upprepa dessa steg och avmarkera alternativet. Det här alternativet gör det enkelt att se vad alla formler är!

Visa formulär på det enkla sättet.

Du kan oavsiktligt redigera funktioner även när du har valt alternativet View Formulas. Var noga med att klicka runt kalkylbladet.

Fix formulär

Antag att ditt arbetsblad har några fel. Var inte panik! Det händer att även de savvaste användare, och Excel kan hjälpa dig att räkna ut vad som går fel. På fliken Formler i avsnittet Formelrevision är knappen Felkontroll. Om du klickar på knappen visas dialogrutan Felkontroll, som visas här. Det betyder att dialogrutan visas om ditt arbetsblad har några fel. Annars visas det bara ett meddelande om att felkontrollen är klar. Det är så smart!

Kontrollera fel.

När det finns fel på visas dialogrutan och sitter fast medan du arbetar på varje fel. Med knapparna Nästa och Föregående kan du cykla igenom alla fel innan dialogrutan stängs. För varje fel som det finner, väljer du vilken åtgärd som ska vidtas:

Hjälp på detta fel: Detta leder till hjälpsystemet och visar ämnet för den specifika typen av fel.
Visa beräkningssteg: Dialogrutan Utvärdera formel öppnas, och du kan se steg för steg hur formeln beräknas. Detta låter dig identifiera det särskilda steget som orsakade felet.
Ignorera fel: Kanske Excel är fel. Ignorera felet.
Redigera i Formula Bar: Det här är ett snabbt sätt att fixa formeln själv om du inte behöver någon annan hjälp.

Dialogrutan Felkontroll har också en alternativknapp. Om du klickar på knappen öppnas fliken Formler i dialogrutan Excelalternativ. På fliken Formler kan du välja inställningar och regler för hur fel identifieras och utlöses.

Använd absoluta referenser

Om du ska använda samma formel för en massa celler, som de som går ner i en kolumn, är den bästa metoden att skriva formeln en gång och dra sedan ner den till de andra cellerna genom att använda fyllhandtaget. Problemet är att när du drar formeln till nya platser ändras alla relativa referenser.

Ofta är detta avsiktet. När det finns en kolumn med data och en närliggande kolumn med formler, hänvisar vanligtvis varje cell i formeln kolonnen till sin granne i datakolonnen. Men om formlerna alla refererar till en cell som inte är intilliggande, är avsikten vanligtvis att alla formelceller refererar till en oförändrad cellreferens. Få detta att fungera korrekt med hjälp av en absolut referens till cellen. För att använda en absolut referens till en cell, använd dollarteckenet ($) före radnumret, före kolumnbokstaven, eller före båda. Gör så här när du skriver den första formeln innan du drar den till andra celler, eller du måste uppdatera alla formler.

Skriv exempelvis inte detta:

= A4 x (B4 + A2)

Skriv det här sättet istället:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

På så sätt, alla formler referens A2 oavsett var du kopierar dem, istället för att referensen omvandlas till A3 och A4, och så vidare.

Använd formelrevision

Det förekommer prejudikat och beroende. Det finns externa referenser. Det finns interaktion överallt. Hur kan du spåra var formeln referenser kommer från och går till?

Använd formelrevisionsverktygen, så är det! På Formulas fliken är avsnittet Formel Revision. I sektionen finns olika knappar som styr synligheten hos spårningsspåren.

Revisionsformler.

Verktygsfältet för formelrevision har flera funktioner som gör att du kan wade genom dina formler. Förutom att visa spårningsfält kan du också kontrollera fel, utvärdera formler, kontrollera felaktiga data och lägga till kommentarer i kalkylblad.

Använd villkorad formatering

Precis som IF-funktionen returnerar ett visst värde när det första argumentet är sant och ett annat värde när det är fel kan med villkorlig formatering du tillämpa ett visst format på en cell när ett villkor är sant. På fliken Startsida i avsnittet Stilar finns en rullgardinsmeny med många villkorliga formateringsalternativ.

Denna figur visar några värden som har behandlats med villkorlig formatering. Med villkorlig formatering kan du ställa in villkoret och välja formatet som tillämpas när villkoret är uppfyllt. Du kan till exempel ange att cellen ska visas med fet kursiv när värdet den innehåller är större än 100.

Använda ett format när ett villkor är uppfyllt.

Villkorna är inställda som regler. Regeltyperna är

Formatera alla celler baserat på deras värden.

Formater endast celler som innehåller …
Formater bara värden för topp eller botten.
Formater endast värden som ligger över eller under genomsnittet.
Formatera bara unika eller dubbla värden.
Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.
När villkoret är sant kan formateringen styra följande:

Borders

Font-inställningar (stil, färg, fet, kursiv osv.)
Fyll (en cells bakgrundsfärg eller mönster)
Celler kan också formateras med färgscheman eller ikonbilder placerade i cellen.

Använd data validering

På Datafliken, i Datatoolsektionen, är Data Validation. Data Validation låter dig tillämpa en regel i en cell (eller celler) så att inmatningen måste följa regeln. Till exempel kan en cell ställas in för att acceptera endast ett heltal mellan 50 och 100.

Inställning av data validering.

När inmatningen inte går över regeln visas ett meddelande.

Fångat gör en dålig post.

Felmeddelandet kan anpassas. Om någon till exempel kommer in fel nummer kan det visas felmeddelandet Noodlehead - lär dig hur man räknar! Låt inte chefen förstå det.