Tillgång 2010 Allt-i-ett-för-dummies Cheat Sheet - dummies

Genom Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman 2010 gör det enkelt att hantera dina data, vilket kombinerar ett visuellt gränssnitt med kraften i en relationsdatabas. Lär dig hur du organiserar data i tabeller, designformulär och rapporter för att redigera och presentera information och skapa frågor för att välja och kombinera information. Nästa steg är att skriva makron och VBA-skript för att göra din databas smart och publicera data på webben med SharePoint.

Så här skapar du en relationsdatabas i Access 2010

När du använder ett databasprogram som Access 2010 kan du inte bara börja skriva in data. Istället måste du skapa en relationsdatabasdesign, dela din information i ett eller flera tabeller, var och en består av fält (som är som kolumnerna i ett kalkylblad). Tabellerna är anslutna med relationella sammanfogningar, där ett fält i ett bord matchar (avser) ett fält i ett annat. Här är den allmänna idén.

Identifiera dina data

1. . Skapa en lista över de möjliga fälten (informationsstycken), inklusive text, numerisk, datum, sann / falsk och andra typer av data.

   Eliminera överflödiga fält.

2. Spara inte samma information på mer än ett ställe. Om du kan beräkna ett fält från en annan, lagra bara en. (Till exempel, spara födelsedatum eller ålder, men inte båda.)

   Ordna fälten i tabeller.

3. Gruppera dina fält enligt vad de beskriver, så varje grupp blir ett bord. Exempelvis kan en orderinmatningsdatabas för en butik ha ett bord för kunder, en för produkter och en för beställningar.

   Lägg till tabeller för koder och förkortningar.

4. Planera att inkludera en tabell med statliga namn och två bokstäver, och en tabell med alla andra kod eller förkortningar du planerar att använda i databasen. Du använder dessa tabeller för att skapa listrutor över värden du kan välja mellan när du anger poster.

   Välj en primär nyckel för varje tabell.

5. Den primära nyckeln är det fält som unikt identifierar varje post i tabellen. Du kan berätta Access för att tilldela ett unikt ID-nummer till varje post genom att använda ett AutoNumber-fält.

   Länka tabellerna.

6. Se vilka tabeller som innehåller fält som matchar fält i andra tabeller. I en orderinmatningsdatabas måste ordertabellen innehålla ett fält för att identifiera den kund som har lagt ordern - ett fält som matchar det primära nyckelfältet i tabellen Kunder. De flesta relationer är en-till-många, där en post i ett bord kan matcha mer än en (eller nej) poster i en annan tabell.

   Tips för att välja fälttyper i Access 2010

När du designar en databas i Access 2010 bestämmer du vilken typ av fält som ska vara. Här är tips om när du ska använda vilken typ av fält.

Fälttyp

Vad den håller	Text
Text upp till 255 tecken långt (inklusive mellanslag och	interpunktion). Använd ett textfält, inte ett nummerfält, för koder - som telefonnummer, postnummer och andra postnummer - även om de ser ut som siffror. Memo
Som ett textfält, men flera av dem - upp till 65, 536	tecken. Ett noteringsfält kan innehålla en rik (formaterad) text, och du kan ställa in den endast för att lägga till, så att den kan ackumulera textanteckningar, utan att användaren kan ta bort det som redan är där. Nummer
Endast siffror. Du kan använda + eller - före siffran och en	decimalpunkt. Om du planerar att göra matte med ett fält, använd ett Nummer eller Valuta fält. Valuta
Numrerar med valutaskylten framför dem ($, & yen;, och så	på). AutoNumber
Numrerar unika för varje post och tilldelas av Access när du lägger till	poster, börjar vid 1. Använd ett AutoNumber-fält som huvudfältet för de flesta tabeller. Datum / Tid
Datum, tider eller båda.	OLE-objekt
Objektlänkning och inbäddning. Använd inte den när du skapar	en ny databas; använd den nya bilagans typ istället eftersom den lagrar data mer effektivt. Hyperlänk
Denna textsträng är formaterad som en hyperlänk. (Om du klickar på länken	tar du dig till sidan.) Det här är särskilt användbart om det finns relaterad information på webben. Ja / Nej
Ja eller nej (ett särskilt villkor är, eller inte, i	effekt) - eller andra tvåordssatser, t.ex. True / False, On / Off eller Male / Kvinna. Använd ett Ja / Nej-fält om du vill visa fältet som en kryssruta på formulär. Bilaga
Du kan lagra en eller flera hela filer - bilder, ljud,	Word-dokument, till och med video - i ett fält . Beräknad
Du anger en formel som Access använder för att beräkna värdet på	detta fält baserat på andra fält i tabellen. Använd ett beräknat -fält när ett beräknat värde kommer att användas i många frågor, blanketter, och rapporter. Kortkommandon för Handy Access 2010

Dessa tangentbordsgenvägar är särskilt användbara i Access 2010. Vissa tangenttryckningar fungerar var som helst i Access 2010, medan andra bara fungerar i specifika vyer, som noterat.

Nyckel eller kombination

Åtgärd	F1
Visar hjälpfönstret.	Ctrl + F1
Döljer eller visar bandet.	F5
Går till posten med det rekordnummer du skriver.	F6
Flyttar fokus till ett annat område i fönstret.	F7
Kontrollerar stavningen i det valda objektet.	F11
Döljer eller visar navigationsfönstret.	Radera
Raderar det valda objektet.	Alt + Enter
I Designvy visar egenskaperna för det valda	-objektet. Ctrl + C
Kopierar den markerade texten eller objekten till Urklipp.	Ctrl + F
Finns text (med alternativet att ersätta det) i det öppna bordet,	fråga eller formulär. Ctrl + N
Startar en ny databas.	Ctrl + O
Öppnar en databas.	Ctrl + P
Skriver ut det valda objektet.	Ctrl + S
Sparar det valda objektet.	Ctrl + V
Klistrar innehållet i Urklippet i det aktiva fönstret.	Ctrl + X
Raderar den markerade texten eller objektet och sparar den i	Urklipp. Ctrl + Z
Ångrar den senaste åtgärden som kan ångras (vår all-time	favorit!). Ctrl +;
Typer dagens datum.	Ctrl + "
Duplicerar posten från samma fält i föregående	-post. Esc
Avbryter vad du skriver.	Hemligheter för Access 2010 Databasdesign

Här är de fem budorden för databasdesign, oavsett om du använder Access 2010 eller ett annat databasprogram. En väldesignad databas gör att dina data blir enklare.

Spara information där den tillhör, inte var den visas.

• Där du lagrar information har ingenting att göra med var det visas. I ett kalkylblad skriver du information där du vill att den ska visas när du skriver ut kalkylbladet, men databaser fungerar annorlunda. I en databas lagrar du information i tabeller baserat på informationens struktur. En del information kan förekomma i många olika rapporter, men du lagrar den i bara ett fält i ett bord. Spara information som den existerar, inte som du vill att den ska visas i en viss rapport.

• Detta är en följd av den första regeln. Om du vill att bokrubriker ska visas i alla stora bokstäver i dina beställningar kan Access kapitalisera titlarna för dig. Förvara boktitlarna med korrekt aktivering så att du inte fastnar med dem i alla kepsar på varje rapport. Åtkomst har många inbyggda funktioner som kan justera hur text, nummer och datum formateras. Skräp in, skräp ut (GIGO).

• Om du inte bry sig om att skapa en bra, förnuftig design för din databas - och om du inte är försiktig med att ange korrekt, ren data - kommer din databas att vara full av skräp. En väldesignad databas är lättare att behålla än en dåligt utformad, eftersom varje del av informationen endast lagras en gång i ett tydligt namnet fält i ett tydligt namn, med rätt valideringsregler på plats. Ja, det låter som mycket arbete, men städning av en databas med 10 000 felaktiga poster är (med förlåtelse) ännu mer arbete.

  Separera dina data från dina program.

• Om du skapar en databas som ska delas med (eller distribueras till) andra personer, lagra alla tabeller i en databas ( baksidan ) och alla andra objekt i en annan databas ( fronten ) . Då kan du länka dessa två databaser tillsammans för att få allt att fungera. Att separera tabellerna från allt annat effektiviserar hela rigmarolen för att uppdatera frågor, formulär, rapporter eller andra saker senare utan att störa uppgifterna i tabellerna. Säkerhetskopiera tidigt och ofta.

• Okej, det här tipset handlar inte om design, men det är för viktigt att utelämna: Gör en säkerhetskopia av din databas varje dag. Med tur har ditt kontor redan ett system med vanliga (förmodligen nattliga) säkerhetskopior som innehåller din databas.Om inte, gör en säkerhetskopia av din databas med jämna mellanrum, och säkert innan du gör några större förändringar. Håll flera säkerhetskopior, inte bara den senaste, om det tar ett tag att upptäcka ett problem. Hur man håller sopor ur din åtkomstdatabas

Om data som går in i din databas via tabeller och blanketter är skräp, så kommer eventuella utdata eller analyser som du gör med frågor och rapporter att ge dig skräp också. Lyckligtvis erbjuder Access massor av verktyg som hjälper dig att se till att data som går i varje fält är de data som ska gå i det fältet. Du hittar många av verktygen för att hålla skräp i tabelldesign:

Datatyp

• : Använd rätt datatyp för att förhindra att data av fel typ skrivs in. Fältstorlek: Begränsar antalet tecken. Om du till exempel vet att ett fält aldrig får överstiga fyra tecken, ställa in fältstorleken till 4 tecken.

• Format: Gör datan ser rätt ut. Du kan till exempel ändra text till alla kepsar eller små bokstäver. Inmatningsmaskar, till exempel, arbetar med fältegenskapen Format.

• Inmatningsmask

• : En ingångsmask begränsar informationen som tillåts i ett fält genom att ange vilka tecken du kan skriva in. Använd en inmatningsmask när du vet vilken form dataen ska ta - till exempel om ett ordernummer har två bokstäver följt av fyra siffror. Telefonnummer och postnummer är andra exempel på fält där ingångsmaskar är användbara. Standardvärde

• : Definierar ett värde som visas som standard om inget annat värde anges. Standardvärdet visas i fältet tills ett annat värde anges. Fältregistreringsregel

• : En regel som data måste övergå innan den skrivs in. Den här egenskapen fungerar med egenskapsregeln Validation Text. Obligatorisk

• : Anger att fältet måste ha ett värde för att du ska kunna spara posten. När inget värde anges, skapar Access inte en ny post när Tab eller Enter trycks in, och knappen Ny inspelning är gråtonad. Tillåt nolllängd

• : Anger om en nolllängdspost som "" (citat utan mellanslag mellan dem) är tillåten (endast för fält Text, Memo och Hyperlink). Ett fält med noll längd gör att du kan differentiera mellan information som inte existerar och ett nullvärde (tomt) som är okänt eller inte har angivits. När det här alternativet är inställt tillåter det en sträng med noll längd i ett obligatoriskt fält. Du kanske vill använda en inmatningsmask för att få ett nolllängdfält att se annorlunda ut än ett nollvärde när båda är tillåtna. Indexed: När du väljer att indexera ett fält kan du ange att inga dubbla värden är tillåtna i fältet. Den här egenskapen är också tillgänglig från databladvy - det är en kryssruta på fliken Datasheet i bandet.

• Sökfält

• : Tillåt användaren att välja ett värde för ett fält som är lagrat i ett annat fält. Detta eliminerar många stavfel och standardiserar alternativen för fältet. Använd sökguiden för att skapa ett sökfält. Använda VBA effektivt i Access 2010

När du automatiserar ett databasprogram för Access 2010 med hjälp av VBA kan du gå vilse med en tom sida där du ska börja skriva kod. Var börjar du? Här följer några enkla riktlinjer som följer med att du skriver VBA-kod som ett proffs:

Få hjälp.

• Ja, den här artikeln innehåller några sätt att förbättra med VBA i Access, men tryck F1 när som helst för att starta Microsoft Office Access Help, där du kan lära dig om och se exempel på VBA-kod. Använd objektbläddraren.

• Objektbrowsaren låter dig utforska olika egenskaper och metoder för objekten i VBA. Från VBA Editor-fönstret, välj Visa → Objekt Browser - eller tryck helt enkelt på F2. Få mer hjälp.

• Visst, de inbyggda hjälpverktygen inom Access 2010 VBA är underbara, men du kan också använda din favoritwebbläsare för att söka på Internet för hjälp om olika ämnen när du skriver VBA-kod. Du kan även hitta exempel som du kan stjäla - eller låna - för ditt eget projekt. Hantera dina fel.

• Även den mest perfekta programmeraren kan inte stoppa att fel uppstår, men han eller hon kan stoppa dem från att sätta ett program i slipning. Använd VBA: s inbyggda felhantering med felsökningarna och återuppta satser för att fälla felen och ändra programflödet så att dina applikationer inte frustrerar de personer som använder dem. Använd funktioner och delprocedurer.

• Använd funktioner och delprocedurer för att hantera uppgifter som kommer att utföras av olika delar av ditt program. Som en allmän regel, om du befinner dig själv kopiera och klistra in kod från ett område av ett program till ett annat, kanske du vill sätta den koden i sin egen procedur. Konvertera makron till VBA-kod.

• Makrodesignern i Access 2010 låter dig klicka och välja från listor med fördefinierade uppgifter för att automatisera din ansökan. Bygg ett makro som gör vad du vill, och konvertera sedan det makro till VBA-kod så att du kan se hur det skulle vara om du skrev det från början. Dela data med andra program inom Access 2010

Åtkomst 2010 är ett bra databasprogram på egen hand, men det spelar också bra med andra. Du kan visa och hämta data från ett antal olika program. Om ett program stöder VBA, kan du styra det från Access. Här är en kort lista över Microsoft-program som du kan ta kontroll över och dela data med:

Excel:

• Många Excel-användare slutar bli involverade i Access eftersom de behöver mer struktur för att lagra data. Men vissa av dessa människor gör det inte, så det finns fortfarande ett starkt samband mellan Access och Excel. Du kan använda ett Excel-kalkylblad som ett bord i Access, eller helt ta kontroll över en Excel-applikation från Access VBA. SQL Server:

• SQL Server är som Access på steroider - åtminstone från tabellen och frågeställningen. Du kan flytta dina data från Access till SQL Server för att förbättra hastighet och prestanda när du använder stora mängder data. När data är i SQL Server kan du bygga dina Access-formulär, rapporter, makron och moduler för att använda data från SQL Server. Word:

• De flesta som använder Access har också använt Word. Oavsett om du skriver ett brev eller gör en lista över uppgifter att göra, är Word där många av oss vänder. Du kan också använda Word som ett rapporteringsverktyg där du kan skapa bokmärken för att placera data från Access, så att du kan få någon som inte känner till Access ändra de statiska data i rapporten. SharePoint:

• SharePoint är Microsofts vision att dela och samarbeta med data på webben, och från Access 2010 kan du dela data med SharePoint Server. Du kan till och med skapa formulär och rapporter i Access och publicera dem på en SharePoint-webbplats så att användare kan använda dem från sina webbläsare - allt utan att ha åtkomst 2010. Outlook:

• Outlook är mer än bara ett e-postverktyg; Det är också ett kontakthanteringssystem. Med hjälp av Access 2010 kan du skicka e-post och samla in data direkt från de mottagna e-postmeddelandena. Du kan också dela kontakt-, kalender- och uppgiftsinformationen med din Access-applikation så att du måste ange dessa uppgifter på bara en plats.