ÅTkomst 2013 Allt-i-ett för Dummies Cheat Sheet - dummies

Genom Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Access 2013 gör det enkelt att hantera dina data ett visuellt gränssnitt med kraften i en relationsdatabas. Upptäck hur man organiserar data i tabeller, designformulär och rapporter för att redigera och presentera information och skapa frågor för att välja och kombinera information. Nästa steg är att skriva makron och Visual Basic for Applications (VBA) -skript för att göra din databas smart och använda SharePoint för att publicera data på webben.

Designa en relationsdatabas i Access 2013

När du använder ett databasprogram som Access 2013 kan du inte bara börja skriva in data. Istället måste du skapa en relationsdatabasdesign, dela din information i ett eller flera tabeller, var och en består av fält (som är som kolumnerna i ett kalkylblad). Tabellerna är kopplade av relationella föreningar, där ett fält i ett bord matchar (avser) ett fält i ett annat. Här är den allmänna idén:

1. Identifiera dina data.

   Skapa en lista över de möjliga fälten (informationsstycken), inklusive text, numerisk, datum, sann / falsk och andra typer av data.

2. Eliminera överflödiga fält.

   Spara inte samma information på mer än ett ställe. Om du kan beräkna ett fält från en annan, lagra bara en. (Spara födelsedatum eller ålder, men inte båda, till exempel.)

3. Ordna fälten i tabeller.

   Gruppera dina fält enligt vad de beskriver så att varje grupp blir ett bord. En orderingångsdatabas för en butik kan ha ett bord för kunder, en för produkter och en för beställningar.

4. Lägg till tabeller för koder och förkortningar.

   Planera att inkludera en tabell med statliga namn och två bokstäver och en tabell med alla andra kod eller förkortningar som du planerar att använda i databasen. Du använder dessa tabeller för att skapa rullgardinsmenyer med värden som du kan välja när du skriver in poster.

5. Välj en primär nyckel för varje tabell.

   Den primära nyckeln är det fält som unikt identifierar varje post i tabellen. Du kan berätta Access för att tilldela ett unikt ID-nummer till varje post genom att använda ett AutoNumber-fält.

6. Länka tabellerna.

   Se vilka tabeller som innehåller fält som matchar fält i andra tabeller. I en orderinmatningsdatabas måste ordertabellen innehålla ett fält som identifierar den kund som lade ordern - ett fält som matchar det primära nyckelfältet i tabellen Kunder. De flesta relationer är en till många , , i vilken en post i ett bord kan matcha mer än en (eller nej) poster i en annan tabell.

Tips för att välja fälttyper i Access 2013

När du designar en databas i Access 2013 bestämmer du vilken typ av fält som ska vara. Access ger 12 fälttyper för dig att välja bland. Välj den fälttyp som bäst beskriver de data som du vill lagra i fältet och som fungerar för den typ av analys du behöver använda fältet. Här är tips om när du ska använda vilken typ av fält.

Fälttyp	Vad den håller
Kort text	Text upp till 255 tecken långt (inklusive mellanslag och interpunktion). Använd ett textfält, inte ett Nummerfält, för koder även om de ser ut som siffror, till exempel telefonnummer, postnummer och andra postnummer.
Långtext	Text upp till 65, 536 tecken. Ett långt textfält kan innehålla Rich Text (formaterad text), och du kan ställa in den så att den läggs till så att den kan ackumulera textnoteringar utan att tillåta användaren att radera det som redan finns.
Nummer	Endast siffror. Du kan använda + eller - före siffran, som , såväl som en decimalpunkt. Om du planerar att göra matte med ett fält, använd ett Nummer eller Valuta fält.
Valuta	Numrerar med valutaskylten framför dem ($, & yen;, och så på).
AutoNumber	Numrerar unika för varje post och tilldelas av Access när du lägger till poster, börjar vid 1. Använd ett AutoNumber-fält som huvudfältet för de flesta tabeller.
Datum / Tid	Datum, tider eller båda.
Hyperlänk	Textsträng formaterad som en hyperlänk. (Om du klickar på länken tar du dig till sidan.) Den här fälttypen är särskilt användbar om relaterad information finns tillgänglig på webben.
Ja / Nej	Ja eller nej (ett särskilt villkor är eller inte är i effekt) - eller andra tvåordssatser, t.ex. True / False, On / Off, och man / kvinna. Använd ett Ja / Nej-fält om du vill visa fältet som en kryssruta på formulär.
Bilaga	Lagrar en eller flera hela filer - bilder, ljud, Word dokument, jämn video - i ett fält.
Beräknad	Data skapad med en formel. Använd ett beräknat fält när ett beräknat värde kommer att användas i många frågor, formulär och rapporter.

Handy Access 2013 Tangentbordsgenvägar

Vissa människor skulle hellre använda tangentbordet än musen, och Access 2013 har gott om snabbtangenter för dessa personer. Följande tangentbordsgenvägar är särskilt användbara i Access 2013. Vissa tangenttryckningar fungerar var som helst i Access 2013; andra arbetar endast i specifika vyer, som noterat.

Nyckelkombination	Åtgärd
F1	Visar hjälpfönstret
Ctrl + F1	Döljer eller visar bandet
F5	Går till posten med postnumret du skriv
F6	Flyttar fokus till ett annat område i fönstret
F7	Kontrollerar stavningen i det valda objektet
F11	Döljer eller visar navigationsrutan
Del > Raderar det valda objektet	Alt + Enter
I Designvy visas egenskaperna för det valda	objektet Ctrl + C
Kopierar den markerade texten eller objekten till urklippet	Ctrl + F
Hitta text (med alternativet att ersätta det) i det öppna bordet,	fråga eller formulär Ctrl + N
Startar en ny databas	Ctrl + O
Öppnar en databas	Ctrl + P
Skriver ut det valda objektet	Ctrl + S
Sparar det valda objektet	Ctrl + V
Klistrar innehållet i urklippet i det aktiva fönstret	Ctrl + X
Raderar den markerade texten eller objektet och sparar den i	Urklipp Ctrl + Z
Ångrar den senaste åtgärden som kan ångras (vår al l-tiden	favorit!) Ctrl +;
Typer dagens datum	Ctrl + "
Duplicerar posten från samma fält i föregående	post Esc
Avbryter det du skriver.	Secrets of Access 2013 Databasdesign

Här är de fem budorden för databasdesign, oavsett om du använder Access 2013 eller ett annat databasprogram. En väldesignad databas gör att dina data blir enklare.

Spara information där den tillhör, inte var den visas.

• Där du lagrar information har ingenting att göra med var det visas. I ett kalkylblad skriver du information där du vill att den ska visas när du skriver ut kalkylbladet, men databaser fungerar annorlunda. I en databas lagrar du information i tabeller baserat på informationens struktur. En del information kan förekomma i många rapporter, men du lagrar den i endast ett fält i ett bord. Spara information som den existerar, inte som du vill att den ska visas i en viss rapport.

• Denna regel är en följd av den första regeln. Om du vill att bokrubriker ska visas i alla stora bokstäver i dina beställningar kan Access kapitalisera titlarna för dig. Förvara boktitlarna med korrekt kapitalisering så att du inte fastnar med att ha dem i alla kepsar på varje rapport. Åtkomst har många inbyggda funktioner som kan justera hur text, nummer och datum formateras. Undvik sopor i sopor (GIGO).

• Om du inte bry sig om att skapa en bra, förnuftig design för din databas - och om du inte är försiktig med att ange korrekt, ren data - kommer din databas att vara full av skräp. En väldesignad databas är lättare att underhålla än en dåligt utformad, eftersom varje del av informationen endast lagras en gång i ett tydligt namngivna fält i ett tydligt namn, med de korrekta valideringsreglerna på plats. Ja, det låter som mycket arbete, men städning av en databas med 10 000 felaktiga poster är (med förlåtelse) ännu mer arbete. Separera dina data från dina program.

• Om du skapar en databas som ska delas med eller distribueras till andra personer, lagra alla tabeller i en databas (baksidan) och alla andra objekt i en annan databas (frontänden). Då kan du länka dessa två databaser för att få allt att fungera. Att separera tabellerna från allt annat effektiviserar hela rigmarolen för uppdatering av frågor, formulär, rapporter och andra saker senare utan att störa data i tabellerna. Säkerhetskopiera tidigt och ofta.

• Okej, det här tipset handlar inte om design, men det är för viktigt att utelämna: Gör en säkerhetskopia av din databas varje dag. Med tur har ditt kontor redan ett system med vanliga (förmodligen nattliga) säkerhetskopior som innehåller din databas. Om inte, gör en säkerhetskopia av din databas med jämna mellanrum, och gör säkert en säkerhetskopia innan du gör några större ändringar. Håll flera säkerhetskopior, inte bara den senaste, om det tar ett tag att upptäcka ett problem. Hitta rätt verktyg 2013 för att hålla skräp

Om data som går in i din databas via tabeller och blanketter är skräp, kommer någon utmatning eller analys som du gör med frågor och rapporter att ge dig skräp också.Lyckligtvis erbjuder Access massor av verktyg som hjälper dig att se till att data som går i varje fält är de data som ska gå i det fältet. Du hittar många av de verktyg som håller skräp i tabellen Design:

Datatyp:

• Använd rätt datatyp för att förhindra att data av fel typ skrivs in. Fältstorlek:

• Denna egenskap begränsar antalet tecken. Om du vet att ett fält aldrig ska överstiga fyra tecken, t ex sätt fältstorlek till 4. Format:

• Den här egenskapen gör att data ser rätt ut. Du kan ändra text till alla kepsar eller alla små bokstäver, till exempel. Inmatningsmask:

• En ingångsmask begränsar informationen som tillåts i ett fält genom att ange vilka tecken du kan skriva in. Använd en inmatningsmask när du vet vilken form uppgifterna ska ta - om ett ordernummer har två bokstäver följt av fyra siffror, till exempel. Telefonnummer och postnummer är andra exempel på fält där inmatningsmaskor är användbara. Inmatningsmaskar fungerar med fältegenskapen Format. Standardvärde:

• Denna egenskap definierar ett värde som visas som standard om inget annat värde anges. Standardvärdet visas i fältet tills ett annat värde anges. Fält eller post

• Valideringsregel: Data måste övergå till denna regel innan den skrivs in. Den här egenskapen fungerar med egenskapsregeln Validation Text. Obligatorisk:

• Den här egenskapen anger att fältet måste ha ett värde för att du ska kunna spara posten. När inget värde anges, skapar Access inte en ny post när Tab eller Enter trycks in, och knappen Ny inspelning är gråtonad. Tillåt nolllängd:

• Denna egenskap anger om en nolllängdspost som "" (citat utan mellanslag mellan dem) är tillåten (endast för fält Text, Long Text och Hyperlink). Ett fält med noll längd gör att du kan skilja mellan information som inte existerar och ett nullvärde (tomt) som är okänt eller inte har angivits. När det här alternativet är inställt tillåter det en sträng med noll längd i ett obligatoriskt fält. Du kanske vill använda en inmatningsmask för att få ett nolllängdfält att se annorlunda ut än ett nollvärde när båda är tillåtna. Indexed:

• När du väljer att indexera ett fält kan du ange att inga dubbla värden är tillåtna i fältet. Den här egenskapen är också tillgänglig från datablad. Det är en kryssruta på fliken Datasheet i bandet. Sökfält:

• Med den här egenskapen kan användaren välja ett värde för ett fält som lagras i ett annat fält, vilket eliminerar många felstavningar och standardiserar alternativen för fältet. Använd sökguiden för att skapa ett sökfält. Använda Visual Basic för applikationer effektivt i Access 2013

När du automatiserar en Access 2013-databasprogram med hjälp av Visual Basic for Applications (VBA) kan du gå vilse med en tom sida för att börja skriva kod. Var börjar du? Här följer några enkla riktlinjer som följer med att du skriver VBA-kod som ett proffs:

Få hjälp.

1. Tryck på F1 när som helst för att starta Microsoft Access-hjälpen, där du kan se exempel på VBA-kod.

   Använd objektbläddraren.

2. Objektbrowsaren låter dig utforska egenskaperna och metoderna för objekten i VBA. I Visual Basic Editor väljer du Visa, sedan Object Browser eller helt enkelt på F2.

   Få mer hjälp.

3. Visst, de inbyggda hjälpverktygen inom VBA är underbara, men du kan också använda din favoritwebbläsare för att söka på Internet för hjälp med att skriva VBA-kod. Du kan även hitta exempel som du kan stjäla - eller låna - för ditt eget projekt.

   Hantera dina fel.

4. Även den mest perfekta programmeraren kan inte stoppa att fel uppstår, men han eller hon kan stoppa dem från att sätta ett program i slipning. Använd VBA: s inbyggda felhantering med felsök och återuppta satser för att fälla fel och ändra programflödet så att dina program inte frustrerar de personer som använder dem.

   Använd funktioner och delprocedurer.

5. Anställ funktioner och delprocedurer för att hantera uppgifter som kommer att utföras av olika delar av ditt program. Som en allmän regel, om du befinner dig själv kopiera och klistra in kod från ett område av ett program till ett annat, kanske du vill sätta den koden i sin egen procedur.

   Konvertera makron till VBA-kod.

6. Makrodesignern i Access 2013 låter dig välja mellan listor med fördefinierade uppgifter för att automatisera din applikation. Bygg ett makro som gör vad du vill och konvertera det där makro till VBA-kod så att du kan se hur det skulle se ut om du hade skrivit det från början.

   Dela data med andra program från Access 2013

Åtkomst 2013 är ett bra databasprogram på egen hand, men det spelar också bra med andra, så att du kan visa och hämta data från flera andra program. Om ett program stöder Visual Basic for Applications (VBA) kan du styra det från Access. Här är en kort lista över applikationer som du kan ta kontroll över och dela data med:

Microsoft Excel:

• Många användare av Excel blir engagerade i Access eftersom de behöver mer struktur för lagring av data. Några av dessa människor gör inte språnget åt Access, men så finns det fortfarande ett starkt slips mellan Access och Excel. Du kan använda ett Excel-kalkylblad som ett bord i Access eller helt ta kontroll över en Excel-applikation från VBA. Microsoft SQL Server:

• SQL Server är som Access på steroider - åtminstone från tabellen och frågeställningen. Du kan flytta dina data från Access till SQL Server för att förbättra hastighet och prestanda när du använder stora mängder data. När data finns i SQL Server kan du bygga dina Access-formulär, rapporter, makron och moduler för att använda data från SQL Server. Microsoft Word:

• De flesta som använder Access har också använt Word. Oavsett om du skriver ett brev eller gör en lista över uppgifter att göra, är Word där du kan användas för att vända. Du kan också använda Word som ett rapporteringsverktyg, där du kan skapa bokmärken för att placera data från Access och någon annan - som kanske inte är bekant med Access - kan redigera den andra informationen i Word-dokumentet. Microsoft SharePoint:

• SharePoint är Microsofts vision att dela och samarbeta med data på webben.Från Access 2013 kan du dela data med en SharePoint-server. Du kan även skapa en anpassad webbapp som lagrar åtkomstbord, frågor, formulär (som synpunkter) och makron på en SharePoint 2013-server och låter dig eller någon annan få tillgång till dessa formulär på webben - allt utan att ha tillgång till Access 2013. Microsoft Outlook:

• Outlook är mer än bara ett e-postverktyg; Det är också ett kontakthanteringssystem. Du kan dela kontakt-, kalender- och uppgiftsinformation med din Access-applikation så att du måste ange den på bara en plats.