Accessorizing med Outlook 2003 - dummies

Outlook kan göra mycket för dig utan hjälp utan att några få övervägda tillbehör kan göra ditt liv ännu enklare. Vissa tillbehör utgör för funktioner som Outlook borde ha; Andra tillbehör hjälper dig att använda Outlook-data var som helst, när som helst.

Palm arrangör

Även om du kan skriva in och hantera data i ett snäpp med Outlook, kan du bära din viktigaste Outlook-information i fickan på min Palm-enhet. Du kan även läsa ditt e-postmeddelande på tunnelbanan med Palm-arrangören (något du förmodligen inte skulle försöka med en bärbar dator).

Flera typer av handdatorer finns på marknaden idag. Dessa produkter inkluderar Palm-märkesenheterna Handspring Treo, Sony Clie och vissa telefoner av Kyocera och Samsung. Några nya handdatorer använder det Pocket PC-system som Microsoft tillverkar. Du kanske tror att Microsoft Pocket PC-systemet är mer kompatibelt med Outlook, men det är det inte. Många säger med övertygelse att Palm fortfarande erbjuder bättre värde för pengarna.

Microsoft Office

När Outlook släpptes för första gången var det en del av Microsoft Office 97-paketet. Nu när du kan köpa Outlook som en fristående produkt (eller i ett paket med Internet Explorer) kan du inte ha fördelarna med att använda Microsoft Office och Outlook i konsert. Office gör att du kan göra alla slags knep med utgående e-post och grafik, medan Outlook gör det enkelt att utbyta det arbete du har skapat i Office via e-post.

En visitkortskanner

Du kan använda flera märken av visitkortskannrar för att kopiera kontaktinformation till Outlook från visitkorten du samlar på konferenser och mässor. Självklart kan du kan skriva in all information manuellt, men om du samlar in mer än ett par dussin kort per vecka kan en företagskortsskanner spara mycket arbete.

En stor, flyttbar hårddisk

Har du någonsin frågat dig själv: "Hur säkerhetskopierar jag min Outlook-data för förvaring? "Eftersom Outlook-datafilen är mycket för stor för att spara på en diskett, kanske du vill ha en storkapacitetsenhet för att lagra dina data. Iomega Zip-enheten kostar cirka hundra dollar, krokar upp till din USB- eller skrivarport och ger dig mycket utrymme.

Du kan också överväga en CD-brännare för att säkerhetskopiera din Outlook-data. Många nya datorer levereras med en CD-brännare som redan är installerad, så om du har en, utnyttja den.

CopyTalk

Det går ganska lätt att skriva in information i Outlook så länge du är nära en dator. Om inte, är det ännu enklare att ringa ett telefonsamtal.En tjänst som heter CopyTalk gör att du kan lägga till möten, uppgifter och kontaktuppgifter - även skicka e-postmeddelanden - genom att ringa ett telefonsamtal och berätta för systemet vad du vill göra. Med CopyTalk kan du också, när din mobiltelefon fungerar. Du kan läsa mer på CopyTalk. com, men kom ihåg att stänga av din telefon i filmen, okej?

Adress Grabber

Det snabbaste sättet att fylla i adressboken är att fånga adresser från Internet genom att använda en produkt som heter Address Grabber, vilket kostar $ 49 från eGrabber. com. Om du har installerat Address Grabber på din dator markerar du bara en adress som visas på skärmen - från en webbsida, ett dokument eller ett e-postmeddelande - och adressen sorteras automatiskt ut och överförs till din Outlook Contacts-lista. Det är en underbar timesaver.

Quicken

Quicken, världens mest populära personalkostnadsprogram har en adressbok som du nu kan synkronisera med namnen på din Outlook-kontaktlista. När du lägger till Quicken till Outlook får du en enda informationskälla om de personer med vilka du gör affärer, vilket gör det enklare att skicka meddelanden, pengar eller mail.

Dymo LabelWriter

De människor som utformade Outlook blev så glada över e-post att de helt glömde det gammaldags stämpelsystem som vissa fortfarande föredrar (hur pittoreska!). Endast Outlook kan lagra zillioner av adresser, men det gör inte ett mycket bra jobb med att sätta en adress på ett kuvert. Dymo LabelWriter överbryggar det gapet. LabelWriter skriver ut en adress från Outlook till en bekväm gummed etikett som du kan hålla på ett paket eller kuvert snabbare än du kan säga "United States Postal Service. ”