ÄR att lägga till och redigera nya Microsoft CRM-konton - dummies

Konton är företag. Subaccounts kan vara divisioner av huvudbolaget eller kan vara separata fysiska platser i samma företag. Allt du lägger till i Microsoft CRM, du kan redigera. Och allt du lägger till kan raderas, men en bättre övning är att inaktivera ett konto istället för att ta bort det. Om du inaktiverar kan du alltid återuppliva informationen om du senare upptäcker att du behöver den. Radering är för alltid.

Använda genvägsmetoden: Snabb Skapa

Snabb Skapa, som du får tillgång till i den nedre vänstra delen av CRMs startsida, låter dig ange ett nytt konto, kontakt, ledning eller möjlighet så fort som möjligt. Snabb Skapa är den lat manens inställning till datainmatning. Quick Create-funktionen uppnår sin hastighet genom att eliminera allt annat än Erforderliga obligatoriska fält . Dessa är fältetiketter som visas i rött på skärmen. Företag Obligatoriska fält är obligatoriska fält som systemet behöver för att kunna spara och hämta poster senare.

I fönstret Snabba skapa kan du välja att skapa flera typer av poster genom att öppna plocklistan i fönstret. För att börja lägga till ett nytt konto via funktionen Snabb skapa, följ dessa steg:

1. Öppna Snabb Skapa.

2. Välj Konton i fönstret Snabba skapa.

3. Klicka på knappen Gå i samma fönster.

Fönstret Skapa konto visas, som visas i Figur 1.

Figur 1: Snabb Skapa metod för att starta ett nytt konto.

4. I fältet Kontonamn i dialogrutan Snabbupprättning anger du namnet på det företag vars Record du skapar.

Som användare visas ditt namn som Ägare som standard.

5. Välj alternativet Spara eller Spara och öppna.

Välja Spara lagrar den inspelning du just angett och tar dig till en annan snabb Skapa dialogruta, så att du kan skapa en annan kontoinformation. Spara-funktionen är effektiv om du har mer än bara några poster för att komma in på alla samtidigt. Spara och Öppna-funktionen lagrar också den inspelning som du just skapat, men det tar dig omedelbart till hela uppsättningen kontonpostskärmar och fält, så att du kan göra ett mer fullständigt jobb för att skriva in information för den ena posten.

Trots dina bästa avsikter att gå tillbaka senare och fylla i resten av informationen, kan du avstå. Överväg att använda alternativet Spara och öppna. Även om du börjar med Quick Create-alternativet, väljer du Spara och Öppna när du är färdig med att mata in alla obligatoriska fält kommer du till fönstret Detalj.Detta är platsen att vara.

Kontorekord och deras fyra avsnitt

Varje kontoupppost har faktiskt fyra relaterade fönster: Allmänt, Detaljer, Administration och Kontoinformation. Du kan få åtkomst till dessa fönster, eller skapa ett nytt konto, genom att gå till listrutan Konto lista och välja nytt konto från åtgärdsfältet. Denna metod, som skiljer sig från Quick Creation, är det fullständiga, datainmatningsintensiva sättet att starta en ny kontoupplista.

Figur 2 visar fliken Allmänt i kontofönstret.

Figur 2: fliken Allmänt i fönstret Konto.

Fliken Allmänt innehåller de flesta av de kritiska kontaktuppgifterna för ditt konto, inklusive det obligatoriska fältet: Kontonamn. De flesta fälten på fliken Allmänt är självförklarande, men de andra tre flikarna förtjänar en liten diskussion:

• Fliken Detaljer innehåller huvudsakligen finansiell information, t.ex. årlig intäkt och aktiesymbol om företaget är offentligt handlat. Detta ger potentiellt användbar demografisk information om kontot, förutsatt att någon i din organisation gör undersökningen för att fylla i informationen och håller den aktuell.
• Fliken Administration har bokningsinformation, som används för fakturering.
• Fliken Kontoinformation har demografisk information, och inte mycket av det där. Det här är ett bra område för att lägga till ytterligare anpassade fält som är viktiga för din organisation. Anpassade fält kan läggas till någon av dessa fyra områden, men det finns gott om fastigheter i kontot Info-underområdet.

Konfigurera delkonton

Kontorekord kan vara föräldrar av andra kontonummer. Ett barn Record kan också kallas en underkonto . Vanligtvis skulle du använda subkontotsystemet för att underordna en post till en annan. Ett bra exempel uppstår när du arbetar med ett företag som har flera platser. Huvudkontoret skulle vara moderkontot, och varje regional plats skulle vara en delkonto. Genom att relatera kontona på detta sätt kan du använda rapporteringssystemet för att konsolidera, subtotala eller totala intäkter för alla relaterade konton.

Fönstret Allmänt, vilket är det första och standardfönstret när du skapar ett nytt kontoinspelning, innehåller fältet som rör ett konto till ett annat. Det här fältet är märkt förälderkonto och har en plocklista som innehåller alla andra befintliga Konton i systemet. Det finns praktiskt taget ingen gräns för hur många nivåer av föräldraskap som är möjligt. Med andra ord kan varje förälderkonto ha många barn, barnbarn och barnbarn.

När du skapar den här strukturen är det bästa sättet att kartlägga relationerna mellan kontona och börja överst. Ange först föräldrakontot och ange sedan barnen.