Video: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks 2024
En Outlook Contacts-mapp är bara så bra och så noggrann som informationen om kontakter som du lägger i den. Om du vill placera någon i kontaktlistan öppnar du mappen Kontakter och börjar med att göra något av följande:
- Klicka på Ny knapp.
- Tryck Ctrl + N (i fönstret Kontaktermapp) eller Ctrl + Skift + C.
- Välj Arkiv -> Ny -> Kontakt.
Du hittar kontaktformuläret. På denna blankett kan du hitta platser för att skriva in nästan allt du någonsin behöver veta om en person (förutom hans eller hennes kärleksliv och hemliga laster). Ange all information som du bryr dig om att spela in, och följ dessa regler på vägen när du går:
- Fullständiga namn, adresser och så vidare: Även om du kanske frestas att helt enkelt ange adresser, telefonnummer, namn osv. I textrutorna, gör det inte! Klicka på Fullständigt namn på fliken Allmänt, till exempel för att ange ett namn. Klicka på knappen Företag eller Hem för att ange en adress i dialogrutan Kontrollera adress. Genom att klicka på knapparna och mata in data i dialogrutor tillåter du Outlook att skilja ut delar av namn, adresser och telefonnummer. Som sådan kan Outlook använda namn och adresser som en källa för massutskick och massutskick.
-
När du anger information om ett företag, inte en person, lämna fältet Fullständigt namn tomt och ange företagets namn i fältet Företag.
- Information som är viktigt för dig: Om formuläret inte verkar ha plats för att skriva in en viss typ av information, försök att klicka på en triangelknapp och välj en ny informationskategori från popup-menyn. Klicka på triangelknappen bredvid företagsknappen och välj Hem, till exempel om du vill ange en hemadress i stället för en företagsadress.
- Fil som: Öppna rullgardinsmenyn File As och välj ett alternativ för att arkivera kontakten i mappen Kontakter. Outlook kan filkontakter alfabetiskt med efternamn, förnamn, företagsnamn eller kombinationer av de tre. Välj det alternativ som beskriver bäst hur du förväntar dig att hitta kontakten i mappen Kontakter.
- Mailadresser: Om du har mer än en adress för en kontakt, visa adressen till vilken du vill skicka e-post och markera kryssrutan Det här är postadressen. På så sätt får du i brevbrev skickade brev till rätt adress.
- E-postadresser: Du kan ange tre e-postadresser för varje kontakt. (Klicka på triangelknappen och välj E-post 2 eller E-post 3 för att ange en andra eller tredje adress.) I rutan Visa som visas, visar Outlook vilken e-postmeddelande som ska se ut när du skickar e-post till en kontakt. Som standard visas kontaktens namn efterfulgt av hans eller hennes e-postadress inom parentes. Du kan dock ange vad du vill ha i textrutan Visa som, och om du anger något annat kan du skilja mellan e-postadresser, ange något annat. Ange till exempel Lydia - Personlig så att du kan berätta när du skickar e-post till Lydias personliga adress, i motsats till hennes företagsadress.
- Bilder: Om du vill lägga in ett digitalt foto på en kontaktformulär klickar du på knappen Lägg till kontaktfoto och väljer en bild i dialogrutan Lägg till kontaktbild och klickar på OK.
Var noga med att skriva några ord på fliken Allmänt för att beskriva hur och var du träffade kontakten. När det är dags att lösa kontakter i mappen Kontakter, kan läsning av beskrivningarna hjälpa dig att bestämma vem som blir skadad och vem som inte gör det.
När du är färdig med att skriva in information klickar du på Spara och Stäng. Om du har bråttom för att ange kontaktinformation klickar du på Spara och Ny. Om du klickar på den här knappen öppnas en tom blankett så att du kan spela in information om en annan kontakt.
