Ytterligare anpassningsalternativ för QuickBooks 2014 Fakturor - dummies

QuickBooks formulär anpassningsverktyg enkelt förvirra nya QuickBooks användare. Men typiskt är sättet att starta någon anpassning att lura med vad QuickBooks kallar dess ytterligare anpassningsalternativ.

1Klicka på fönstret Formatering av Skapa faktura och klicka sedan på knappen Anpassa datalayout.

QuickBooks visar dialogrutan Ytterligare anpassning. Denna dialogruta ger dig kontroll över både informationen som visas på dina fakturor och hur fakturor skrivs ut. Du kan inte använda dialogrutan Ytterligare anpassning om du arbetar med en av standardfaktormallarna - bara om du arbetar med en kopia.

Följaktligen kan QuickBooks uppmana dig att göra en kopia av en faktura mall när du klickar på knappen Ytterligare anpassning.

2Välj rubrikinformation.

I fliken Header i dialogrutan Ytterligare anpassning kan du ange vilken information som går överst i fönstret Skapa fakturor och i det övre området av en faktura med faktiska fakturor. Denna information, kallad rubrik, innehåller fakturanummer, fakturadatum och fakturerings- och leveransinformation.

Du kan också välja hur informationen är märkt genom att fylla i eller redigera innehållet i textrutorna. I rutan Standardtitel kan du till exempel ange om formulärets titel ska visas i fakturans skärmversion (detta skulle finnas i fönstret Skapa fakturor) och i den fakturerade utskriftsversionen.

Textrutan Standardtitel låter dig ange vad formtiteln ska vara. På samma sätt kan du i rutan Datum ange om datumet ska visas på både skärm- och utskriftsversionerna av fakturan och vilken etikett som ska användas för att beskriva fakturadatumet. Figuren använder den kloka beskrivande texten Faktura som fakturaformulärets titel.

När du gör dessa anpassningar uppdaterar QuickBooks förhandsgranskningsrutan, som visas i den högra halvan av dialogrutan Ytterligare anpassning så att du kan se hur dina ändringar ser ut.

3 Ange kolumninformation.

Kolumndelen av en faktura beskriver i detalj de föremål för vilka en fakturaräkning. Exempelvis beskriver fakturakolumner specifika produkter, inklusive pris och kvantitet. De beskriver också de föremål som faktureras. En servicefakturas kolumner beskriver de specifika tjänster som faktureras.

Som du kan gissa från att titta noga på figuren ser kolumnen Kolumner i dialogrutan Ytterligare anpassning ut som fliken Header. Du använder kryssrutorna Skärma och Skriv ut för att ange huruvida en viss kolonnivåinformation ska visas som en kolumn i fönstret Skapa fakturor eller i faktiskt skapad faktura.

På samma sätt använder du rubrikerna Titeltext för att ge de beskrivande etiketterna som QuickBooks använder i fönstret Skapa fakturor och i det tryckta fakturabladet.

Det enda ovanliga alternativet som visas på fliken Kolumner är rutan Beställ text. I rutan Order kan du ange ordern (från vänster till höger) där kolumnerna ska visas. Om artikelnumret eller koden ska visas i den första kolumnen till vänster, anger du till exempel värdet 1 i rutan Artikelrader.

4 Ange information om prog-kolumner.

Prog-kolumnerna ?? En del av en faktura ger information som är relevant för situationer där du använder progressfaktureringar. Du kan klicka på fliken Prog Cols i dialogrutan Ytterligare anpassning för att lägga till och ta bort sådan information som det beställda beloppet, det tidigare fakturerade beloppet och eventuella återbetalda belopp.

Flikarna Header, Kolumner och Prog Cols gör att du kan göra ändringar i dina fakturaformar, men blir inte nervös för att göra perfekta förändringar första gången. Du kan enkelt se exakt hur dina ändringar ser ut med hjälp av förhandsgranskningsrutan (om din syn är bättre än min) eller genom att klicka på OK och sedan noggrant granska den nya versionen av fönstret Skapa fakturor.

Om du inser att du har gjort ett fel - kanske du har använt felaktigt beskrivande text, eller om du har beställt kolumnerna felaktigt - kan du anpassa din faktura igen och därmed fixa dina tidigare misstag.

5 Ange fältinformation.

Fliken Footer i dialogrutan Ytterligare anpassning låter dig ange vilken information som visas i fönstret Skapa fakturor under kolumnerna och i faktiska fakturor under kolumnerna.

Footer-informationen innehåller ett kundmeddelande, fakturans totala, betalnings- och kreditinformation, ett balansfält och (eventuellt) en längre textruta. Du arbetar med Footer-fliken på samma sätt som du arbetar med andra flikar.

Om du vill ha lite information ska du markera kryssrutan Skärm och Skriv ut. Ändra texten i text som QuickBooks använder, redigera innehållet i textrutan Titel.

6Specifiera utskriftsinformation.

I fliken Skriv ut i dialogrutan Ytterligare anpassning kan du utöva lite kontroll över hur QuickBooks skriver ut fakturor som använder mallen som du har anpassat.

Med hjälp av radioknapparna längst upp på fliken kan du ange att vid QuickBooks, när du skriver ut den här fakturamallen, ska du använda de vanliga gamla fakturaprinterinställningarna eller andra speciella utskriftsinställningar. Utskriftsinställningarna låter dig också berätta för QuickBooks hur det ska räkna sidorna på en faktura på flera sidor.

Du kan returnera alla anpassade fakturainställningar till deras standardvillkor genom att klicka på standardknappen. När du gör det tar du bort eventuella ändringar eller anpassningar som du har gjort.