Justera fysiska räkningar och lagervärden i QuickBooks 2014 - dummies

Lagerförstöring, förstörelse och (tyvärr) stöld gör det möjligt att minska den inventering som du fysiskt har. För att registrera dessa lagerreduktioner i QuickBooks räknar du periodiskt fysiskt din inventering och uppdaterar sedan dina QuickBooks-poster med resultatet av dina fysiska räkningar.

Du vet förmodligen vad som fungerar bäst i din verksamhet. För att kunna spela in din fysiska räkneinformation i QuickBooks använder du ett specialverktyg. Specifikt använder du kommandot Justera kvantitet / värde på hand.

Detta kommando är tillgängligt för dig på två ställen. Om du visar objektlistan klickar du på Aktiviteter-knappen (som visas längst ner i fönstrets lista) och väljer kommandot Justera kvantitet / värde på hand. Du kan också välja leverantörerna → Inventory Activities → Adjust Quantity / Value on Hand-kommandot. Om du väljer antingen kommando visas fönstret Justera kvantitet / värde på hand.

Gör så här för att använda fönstret Justera antal / värde på hand:

Använd nedrullningslistan Justeringstyp för att ange vad du justerar.

Du kan justera mängden eller värdet av både kvantiteten och värdet på de objekt du håller i inventeringen. Välj bara lämplig post från rullgardinsmenyn Justeringstyp: Mängd, Totalvärde eller Mängd och Totalvärde.
Använd rutan Justeringsdatum för att spela in datumet för ditt fysiska räkning.

Med andra ord vill du justera dina kvantiteter per den dag du tog eller slutförde den fysiska inventeringen.
Använd rullgardinsmenyn Justeringskonto för att identifiera det kostnadskonto du vill använda för att spåra din lagerkostnadskrympkostnad.
(Valfritt) Ange ett referensnummer (om du använder siffror) för att unikt och meningsfullt identifiera eller korsreferera transaktionen.
(Valfritt) Identifiera kunden: Jobb och klass.

Om det är lämpligt (i många fall kommer det inte att vara), använd listrutan Kund: Job för att identifiera kunden och jobbet som är förknippat med denna inventeringskrympning. På ett liknande sätt, använd lämpligt klassfältet för att identifiera den klass som du vill använda för att spåra denna inventeringskrympning.
Ange rätt mängd kvantiteter.

Fönstret Objekt, Beskrivning och Antal på handkolumner i fönstret Justera kvantitet / Värde på hand identifierar de inventeringsobjekt som du håller och den aktuella kvantiteten räknas.Använd kolumnen Ny kvantitet för att ge den korrekta fysiska räknemängden för objektet. När du har angett den nya kvantiteten beräknar QuickBooks kvantitetsskillnaden och visar det här värdet i kolonnens antal skillnader.

Du kan faktiskt ange ett värde i kolumnen Ny kvantitet eller kolumnen för stor skillnad. QuickBooks beräknar den andra kvantiteten med hjälp av aktuell kvantitetsinformation som du tillhandahåller. Om du till exempel anger den nya kvantiteten beräknas QuickBooks kvantitetsskillnaden genom att subtrahera den nya kvantiteten från den aktuella kvantiteten. Om du anger kvantitetsskillnaden beräknas QuickBooks den nya kvantiteten genom att justera aktuell kvantitet för kvantitetsskillnaden.
Justera värdet.

Om du valde Totalvärdet eller Mängden och Totalvärdet från rullgardinsmenyn Justeringstyp i steg 1 visar QuickBooks en utökad version av fönstret Justera kvantitet / värde på hand.

I det här fönstret kan du ange både den rätta fysiska räknemängden och det uppdaterade värdet för inventeringsobjektet. Du anger fysisk antal, givetvis i kolumnen Ny kvantitet. Du anger det nya uppdaterade värdet i kolumnen Nytt värde. Du använder förmodligen den här versionen av fönstret Justera kvantitet / värde på hand endast om du använder en värderingsmetod med låg kostnad eller marknadsinvestering.

Till exempel kan både finansiella redovisningsstandarder och regler för redovisning göra det möjligt att markera ner din inventering till det lägsta av den ursprungliga kostnaden eller det verkliga marknadsvärdet. Om du gör det här anger du det nya inventeringsvärdet i kolumnen Nytt värde.

I grund och botten innebär det att du gör vad det säger med hjälp av utvärderingsmetoden med låg kostnad eller marknadsanalys. Du behåller din inventering värderad till dess ursprungliga kostnad eller, om dess värde är mindre än dess ursprungliga kostnad, till dess nya värde. Självklart är bedömningen av värdet av din inventering lite knepigt. Men om du har frågor kan du fråga din CPA för hjälp.

En sak att komma ihåg är dock att du inte kan ändra dina redovisningsmetoder utan att ha tillåtit dig från Internal Revenue Service. Om du ändrar din värderingsmetod för lager från kostnad, säg till lägre kostnad eller på marknaden, är det en förändring i redovisningsmetoden.
Ge en noteringsbeskrivning.

Om du vill beskriva kvantiteten eller värdesjusteringen, använd memo-rutan för detta ändamål. Till exempel kanske du vill referera till arbetsbladen för fysiska räkningar, de personer som utför fysisk räkning eller dokumentationen som förklarar värderingsjusteringen.
Spara justeringen.

När du har använt fönstret Justera kvantitet / värde på hand för att beskriva kvantitetsförändringar eller värdeförändringar i din inventering, klickar du antingen på Spara & Stäng-knappen eller Spara & Ny knappen för att spara justeringstransaktionen.

Som du säkert vet vid denna tidpunkt i ditt liv sparar Save & Close transaktionen och stänger fönstret. Spara och Ny sparar transaktionen men lämnar fönstret öppet om du vill göra ytterligare ändringar.