Arkivering Outlook-mappar - dummies

I vissa fall lägger Outlook e-postmeddelanden, uppgifter och möten som är äldre än sex månader in i arkivmappen - en särskild mapp för saker som Outlook anser vara gammal eller inte värd att hålla. Outlook sänder dessa objekt till Arkiv-mappen Autoarchiving. Objekt som Outlook-arkiv inte går förlorade för alltid. Du kan besöka dem genom att öppna arkivmappen och dess undermappar i mapplistan. Outlook skapar automatiskt arkivmappen och dess undermappar första gången du arkiverar objekt.

Du får bestämma hur och när Outlook arkiverar objekt. För att arkivera objekt skapar du en standard uppsättning arkivregler som gäller för alla mappar, och om en mapp behöver individuell uppmärksamhet (vilket innebär att du inte vill att den ska omfattas av standardarkiveringsreglerna), kan du skapa särskilda regler för det mapp. Varje mapp kan ha sin egen uppsättning arkiveringsregler eller vara föremål för standardreglerna.

För att berätta för Outlook hur du arkiverar gamla grejer, börja med att visa en dialogruta för AutoArchive:

• Skapa standardarkivregler: Välj Verktyg -> Alternativ och, i dialogrutan Alternativ, välj fliken Övrigt. Klicka på knappen AutoArchive.
• Skapa regler för en specifik mapp: Högerklicka på mappen och välj Egenskaper eller visa mappen och välj Arkiv -> Mappa -> Egenskaper för mappnamn. Välj sedan fliken AutoArchive i dialogrutan Egenskaper. (Eftersom inget datum är kopplat till objekt i mappen Kontakter kan du inte automatiskt arkivera namn och adresser.)

Förhandla dessa alternativ för att upprätta standardarkivregler:

• Kör AutoArchive Varje: Ange ett nummer för att berätta för Outlook hur ofta arkivera objekt.
• Fråga före Arkivkörning: Om du markerar den här kryssrutan ser du en meddelandefält innan arkivering börjar och du kan avvisa till arkiv om du vill genom att välja Nej i meddelandefältet.
• Ta bort Expired Items (endast e-mappar): Markera den här kryssrutan för att radera alla e-postmeddelanden när perioden går ut.
• Arkivera eller ta bort gamla objekt: Avmarkera det här alternativet om du inte vill arkivera objekt.
• Visa arkivmapp i mapplistan: Markera det här alternativet om du vill behålla mappen Arkiv i mapplistan. Den här mappen innehåller arkiverade objekt.
• Rensa ut objekt Äldre än: Välj en tidsperiod efter vilken arkivering ska arkiveras.
• Flytta gamla objekt till: Klicka på knappen Bläddra och välj en mapp om du vill lagra Arkivfilen på en viss plats.
• Ta bort gamla artiklar: Välj det här alternativet om du vill radera, inte arkivera, gamla objekt.

Välj bland dessa alternativ för att skapa arkiveringsregler för en specifik mapp:

• Arkivera inte objekt i den här mappen: Välj det här alternativet om objekt i mappen inte är värda att arkivera.
• Arkivera objekt i den här mappen Använd standardinställningarna: Välj det här alternativet för att skjuta till standardarkivreglerna för mappen.
• Arkivera den här mappen med dessa inställningar: Välj det här alternativet för att skapa arkiveringsregler för mappen.
• Rensa ut objekt Äldre än: Välj en tidsperiod efter vilken arkivering av objekten i mappen ska arkiveras.
• Flytta gamla objekt till: Klicka på knappen Bläddra och välj en mapp om du vill lagra de arkiverade objekten på en viss plats.
• Ta bort gamla artiklar: Välj det här alternativet om du vill radera, inte arkivera, objekt i den här mappen.

Periodiskt kompakt filen där du lagrar Outlook-data för att krympa filen och få mer utrymme på hårddisken. För att komprimera Outlook-datafilen följer du dessa steg:

1. Välj Arkiv -> Datafilhantering.

2. Välj Personliga mappar i dialogrutan Outlook datafiler.

3. Klicka på knappen Inställningar.

En dialogruta för personlig mapp visas.

4. Välj knappen Kompakt nu.

Komprimera en Outlook-fil kan ta tid om filen är fylld med data.