Ordna din e-post i Outlook 2003 - dummies

Ingen får en liten bit av e-post längre. Om du får ett meddelande får du massor av dem. Lyckligtvis erbjuder Outlook dig en hel massa olika sätt att ordna den röra av meddelanden så att du har en stridschans att räkna ut vad som är viktigt och vad som kan vänta.

När Outlook är inställt för att visa läsrutan på höger sida av skärmen ser du två knappar högst upp i listan med meddelanden. Den vänstra knappen har en etikett som säger något som "Ordnat efter: Datum. "Knappen Ordnad av beskriver det system Outlook använder för att organisera dina meddelanden. Till höger om knappen Ordnat av sätts en annan knapp med en etikett som innehåller lite detaljer om det arrangemang Outlook använder. (Till exempel, om dina meddelanden för närvarande är ordnade efter datum, kommer knappen till höger att säga antingen "Nyaste på topp" eller "Äldsta på topp".)

Om du vill ändra hur Outlook hanterar dina meddelanden klickar du enkelt på arrangemanget för att visa en genvägsmeny över alla arrangemang du kan använda. Det här är de arrangemang som Outlook erbjuder:

Datum: Det vanligaste sättet att organisera meddelanden är efter datum. När du först konfigurerar Outlook så här kommer dina meddelanden att ordnas. Klicka på knappen till höger för att växla mellan de senaste meddelandena på topp och äldsta meddelanden ovanpå.

Samtal: Detta arrangemang grupperar meddelanden av samma ämne tillsammans. Om du har bytt ut en serie meddelanden med någon om ett visst projekt eller idé kan du välja konversationsarrangemanget för att följa samtalets tråd.
Från: Som du kan gissa, organiserar arrangemanget din meddelandesamling enligt den person från vilken meddelandet skickades. Att välja Från-arrangemanget är lite snabbare än att skapa en sökmapp, men ibland är en sökmapp fortfarande det bästa sättet att spåra meddelanden från specifika viktiga personer.

Till: De flesta meddelanden som du mottar adresseras till dig, men inte alltid. Ibland får du meddelanden adresserade till en lista med personer, så ditt namn visas inte på meddelandets rad. Det här arrangemanget skiljer dina meddelanden beroende på om ditt namn står på linjen Till varje meddelande.
Mapp: När du tittar på meddelanden i en sökmapp kan de meddelanden du tittar faktiskt vara belägna i en rad olika mappar. Om du vill veta exakt vilken mapp som innehåller varje meddelande, använd mapparrangemanget. När du tittar på din inkorg, är mapparrangemanget inte tillgängligt det är bara för sökmappar.
Storlek: Alla vet att storleken spelar ingen roll; det är känslan som räknas. Tja, okej, inte alltid. Storleken är viktig för vissa systemadministratörer - och det är inte alltid ett personligt problem. Vissa e-postmeddelanden inkluderar fotografier, musik och alla typer av tunga filer som verkligen kan täppa till ditt företags e-postservrar. Så när systemadministratören ber dig att tömma din inkorg, använd någon av följande funktioner: Identifiera och radera meddelanden som är mest överviktiga.
Ämne: Detta arrangemang liknar konversationsarrangemanget, förutom att det inte följer tråden i en konversation, klumpar den bara meddelanden som har samma ämne.
Typ: Inte alla objekt som kommer i din inkorg är ett enkelt meddelande; Du kan också få mötesinbjudningar, uppgiftsförfrågningar och alla andra saker. När du vill separera meddelandena från mötesförfrågningarna växlar du till Typarrangemanget så att de mest intressanta meddelandena stiger till toppen av listan.
Flagga: När du flaggar ett meddelande, planerar du förmodligen att komma tillbaka till det. Detta arrangemang sätter flaggade meddelanden längst upp i listan och falsade meddelanden längst ner. Om du använder flera olika flaggfärger sorterar det här arrangemanget enligt flaggfärg också.
Bilaga: När du går till din inkorg, kanske du inte letar efter ett meddelande, du kanske söker efter en bilaga. Att ordna dina meddelanden med bifogad fil kan du först undersöka de troliga misstänkta först.
E-postkonton: Du kan konfigurera Outlook för att samla in e-post från flera olika e-postadresser. Ibland vill du veta vilket meddelande som kommer från vilka adresser, eller bara för att titta på meddelanden som skickas till en av dessa adresser. Om du bara vill se de meddelanden som skickas till en enda adress väljer du E-postkontonarrangemanget och klickar sedan på minus (-) bredvid namnen på konton som du inte vill se. Med detta arrangemang visar Outlook bara meddelanden från de konton som intresserar dig.
Viktighet: Första saker först - du vet ordstävet. När du behöver se de meddelanden som är markerade med stor vikt först är det det arrangemang du vill använda.
Kategorier: Du kan tilldela kategorier till alla meddelanden du skickar, och ibland kan andra tilldela kategorier till de meddelanden de skickar dig. För att se vilket meddelande som faller i vilken kategori, använd kategorierna.

Knappen Ordna efter visas att toppen av meddelandet endast visas när läsrutan är inställd att visas på höger sida av skärmen. Du kan aktivera läsrutan genom att välja Visa -> Läslåda -> Höger. Om du vill ordna dina meddelanden när läsrutan är avstängd väljer du Visa -> Ordna By för att se listan över arrangemang och välj sedan den du vill ha.