Ordna dina Outlook 2007-meddelanden - dummies

Ingen får en liten bit av e-post längre. Om du får ett meddelande får du massor av dem. Lyckligtvis erbjuder Outlook 2007 dig en hel massa olika sätt att ordna denna röra av meddelanden så att du har en stridschans att räkna ut vad som är viktigt och vad som kan vänta.

När Outlook är inställd för att visa läsrutan på höger sida av skärmen (välj Visa -> Läslåda -> Höger) ser du två knappar högst upp i listan med meddelanden:

• Ordnat efter knapp: Den här vänstra knappen beskriver det system Outlook använder för att organisera dina meddelanden.
• Detaljknapp: Till höger om knappen Ordnat By sätter du en annan knapp med en etikett som ger detaljer om det arrangemang Outlook använder. (Till exempel, om dina meddelanden för närvarande är ordnade efter datum, säger knappen till höger antingen Nyast på topp eller Äldst på topp.)

Om du vill ändra hur Outlook organiserar dina meddelanden klickar du enkelt på arrangemanget för att visa en genvägsmeny över alla arrangemang som du kan använda.

Det här är de arrangemang som Outlook erbjuder:

• Datum: Den vanligaste sätten att organisera meddelanden är efter datum. När du först ställer in Outlook, så här kommer dina meddelanden att ordnas. Klicka på knappen till höger för att växla mellan de senaste meddelandena på topp och äldsta meddelanden ovanpå.

• Samtal: Detta arrangemang grupperar meddelanden av samma ämne tillsammans. Om du har bytt ut en serie meddelanden med någon om ett visst projekt eller idé kan du välja konversationsarrangemanget för att följa samtalets tråd.
• Från: Som du kan gissa, organiserar arrangemanget din meddelandesamling enligt den person från vilken meddelandet skickades.
• Till: De flesta meddelanden som du mottar adresseras till dig, men inte alltid. Ibland mottar du meddelanden adresserade till en lista med personer, så ditt namn visas inte på meddelandets rad. Det här arrangemanget skiljer dina meddelanden beroende på om ditt namn står på linjen Till varje meddelande.
• Mapp: När du visar meddelanden i en sökmapp kan de meddelanden du tittar faktiskt vara belägna i en rad olika mappar. Om du vill veta exakt vilken mapp som innehåller varje meddelande, använd mapparrangemanget.
När du tittar på din inkorg, är mapparrangemanget inte tillgängligt. det är bara för sökmappar.
• Storlek: Vissa e-postmeddelanden inkluderar fotografier, musik och alla typer av tunga filer som verkligen kan täppa till ditt företags e-postservrar.Så när systemadministratören ber dig att tömma din inkorg, använd den här funktionen för att identifiera och radera meddelanden som är mest överviktiga.
• Ämne: Detta arrangemang klämmer samman meddelanden som har samma ämne.
• Typ: Inte alla objekt som kommer i din inkorg är ett enkelt meddelande; Du kan också få mötesinbjudningar, uppgiftsförfrågningar och alla andra saker. När du vill separera meddelandena från mötesförfrågningarna växlar du till typarrangemanget.
• Bilaga: När du går till din inkorg, kanske du inte letar efter ett meddelande, du kanske söker efter en bilaga. Genom att ordna dina meddelanden med bifogad fil kan du undersöka de troliga misstänkta först.
• E-postkonton: Ibland vill du veta vilket meddelande som kom från vilken adress eller vilka meddelanden du skickade till en viss adress. Med detta arrangemang visar Outlook bara meddelanden från de konton som intresserar dig.
Om du bara vill se de meddelanden som skickas till en enda adress väljer du arrangemanget för e-postkonton och klickar sedan på minustecknet (-) bredvid namnen på konton som du inte vill se.
• Viktighet: När du behöver se de meddelanden som är markerade med stor vikt först, använd det här arrangemanget.
• Kategorier: Du kan tilldela kategorier till alla meddelanden du skickar, och ibland kan andra tilldela kategorier till de meddelanden som de skickar till dig. För att se vilket meddelande som faller i vilken kategori, använd kategorierna.
• Tillgänglighet: Inställningen Tillgänglighet är för personer som använder en bärbar dator i ett företagsnätverk med Microsoft Exchange. Du kan ställa in Exchange för att bara skicka ämne, datum och avsändarnamn för varje e-postmeddelande, inte huvuddelen av meddelandet. Innan du faktiskt klickar på meddelandet för att läsa det, återstår resten av meddelandet på huvuddatorn på hemmakontoret. De meddelanden som du kan komma åt i sin helhet anses vara tillgängliga.