Baseline in Excel Sales Forecasts - dummies

A baseline i prognosen för försäljning är en serie observationer - mer till den punkt i den här boken, en intäktsström - som du använder för att skapa en prognos. Det finns tre typiska prognoser, beroende på vad baslinjen ser ut:

• Om baslinjen har hållit jämna steg, kommer din bästa prognos troligen att vara nära genomsnittet av alla försäljningsbelopp i baslinjen.
• Om baslinjen har stigit, är din prognos sannolikt högre än det senaste försäljningsbeloppet.
• Om baslinjen har fallit, kommer din prognos sannolikt att vara lägre än det senaste försäljningsbeloppet.

Obs: Det är så dåliga ord sannolikt och förmodligen eftersom det finns en säsongsbetonad aspekt för försäljningen som ännu inte visas i din baslinje, nästa säsong kan sparka in vid samma tidpunkt som din prognos och vända om vad du annars förväntar dig.

Varför är en baslinje viktig? Eftersom det höjer din prognos över statusen för ett gissning. När du använder en baslinje, känner du igen det - avsaknad av speciell kunskap som det faktum att ditt pris per enhet håller på att förändras drastiskt. Din bästa guide till vad som händer nästa är ofta det som hände tidigare.

Det finns ett annat weaselord: ofta. Du har gott om möjligheter att använda en variabel, som summan av försäljningsestimat från enskilda försäljningsrepresentanter, för att förutse den variabel du verkligen är intresserad av, försäljningsintäkter. I det fallet kan du få en mer exakt prognos genom att använda Excel för att räkna formeln som avser de två variablerna och använd sedan den här formeln för att förutse nästa värde av försäljningsintäkter.

Beroende på styrkan i förhållandet mellan de två variablerna, kan den här formeln vara en bättre guide än att se enbart på grundvalen av försäljningshistoriken. Det är fortfarande en baslinje, men i detta fall består baslinjen av två eller flera variabler, inte bara en.

Kartläggning av baslinjen

Ögat är en bra guide till vad som händer i din baslinje. Du kan dra nytta av det genom att göra ett diagram som visar grundlinjen. Det finns ett antal möjligheter:

• Om du gör din prognos uteslutande på grundval av tidigare försäljningsintäkter, är ett bra val ett linjediagram som det som visas här. Du kan se att intäkterna är plana över tiden, även om de hoppar runt några. Baslinjens mönster i diagrammet är en ledtråd för vilken typ av prognos som ska användas: I figuren kan den typen vara exponentiell utjämning.

Linjediagrammet är idealiskt för bara en variabel, till exempel försäljningsintäkter.

• Om du använder en annan variabel - som summan av försäljningsuppskattningarna från enskilda försäljningsrepresentanter - brukar du använda ett XY (Scatter) diagram, som det som visas här. Observera att aktualiteterna spårar ganska bra mot summan av de enskilda uppskattningarna, vilket kan övertyga dig om att använda regressionsmetoden för att förutse nästa period, särskilt för att du kan få händerna på nästa uppskattning från försäljningskraften att prognostisera från.

I det här fallet finns det ett positivt förhållande mellan summan av enskilda uppskattningar och de faktiska resultaten.

Om du kommer att basera din nästa prognos på information från enskilda försäljningsrepresentanter, gör inte dina prognosperioder för korta. Om du gör det får du reps att spendera mer tid på att göra uppskattningar än att göra försäljning, vilket innebär att deras provisioner minskar och nästa sak du vet att de arbetar för din tävling - och du kan spola din prognos ner på toaletten.

Letar efter trender

Trender är viktiga i prognosen för försäljning. För det första är det viktigt att veta om det finns en trend i din baslinje att veta mer om vad som händer i produktlinjen. För en annan berättar närvaron av en trend ibland att du måste göra mer förberedelse. Om du har bestämt dig för att använda exponentiell utjämning, kan du till exempel ta bort trenden först.

Om du porerar över baslinjen som visas i kolumn A i följande figur, skulle det inte ta dig lång tid att dra slutsatsen att det finns en uppåtgående trend i försäljningsintäkterna. Men om du utövar den lilla insats som behövs för att kartlägga baslinjen, ser du inte direkt trenden, men du får en bra intuitiv uppfattning om var försäljningen är på väg och hur fort de kommer dit.

Du kan antingen avskräcka den här serien och använda enkel exponentiell utjämning eller prognostisera försäljningsintäkter med perioden som prediktor.

Var försiktig när du ser en trend som den som visas. Om dessa är veckovisa resultat kan det bara vara den första delen av ett säsongsmönster (eller en cykel) som håller på att gå tillbaka. Observera att de sista sju perioderna ser ut som om resultaten kan bli redo att göra just det.