Grunderna för att säkerhetskopiera QuickBooks 2012 Data File - dummies

En kritiskt viktig uppgift som du eller någon medarbetare behöver slutföra är att säkerhetskopiera QuickBooks 2012-data fil. Helt bokstavligt beskriver QuickBooks datafil om ditt företags finansiella angelägenheter. Du vill absolut inte förlora datafilen.

Att förlora datafilen kan till exempel innebära att du inte vet hur mycket pengar du har, du vet inte om du gör eller förlorar pengar, och du kommer inte att kunna enkelt eller exakt Förbered din årliga avkastning.

Det är ganska enkelt att säkerhetskopiera QuickBooks datafil. Du behöver bara slutföra tre steg:

1. Välj Arkiv → Skapa Kopiera.

   QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering, som innehåller tre alternativ: möjligheten att spara en säkerhetskopia av din QuickBooks-fil, alternativet att skapa en portabel företagsfil och möjlighet att skapa en revisors kopia.

2. Du vill spara en säkerhetskopia, så klicka på alternativet Backup Copy. Klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

   Du kan skapa en fullständig backupfil eller en portabel företagsfil när du kopierar QuickBooks-filen. En portabel företagsfil är mindre än en backupfil, så det är bekvämare att flytta runt.

   Du kan till exempel enkelt e-posta en portabel företagsfil. Gnidningen med bärbara företagsfiler är detta: QuickBooks måste arbeta hårt för att scrunch den bärbara företagsfilen till en liten storlek. QuickBooks måste också göra mer arbete för att un-scrunch filen senare när du vill arbeta med det.

   När du har klickat på Nästa visas dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering, som visas i bilden nedan.

   Du kan bara gå direkt till dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering som visas nedan genom att välja Arkiv → Skapa säkerhetskopieringskommando.

   

3. Ange om du vill spara din QuickBooks-backupfil till ditt lokala företag eller QuickBooks offsite datacenter.

   Klicka på Lokal säkerhetskopiering för att indikera att du vill lagra säkerhetskopian av filen på datorns hårddisk.

4. Klicka på alternativknappen för att välja en säkerhetskopieringsplats.

   QuickBooks visar dialogrutan Backup Options, som visas i bilden nedan.

   

5. Ange vilken mapp eller diskplats företagfilen ska säkerhetskopieras.

   Du anger bara ett söknamn direkt i rutan som anger var du ska spara dina säkerhetskopior.

6. (Valfritt) Välj dina alternativ för säkerhetskopiering.

   Du kan också använda dialogrutan Backup Options som visas ovan för att ange när QuickBooks ska påminna dig om att säkerhetskopiera och hur QuickBooks ska säkerhetskopiera:

   1. Timestamps: För att lägga till datum och tid för säkerhetskopiering till säkerhetskopieringsfilen namn, markera kryssrutan Lägg till datum och tid för säkerhetskopiering till filnamn.

   2. Begränsa säkerhetskopior: För att berätta QuickBooks ska det bli av med gamla säkerhetskopior, markera kryssrutan Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen och ange hur många säkerhetskopior du vill behålla med hjälp av den angränsande textrutan.

   3. Backup påminnelser: Markera påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil och den angränsande textrutan för att ange att du vill bli påminnad om att säkerhetskopiera QuickBooks-filen varje gång, varannan gång, var tredje gången, och så vidare, att du stänger QuickBooks.

   4. Dataverifiering: Använd Verifieringsknapparna för att berätta för QuickBooks att den ska kontrollera dataintegriteten när den säkerhetskopierar dina data. Markera knappen Komplett verifiering för QuickBooks bästa och mest omfattande verifiering.

7. Klicka på OK när du är klar med att ange säkerhetskopieringsplatsen och alternativen och klicka sedan på Nästa.

   QuickBooks visar en dialogruta som frågar när du vill säkerhetskopiera.

8. Bestäm när du vill säkerhetskopiera.

   Vanligtvis vill du säkerhetskopiera när du väljer kommandot Spara kopia eller säkerhetskopiering. Du kan dock också berätta för QuickBooks att regelbundet schemalägga säkerhetskopior av QuickBooks datafil enligt något smart plan.

   Om du berättar QuickBooks om du vill schemalägga säkerhetskopior visar QuickBooks ett par dialogrutor som du använder för att skapa det nya schemat för säkerhetskopiering genom att namnge schemat och genom att ange de dagar och tider som säkerhetskopieringen ska schemaläggas.

9. Klicka på Slutför för att stänga dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering.

   När du har angett hur säkerhetskopieringen ska fungera klickar du på Slutför. QuickBooks säkerhetskopierar (eller skapar en kopia av) den aktuella QuickBooks företagsfilen och lagrar den nya filkopian på backupplatsen.