Grunderna för att säkerhetskopiera QuickBooks 2014 Datafil - dummies

En kritiskt viktig uppgift som antingen du eller någon medarbetare behöver slutföra är en säkerhetskopia av QuickBooks datafil. Få saker som lagras på datorns hårddisk förtjänar lika mycket omsorg som QuickBooks-datafilen gör. Helt bokstavligt beskriver QuickBooks datafil om ditt företags finansiella angelägenheter. Du vill absolut inte förlora datafilen.

Att förlora datafilen kan till exempel innebära att du inte vet hur mycket pengar du har, du vet inte om du gör eller förlorar pengar, och du kommer inte att kunna enkelt eller exakt Förbered din årliga avkastning.

Det är ganska enkelt att säkerhetskopiera QuickBooks datafil. Du behöver bara fylla i nio steg:

1Välj filen Arkiv → Skapa kopia.

QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering, som innehåller tre alternativ: möjligheten att spara en säkerhetskopia av din QuickBooks-fil, alternativet att skapa en portabel företagsfil och möjlighet att skapa en revisors kopia.

2Du vill spara en säkerhetskopia, så klicka på alternativet Backup Copy klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

Du kan skapa en fullständig backupfil eller en portabel företagsfil när du kopierar QuickBooks-filen. En portabel företagsfil är mindre än en backupfil, så det är bekvämare att flytta runt. Du kan till exempel enkelt maila en portabel företagsfil.

Gnidningen med bärbara företagsfiler är detta: QuickBooks måste arbeta hårt för att scrunch den bärbara företagsfilen till en liten storlek. QuickBooks måste också göra mer arbete för att förstöra filen senare när du vill arbeta med det.

När du har klickat på Nästa visas dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering. Du kan gå direkt till dialogrutan Spara kopiera eller säkerhetskopiera genom att välja Arkiv → Skapa säkerhetskopieringskommando.

3 Ange om du vill spara din QuickBooks-backupfil på företagets dator eller till QuickBooks offsite datacenter.

Klicka på Lokal säkerhetskopiering för att indikera att du vill lagra säkerhetskopian av filen på datorns hårddisk eller någon flyttbar lagringsenhet, till exempel en flash-enhet.

4Klicka på alternativknappen för att välja en säkerhetskopieringsplats.

QuickBooks visar dialogrutan Backup Options.

5Specifiera vilken mapp eller diskplats företagfilen ska säkerhetskopieras.

Du anger bara ett söknamn direkt i rutan som anger var du ska spara dina säkerhetskopior.

Om du inte vet hur du anger ett söknamn, klicka på knappen Bläddra.När QuickBooks visar dialogrutan Bläddra efter mapp, använd dess mapplista för att välja den skiva eller mapp du vill använda för QuickBooks-säkerhetskopior.

6 (Valfritt) Välj dina alternativ för säkerhetskopiering.

Du kan också använda dialogrutan Backup Options för att ange när QuickBooks ska påminna dig om att säkerhetskopiera och hur QuickBooks ska säkerhetskopiera:

Lägga till tidsstämplar: För att lägga till datum och tid för säkerhetskopiering till säkerhetskopieringsfilen namn, markera kryssrutan Lägg till datum och tid för säkerhetskopiering till filnamn.

Begränsa säkerhetskopior: För att berätta för QuickBooks att bli av med gamla säkerhetskopior, markera kryssrutan Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen till X och ange hur många säkerhetskopior du vill behålla genom att använda den angränsande textrutan.

Ställ in säkerhetskopior påminnelser: Markera påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil Varje kryssrutan X Times och den angränsande textrutan för att ange att du vill bli påminnad om att säkerhetskopiera QuickBooks-filen när du stänger QuickBooks. Intervallalternativen inkluderar varje gång, varannan gång, var tredje gången och så vidare.

Aktivera dataverifiering: Använd verifieringsknapparna för att berätta QuickBooks att den ska kontrollera dataintegriteten när den säkerhetskopierar dina data. Välj alternativknappen Komplett verifiering för QuickBooks bästa och mest omfattande verifiering.

Alternativt, om du är någon som inte har tid för de extra några sekunderna med att dubbelkontrollera att dataverifiering tar, ska du välja den snabbare kontrollknappen. Bättre än, var försiktig helt till vinden - varning gäller dock barn - och välj ingen kontrollknapp.

7 Klicka på OK när du är klar med att ange säkerhetskopieringsplatsen och alternativen och klicka sedan på Nästa.

QuickBooks visar en dialogruta (inte visad) som frågar när du vill säkerhetskopiera.

8 Ange när du vill säkerhetskopiera.

Vanligtvis vill du säkerhetskopiera när du väljer kommandot Spara kopia eller säkerhetskopiering. I det här fallet, när QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering som frågar ?? när? fråga, klicka på Spara det nu-knappen.

Du kan dock också berätta för QuickBooks att regelbundet schemalägga säkerhetskopior av QuickBooks-datafilen enligt något smart schema när - när QuickBooks frågar ?? när? fråga - klicka på Spara nu och schemalägg framtida säkerhetskopieringsknappar eller genom att klicka på knappen Nästa schema Future Backups.

Om du berättar QuickBooks om du vill schemalägga säkerhetskopior, visar QuickBooks ett par dialogrutor som du använder för att skapa det nya säkerhetskopieringsschemat genom att ange schemat och genom att ange dagar och tider när säkerhetskopieringen ska schemaläggas.

9Klicka på Slutför för att stänga dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering.

När du har angett hur säkerhetskopieringen ska fungera klickar du på Slutför. QuickBooks säkerhetskopierar (eller skapar en kopia av) den aktuella QuickBooks företagsfilen och lagrar den nya filkopian på backupplatsen.