Företagsägare för QuickBooks 2012 Accounting System - dummies

Många företagare ser inte bokföringssystemet i QuickBooks 2012 som något mer än ett verktyg för att producera fakturor och lönecheckar och information som krävs för den årliga avkastningen. Tyvärr betyder det avlägsna förhållandet till bokföringssystemet att företagare ofta inte känner mycket behov av att aktivt hantera vad som händer med bokföringssystemet.

Ett bokföringssystem borde vara ett verktyg som du som företagare använder för att bättre hantera ditt företag. Och det kan det vara. Men om det kommer att bli ett verktyg för bättre hantering av ditt företag, måste du hantera systemet.

Det är med andra ord rekommenderat att du tar ansvar för att anställda är utbildade att göra saker som skyddar ditt bokföringssystem (till exempel säkerhetskopiering av datafilen) och att du ser till att de slutföra lämpliga redovisningsförfaranden på månadsvis och årsbasis (till exempel att skicka ut alla fakturor, förena bankkonton, städa upp ruttiga transaktioner osv.).

Detta ledningsansvar behöver inte vara tungt. Du kan ganska lätt se till att folk gör de olika sakerna som de ska göra genom att skapa några enkla checklistor som tabellen i en månadsrapport för redovisning av prov och prova årlig redovisningshandlista som visas nedan.

Du kan använda dessa som utgångspunkter för att skapa en egen lista över saker som bokföringsansvarig eller kontorschef måste göra varje månad eller i slutet av varje år.

En prov Månadslista för redovisning

Data säkerhetskopierad och flyttad offsite

Bankkonton försonad

Alla fakturor, kreditnoteringar, utlåtanden

Eventuella spänningskonton rengöras upp

Redovisade finansiella rapporter

Undantag rapporterade (till exempel försenade fakturor, räkningar, inköpsorder, lagerförrådslager)

En exemplar Årlig redovisningslista

Justera försöksbalansen

Bränn CD med årsskiftenummer för permanent post

Överväg att städa upp datafiler om de är enorma

Stäng år när det är klart