Video: 10 gode grunner til å oppgradere til Office 2016 for Mac 2024
Bandet i SharePoint 2010 visar många av samma dokumenthandlingar som Redigera-menyn. En av fördelarna med att använda bandet är att du kan använda den för att vidta åtgärder på flera dokument samtidigt. Till exempel, säg att du vill kolla in tre dokument på en gång.
Så här kan du göra det med bandet:
-
Markera kryssrutan bredvid varje dokument du vill kolla in i dokumentbiblioteket.
-
Klicka på knappen Checka ut på fliken Dokument i SharePoint-bandet.
-
Klicka på OK vid bekräftelseshämtningen.
Dokumenten är utcheckade.
Alternativt kan du använda ett dokuments redigeringsmeny för att komma till menyn Kommandokontroll.
Checka ut - och dess motpart, checkar in - är bara bra dokumentbibliotekets etikett. Vilket bättre sätt att låta andra veta att du gör ändringar i ett dokument än genom att kolla in det? Om du checkar ut ett dokument ställer du in fliken Checked Out till Ja och lagrar namnet på personen som kollade in dokumentet.
I allmänhet kolla in något dokument som du tänker redigera under en period av längre än fem minuter. Med andra ord, om du behöver göra mer än bara ändra ett felstavat ord eller uppdatera datumet i en sidfot, kolla dokumentet. Naturligtvis, kom alltid ihåg att checka in dokument när dina ändringar är klara.
En anledning till att använda SharePoint Workspace (tidigare känd som Microsoft Groove) för åtkomst till dokument i SharePoint-dokumentbibliotek är att du kan arbeta med dokument offline, göra ändringar och sedan synkronisera dessa ändringar. Det är mycket lättare att komma ihåg att synkronisera SharePoint Workspace i början och slutet av varje dag än det är att komma ihåg att kolla in och checka in dokument.
När du checkar ut ett enda dokument åt gången uppmanas SharePoint 2010 att spara dokumentet i mappen Local Drafts. Följ dessa steg för att se själv:
-
Håll i ett dokumentbibliotek över kolumnen Namn för dokumentet du vill kolla in.
-
När pilen visas, klicka på den för att visa dokumentets redigeringsmeny och välj Checka ut.
SharePoint visar utcheckningsprompten.
-
Godkänn standardvärdet till Använd min lokala formulär genom att klicka på OK.
Dokumentet är utcheckat och hämtat till din lokala hårddisk.
Om inte din administratör har ändrat platsen kan din lokala utkastsmapp hittas på C: users% username% documentssharepoint drafts.
För att öppna dokumentet du bara checkat ut och hämtat, måste du bläddra till mappen Lokala utkast med Utforskaren och sedan öppna filen.De flesta människor vill inte bry sig om detta extra steg.
När du checkar ut ett dokument, om det finns något Windows-kompatibelt program (till exempel Word), får du ett meddelande som låter dig ange om du vill kolla dokumentet till mappen Local Drafts. I allmänhet vill du välja alternativet Använd mitt lokala förslag till mapp eftersom det skapar en tillfällig fil på hårddisken och låter dig redigera den utcheckade filen även när du är offline.
Genom att välja att inte använda din lokala utkastmapp öppnas filen från SharePoint-servern. Det här kan orsaka att ditt system hänger och verkar inte svara eftersom det måste vänta på att dina ändringar går fram och tillbaka över nätverket till servern. Om du förlorar din nätverksanslutning kan du förlora ändringar i ditt dokument.
Hämta en lokal kopia av filen när du gör ändringar. Du kan använda din lokala formulär, SharePoint Workspace eller manuellt ladda ner filen och ladda upp den igen när du är klar med att göra ändringar.
Dokument som är utcheckade visar en pil i dokumenttypikonen. Som visas här är det undre objektet utcheckat, medan de två översta är inte.
Om du vill se vem som har kontrollerat ett dokument måste du se kolumnen Kolla in i dokumentbiblioteket.
För att checka in ett dokument när du har gjort dina ändringar kan du upprepa de steg du följde tidigare för att kolla in dokumentet, bara i steg 2, välj alternativet Check in från dokumentets redigeringsmeny eller klicka på knappen på fliken Dokument i fliken.
Om du ändrar dig och vill låtsas att utcheckningen aldrig hände, kan du klicka på knappen Avbryt utcheckning istället för att checka in dokumentet. Detta kan vara användbart om du av misstag checkar ut fel dokument.
