Välja en rengörings- och arkiveringsstrategi med QuickBooks 2011 - dummies

Bestämmer när och hur du vill städa upp eller arkivera din QuickBooks 2011 företagsfil är för det mesta en fråga av sunt förnuft. Din första övervägning bör vara om du behöver kondensera företagsfilen alls. Om QuickBooks fortfarande körs med en rimlig hastighet, om du inte hittar dig själv galen på grund av många oanvända föremål på listor, eller om datafilen inte har blivit väldigt stor (större än 100 MB eller så), kanske du inte behöver kondensera. Du uppnår ingen fördel, i många fall genom att städa upp. Och genom att inte städa upp, har du fortfarande fullständiga detaljerade finansiella poster inom räckhåll.

Om du kör en rengöringsoperation reduceras inte nödvändigtvis storleken på QuickBooks datafil. Om du verkligen måste ha en mindre datafil, måste du först göra en renoperation och spara och återställa en bärbar QuickBooks-datafil.

Den andra delen om att städa upp och arkivera QuickBooks företagsfiler är ett annat vanligt förnuft: Du bör skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil. Det rekommenderas att du skapar en arkivkopia i slutet av året efter att du eller din CPA har gjort några slutliga justeringar av året. Det är en bra idé att skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil som används för att förbereda din avkastning och eventuella finansiella rapporter eftersom du alltid kan förklara något nummer på en avkastning eller bokslut genom att titta på arkivkopian av datafilen.

Ibland förändrar människor avsiktligt eller oavsiktligt gamla transaktioner. Det betyder att någon ändå kan ändra transaktioner i en QuickBooks-datafil under ett föregående år. När den förändringen sker kan någon som senare tittar på QuickBooks datafil kanske inte förklara ett nummer på en avkastning eller ett finansieringsöversikt. Om till exempel om någon senare går tillbaka och ändrar en transaktion under ett föregående år och den transaktionen används för att beräkna totala intäkter för året, kan du inte längre använda QuickBooks-data för att förklara nummer på din avkastning och dina finansiella rapporter för totala intäkter.

Lyckligtvis genom att ha en arkivkopia av QuickBooks datafil - QuickBooks datafil som levererade nummer till din avkastning och bokslutet - du kan alltid se vilka QuickBooks-transaktioner som stöder en särskild avkastning nummer eller bokslutsnummer.

Om du fortfarande är förvirrad om den här punkten - och det är lite knepigt - fråga din skattrådgivare eller din CPA om problemet.Han kan förklara för dig risken att förändra QuickBooks-data som har använts för att förbereda en avkastning eller ett finansiellt redogörelse efter det att avkastningen har upprättats eller efter att dessa finansiella rapporter har publicerats och distribuerats.