Rengöring och arkiveringsstrategier för QuickBooks - dummies

Bestämmer när och hur du vill städa upp eller arkivera är din QuickBooks företagsfil mestadels en fråga av sunt förnuft. Din första övervägning bör vara om du behöver kondensera företagsfilen alls.

Om QuickBooks fortfarande körs i rimlig takt, om du inte hittar dig galen på grund av många oanvända objekt i listor, eller om datafilen inte har blivit väldigt stor (större än 100 MB eller så) kan du behöver inte kondensera. I många fall uppnår du ingen fördel genom att städa upp. Och genom att inte städa upp, har du fortfarande fullständiga, detaljerade finansiella poster inom fingertoppen.

Om du kör en rengöringsoperation reduceras inte nödvändigtvis storleken på QuickBooks datafil. Om du verkligen måste ha en mindre datafil bör du därför först köra en rengöringsoperation och spara och återställa en bärbar QuickBooks-datafil.

Här är ett annat förnuftigt begrepp om att städa upp och arkivera QuickBooks företagsfiler: Du bör skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil. Faktum är att skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil vid slutet av året, efter att du eller din CPA gör några slutliga justeringar av året.

Det är en bra idé att skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil som används för att förbereda din avkastning och eventuella finansiella rapporter, eftersom du alltid kan förklara något nummer senare på en avkastning eller ett finansiellt uttalande av tittar på arkivkopian av datafilen.

Ett av problemen med att använda QuickBooks är att människor med avsikt eller oavsiktligt kan ändra gamla transaktioner. Det betyder att någon ändå kan ändra transaktioner i en QuickBooks-datafil under ett föregående år. När den förändringen uppstår kan någon som tittar på QuickBooks datafil senare inte kunna förklara ett nummer på en avkastning eller ett finansiellt uttalande.

Till exempel, om någon går tillbaka och ändrar en transaktion under ett föregående år, och den transaktionen används för att beräkna totala intäkter för året, kan du inte längre använda QuickBooks-data för att förklara nummer på din avkastning och dina finansiella rapporter för totala intäkter.

Lyckligtvis genom att ha en arkivkopia av QuickBooks datafil - QuickBooks datafil som levererade nummer till din avkastning och bokslutet - du kan alltid se vilka QuickBooks-transaktioner som stödjer ett visst avkastningsnummer eller bokslutsnummer.

Om du fortfarande är förvirrad om den här punkten - och det är lite knepigt - fråga din skattrådgivare eller din CPA om problemet.Han kan förklara för dig risken att förändra QuickBooks-data som har använts för att förbereda en avkastning eller ett finansiellt redogörelse efter det att avkastningen har upprättats eller efter det att dessa finansiella rapporter har publicerats och distribuerats.